Zoho Desk Alternative
Zoho Desk Alternative
Unternehmer wissen, dass der Kunde König ist und der Aufbau einer starken Kundenbindung oberste Priorität hat. Wie lässt sich das umsetzen? Ganz einfach, durch die bestmögliche Kommunikation. Im digitalen Zeitalter ist eines unerlässlich: eine Plattform für die Kundenkommunikation. Sie muss schnell, einfach und effektiv sein – so wie Zoho Desk. Das Modul aus der Zoho-Suite bietet verschiedene Möglichkeiten der Kundenansprache und ermöglicht die direkte Kommunikation mit ihnen. Doch welche anderen Softwarelösungen gibt es auf dem Markt? In diesem Blog-Artikel gehen wir auf alle Details ein. Schauen wir uns die verfügbaren Zoho Desk Alternativen an.
Was ist Zoho Desk?
Sie runzeln gerade die Stirn, weil Sie noch nie etwas von Zoho Desk gehört haben? Dann holen wir Sie thematisch noch einmal kurz ab: Zoho Desk ist die Kundenservice-Lösung des Software-Giganten Zoho. Die preisgekrönte Help-Desk-Software bietet Ihnen und Ihren Kunden vielzählige Möglichkeiten, um in Kontakt zu treten und bei allen Support-Anfragen den Überblick zu behalten. Dank der Funktionen von Zoho Desk heben Sie Ihren Customer Service auf ein ganz neues Level.
Kundensupport – & Ticketsystem
Wenn Sie sich näher mit den Funktionen befassen, werden Sie schnell feststellen, dass Zoho Desk „die“ Helpdesk-Lösung ist. In erster Linie, weil es sich auf den Kundensupport konzentriert und ein robustes Ticket-Management-System verwendet. Ob E-Mail, Website, Live-Chat, soziale Medien oder Telefon, mit den Helpdesk-Funktionen von Zoho Desk können Sie alle gängigen Kommunikationskanäle verbinden. Das Ergebnis? Der Kundenservice ist überall erreichbar. Für jede Kundenanfrage wird automatisch ein Ticket erstellt und auf einem Dashboard für Ihre Kunden-Support-Teams angezeigt. Das bedeutet, dass alle Anfragen innerhalb des Ticketsystems zentralisiert werden können. Und es kommt noch besser: Ihre Mitarbeiter haben nicht nur einen umfassenden Überblick über alle Anfragen, sondern können die Tickets auch individuell kategorisieren und organisieren. Sei es, dass sie Dringlichkeitsstufen festlegen, das Ticket einem Kollegen zuweisen oder direkt eine Lösung für das Problem anbieten.
Eine Kundenanfrage kann schnell zu einem Best-Practice-Beispiel für Teamleistung werden: Dank der Kommentarfunktion unter jedem Ticket können sich die Kundendienstmitarbeiter untereinander austauschen oder sogar direkt mit dem Kunden kommunizieren. Alle Kommunikationsverläufe werden automatisch gespeichert, so dass bei Bedarf ein einfacher Zugriff möglich ist.
Zoho Desk bietet diese Funktionen
Wenn Sie behaupten, ein Help Center zu sein, müssen Sie auch liefern. Aber keine Sorge, Zoho Desk hat dies seit seiner Einführung getan. Von CRM-unterstützenden Standards bis hin zu herausragenden Funktionen bietet Zoho Desk alles, was Sie brauchen, um Ihren Kundenservice zu transformieren und Ihr Support-Team zu inspirieren.
Plattenform
Wie bereits erwähnt, ist Zoho Desk vor allem DIE Plattform für Ihre Helpdesk-Software. Sie besticht vor allem durch ihre Fähigkeit, vollständig personalisiert zu werden. Sie können Ihre Dashboards auf der Grundlage Ihrer Bedürfnisse und Aufgaben anpassen. Mit Hilfe von Benutzerberechtigungen und Zugriffskontrollen können Sie ganz einfach festlegen, wer Inhalte anzeigen und bearbeiten darf. Die verfügbaren Berichte sind ebenfalls beeindruckend und sollten auf jeden Fall in Betracht gezogen werden. Es ist wichtig, daran zu denken, dass Berichte nicht nur für Marketing-Tools wichtig sind. Es ist ebenso wichtig zu wissen, dass Zoho Desk es Ihnen ermöglicht, über alle Aktivitäten, Erfolge und Herausforderungen in Ihrer Rolle als Kundenbetreuer zu berichten.
Ticket- & Fallmanagement
Wir haben bereits erwähnt, dass die Ticketverwaltung eine der wichtigsten Funktionen von Zoho Desk ist. Doch die Software bietet weit mehr als nur die automatische Erstellung von Tickets und die Möglichkeit der individuellen Bearbeitung. Neben der benutzerfreundlichen Beantwortung von Tickets sind es vor allem die Workflows und die Automatisierung, die Ihrem Support-Team eine effiziente Arbeitsweise und eine höhere Erfolgsquote ermöglichen.
Nutzen Sie diese Funktionen, um Prozesse zu definieren und Ihre Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben zu entlasten, die im Alltag leicht übersehen werden können. Sie können sogar automatische Antworten in Zoho Desk einrichten, um häufig gestellte Fragen Ihrer Kunden schnell und effizient zu beantworten. Während sich Ihr Team um das Tagesgeschäft kümmert, kann Ihr CRM im Hintergrund mit Hilfe der Kontakt- und Kundendatenbank eingerichtet werden!
Kommunikationskanäle
So wie das Ticketsystem Ihnen dient, fungiert es auch als Portal für Ihre Kunden. Sie wissen, dass Zoho Desk der Ort ist, an dem sie Hilfe suchen und Lösungen finden können. Außerdem wissen Ihre Kunden, dass sie Sie jederzeit über den von ihnen bevorzugten Kommunikationskanal erreichen können. Vom Kontaktformular auf Ihrer Website bis zum Live-Chat – alles ist möglich!
Vor- und Nachteile von Zoho Desk
Sie könnten denken, dass Zoho Desk zu schön ist, um wahr zu sein. Trotz der vielen Funktionen ist es wichtig, jede Software kritisch zu bewerten. Auch Zoho Desk ist hiervon nicht ausgenommen. Ein kurzer Besuch in den Community-Foren offenbart sowohl die Vor- als auch die Nachteile der Helpdesk-Software.
Auf den ersten Blick sind es vor allem die Vorteile von Zoho Desk, die die Aufmerksamkeit der Nutzer auf sich ziehen. Die Integration aller Kanäle, das effektive Ticketsystem, die flexiblen Konfigurationen und die robusten Integrationsmöglichkeiten sind Eigenschaften, die die Software von anderen Desk-Alternativen unterscheiden können. Und nicht nur das: Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis wird zunehmend als „gut“ bewertet.
Das sagt die eine Seite. Einige Nutzer finden jedoch die gestaffelte Preisstruktur verwirrend und beschreiben das Oberflächendesign als klobig. Es ist kaum zu glauben, aber obwohl das Help Center als benutzerfreundlich gilt, ist es mit einer langen Einarbeitungszeit verbunden, was für viele Benutzer eine Herausforderung darstellt.
Kundensupport im Tagesgeschäft
Bevor wir uns mit den Alternativen zu Zoho Desk befassen, sollten wir den breiteren Kontext betrachten: die entscheidende Rolle eines effizienten Kundensupports für den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Implementierung einer Kundenservice-Software unterstützt nicht nur die täglichen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter, sondern steigert auch die Kundenzufriedenheit und verschafft Ihnen Wettbewerbsvorteile.
Denken Sie daran, dass mit der fortschreitenden Digitalisierung auch die Erwartungen der Kunden an den Kundenservice gestiegen sind. Sie sollten überall erreichbar sein und zeitnah reagieren. Diese Eigenschaften werden Ihnen helfen, unzufriedene Kunden schnell zu beruhigen und zufriedene Kunden zufrieden zu stellen. Sie sollten vier Schlüsselkomponenten beherrschen, die für den Erfolg ausschlaggebend sind: klare Kommunikation, schnelle Reaktionszeiten, Personalisierung und Multi-Channel-Support.
Vier wesentliche Komponenten, die einen erheblichen Aufwand erfordern. Aber nicht mehr so viel Aufwand wie früher; das mag in der Vergangenheit der Fall gewesen sein. Heute können Sie eine Vielzahl von Tools einsetzen, um die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu erfüllen.
Chatbots
Chatbots sind Ihre virtuellen Assistenten. Sie können sie im Voraus mit Regeln und Antworten konfigurieren, die auf Ihrer Erfahrung im Kundenservice beruhen, oder KI einsetzen, um Sie zu unterstützen. Sobald alles eingerichtet ist, werden diese Chatbots mit den Kunden interagieren.
Künstliche Intelligenz
Apropos KI: Sie hilft Ihnen nicht nur dabei, Regeln im Voraus festzulegen, sondern kann auch kontinuierlich eingesetzt werden, um Kundeninteraktionen zu personalisieren und ihre Vorlieben zu analysieren. KI ist sogar in der Lage, Kundenbedürfnisse vorherzusagen. So können Sie und Ihr Unternehmen proaktiv auf die Kunden zugehen, indem sie ihnen personalisierte Angebote machen oder sie unterstützen.
Kundenmanagement-Software
Ein gut funktionierendes CRM hilft Ihnen, Ihre Kundendaten zentral zu verwalten. Ein Helpdesk bietet die Möglichkeit, Workflows zu konfigurieren, nicht nur für den Kundenservice, sondern auch für den Vertrieb.
Was ein Helpdesk-System können sollte
Ob Sie sich für Zoho Desk oder eine andere Alternative entscheiden, die Entscheidung für die beste Helpdesk-Software für Ihre Bedürfnisse liegt ganz bei Ihnen. Bei Ihrer Wahl sollten Sie jedoch verschiedene wesentliche Funktionen berücksichtigen, die ein guter Helpdesk bieten muss. Wir haben einen kleinen Leitfaden für Sie zusammengestellt!
Umfangreiche Ticket-Funktionen
In erster Linie muss Ihre Helpdesk-Software wesentliche Ticket-Funktionen bereitstellen. Dazu gehören zum Beispiel die automatische Erstellung von Tickets bei Eingang von Anfragen und ein integrierter Workflow, der Ticketinformationen automatisch organisiert. Außerdem muss es möglich sein, Tickets zusammenzufassen und zuzuordnen. Die Software sollte auch ein Kundenportal bieten, in dem die Kunden den Fortschritt und den Status ihrer Tickets einsehen und auf Anfragen antworten können. Um dem Kundendienst jede Anfrage genau in Rechnung stellen zu können, sollte die Software auch die Möglichkeit bieten, die für die Bearbeitung jedes Tickets aufgewendete Zeit zu verfolgen.
Kategorisierungen und Attribute
Um Ihr gesamtes Ticketsystem umfassend zu strukturieren, ist es wichtig, dass Ihr Helpdesk verschiedene Felder, Attribute und Kategorisierungen bereitstellt. Zu den Grundlagen gehören Titel, Beschreibung, Status und Priorität für Ihre Tickets.
Bedienung und Schnittstelle
Um einen reibungslosen Kundenservice mit Ihrer Software zu gewährleisten, muss Ihr Helpdesk sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Kunden benutzerfreundlich sein. Die Software sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein und mit allen gängigen Browsern kompatibel sein. Berücksichtigen Sie Ihre internationalen Kunden und stellen Sie sicher, dass das System mehrere Sprachen unterstützt.
E-Mail-Integration
Ihr Helpdesk und Ihr E-Mail-System sollten als eine Einheit funktionieren. Die Integration mit Outlook, Zoho Mail und anderen Plattformen sollte einfach sein, so dass für Anfragen, die über Ihre zentrale Supportadresse eingehen, automatisch ein Ticket erstellt wird. Gleichzeitig sollte Ihr Kunde eine E-Mail-Bestätigung erhalten, nachdem er eine Anfrage eingereicht hat, sowie Aktualisierungen bei Kommentaren oder Statusänderungen. Dieser automatische Prozess gilt auch für Kundenantworten innerhalb des Tickets, wobei der zuständige Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt wird. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Software darauf, dass sie die Integration mit mehreren E-Mail-Postfächern ermöglicht.
Workflows und Benachrichtigungen
Kein erfolgreicher Helpdesk ohne Automatisierung! Nur so lässt sich ein schneller und effizienter Kundenservice gewährleisten. Automatische Benachrichtigungen für eingehende Tickets, Zuweisungen und Anfragen sind ein Muss für jede gute Helpdesk-Software. Eine Wiedervorlage- und Eskalationsfunktion sowie die Möglichkeit, geschlossene Tickets wieder zu öffnen, sind ebenfalls unerlässlich.
Suche und Berichterstattung
Wenn die Zeit drängt, sollten Ihre Kunden-Support-Teams in der Lage sein, anhand von Schlüsselwörtern nach Tickets zu suchen. Aber das ist noch nicht alles! Für eine gründliche Auswertung sollte Ihr Helpdesk die Erstellung von Berichten ermöglichen, um Parameter wie die durchschnittliche Antwortzeit und die Anzahl der bearbeiteten Tickets pro Kunde zu bewerten. Apropos Auswertung: Ihr System sollte verschiedene KPIs verfolgen, um gezielte Analysen zu ermöglichen.
Berechtigungen und Mitarbeiterrollen
Die Hierarchie innerhalb Ihres Kundensupport-Teams sollte in Ihrem Helpdesk-System gut abgebildet sein. Dazu gehört eine zentrale Verwaltung von internen und externen Benutzern, bei der Ihre Mitarbeiter entsprechende Rollen und Berechtigungen zugewiesen bekommen.
Schnittstellen
Bei der Auswahl Ihrer Software ist nicht nur die Integration von E-Mail wichtig, sondern auch die Verfügbarkeit weiterer Schnittstellen: Es sollte möglich sein, Tickets aus anderen Systemen zu importieren und Kundendaten innerhalb Ihres CRM-Systems zu erfassen und zu verwalten. Wichtig ist auch, dass Ihr System die Telefonie integrieren kann.
Anpassungsfähigkeit
Alle Funktionen eines Ticketsystems bieten eine solide Grundlage für Ihren Kundenservice. Aber Ihre Bedürfnisse sind so einzigartig wie Ihr Unternehmen selbst. Deshalb muss Ihr Help Center die Möglichkeit bieten, Felder und Attribute anzupassen und hinzuzufügen. Es sollte auch möglich sein, Ihre eigenen Arbeitsabläufe zu definieren und Formulare für die Übermittlung von Anfragen anzupassen.
Deshalb ist ein professioneller Kundensupport so wichtig
Mit der Verschärfung des Wettbewerbs in allen Branchen wird es immer wichtiger, ein Höchstmaß an Kundenzufriedenheit zu erreichen. Die Grundlage dafür ist und bleibt eine professionelle Kundenbetreuung! Denn nichts ist so entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Unzufriedene Kunden können Ihrem Image schnell schaden. Denken Sie an Bewertungen bei Google oder Kommentare in sozialen Netzwerken. Ein zufriedener Kunde hingegen ist nicht nur glücklich und loyal gegenüber Ihrem Unternehmen, sondern auch bereit, seine positiven Erfahrungen zu teilen und Ihr Unternehmen weiterzuempfehlen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine hervorragende digitale Kundenbetreuung Ihnen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschafft und eine eingehende Analyse ermöglicht, so dass Sie besser auf Ihre Kunden eingehen können.
Die Königsdisziplin des Datenschutzes
Aber denken Sie daran: Wenn Sie über Digitales reden, müssen Sie auch den Datenschutz berücksichtigen. Ob per Live-Chat, Videoanruf oder E-Mail, Datenschutz und Sicherheit müssen für den Kunden gewährleistet sein. Das Kundenerlebnis ist für Ihre Kunden nur dann angenehm, wenn sie darauf vertrauen können, dass ihre Daten bei Ihnen absolut sicher sind. Und selbst wenn Sie immer erreichbar sind, ist es wichtig, eine Lösung zu haben, die technische Probleme und Ausfälle verhindert. Sie sollten über Backup-Pläne verfügen und Ihre Mitarbeiter nicht nur in der Interaktion mit den Kunden, sondern auch in der Nutzung des Systems schulen.
Was macht einen guten Kundensupport aus?
Wir haben immer wieder betont, wie wichtig der Kundenservice und der dazugehörige Helpdesk für Ihr Unternehmen sind. Aber was macht eigentlich guten Kundensupport aus? Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie bei der Interaktion mit Ihren Kunden beachten sollten:
Geschwindigkeit
Ihre Kunden wenden sich an Sie, weil es ein akutes Problem gibt. Je schneller dieses gelöst werden kann, desto besser! Und aus eigener Erfahrung wissen wir nur zu gut: Diese Lösung muss schnell sein! Reagieren Sie deshalb so schnell wie möglich auf Anfragen und Fragen. Wenn Sie Anfragen zu lange unbeantwortet lassen, können Kunden ungeduldig werden und sich im schlimmsten Fall an Ihre Konkurrenten wenden. Für allgemeine Anfragen, die keinen speziellen Support benötigen, empfiehlt sich der Einsatz eines KI-Chatbots. Sie können ihn mit Ihren FAQs trainieren, sodass er innerhalb von Sekunden Antworten geben kann.
Transparenz
Seien Sie direkt und klar mit Ihren Kunden! Wenn Probleme auftreten, sollten Ihre Kunden klar verstehen, warum das Problem auftritt und was genau nicht funktioniert. Es ist wichtig, klare und gründliche Informationen zu geben. Wenn Sie Jargon verwenden oder nur unvollständige Informationen liefern, verwirren Sie Ihre Kunden. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Kunden verstanden fühlen, und bieten Sie ihnen konkrete Lösungen an.
Erreichbarkeit
Als Kundenbetreuer sollten Sie rund um die Uhr auf mehreren Kanälen erreichbar sein. Das ist entscheidend für ein erfolgreiches Kundenerlebnis.
Omni-Kanäle
Wie bereits erwähnt, ist es von entscheidender Bedeutung, Support über mehrere Kanäle anzubieten und den Kunden verschiedene Möglichkeiten zu bieten, Sie zu erreichen. Sei es per Telefon, E-Mail, Website, Chat oder über soziale Medien. Aber VORSICHT – jeder Kanal muss von Ihren Mitarbeitern effektiv verwaltet werden.
Freundlichkeit
Wie Sie wissen, beruht jede Dienstleistung Ihres Unternehmens auf der zwischenmenschlichen Kommunikation. Freundlichkeit und Höflichkeit sollten daher im Kundenservice oberste Priorität haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team in diesen Fähigkeiten geschult ist und in der Lage ist, Diskussionen zu deeskalieren.
Alternativen zu Zoho Desk
Wir haben also die Grundlagen behandelt und Ihnen Zoho Desk vorgestellt. Wenn Sie sich mit Alternativen zu Zoho Desk befassen, werden Sie schnell feststellen, dass Supportsoftware inzwischen recht weit verbreitet ist. Es gibt zahlreiche konkurrierende Optionen! Um Ihnen eine langwierige Suche zu ersparen, haben wir den Markt durchforstet und eine Auswahl an alternativen Desk-Lösungen für Sie zusammengestellt!
Zendesk Support Suite
Die Zendesk Support Suite ist eine einfache Kundendienstplattform, die alle Interaktionen zwischen Kunden und Kundendienst zusammenführt. Dadurch wird eine nahtlose und effiziente Kommunikation gewährleistet. Sie können die Software 14 Tage lang im Voraus testen und benötigen keine IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen. Ein Alleinstellungsmerkmal der Plattform ist die integrierte Callcenter-Software, die u. a. Anrufe automatisch aufzeichnet. Mehr als 160.000 Unternehmen setzen auf Zendesk, das in mehr als 60 Sprachen verfügbar ist. Zu den Funktionen gehören nicht nur das Ticketsystem, sondern auch das Help Center, Zendesk Talk, Zendesk Explore und Zendesk Sunshine Conversations. Die Software ist in 4 Preispaketen erhältlich, die bei 55 € pro Benutzer und Monat beginnen.
Freshdesk Omnichannel
Freshdesk wurde von dem indischen Unternehmen Freshworks entwickelt und ist ein cloudbasiertes Helpdesk-System. Es ermöglicht die Nutzung zahlreicher Automatisierungen, hat ein klares Design und beinhaltet Analysen. Erwähnenswert ist, dass das Supportsystem durch Wissensdatenbanken unterstützt wird. Die Analysen zeigen auch, wo es noch Optimierungspotenzial gibt. Für das Onboarding bietet Freshdesk viele hilfreiche Lern- und Einführungsvideos und kann individuell angepasst werden. Zudem ist es ISO 27001 zertifiziert und nutzt die übliche SSL-Verschlüsselung für Ihre Server. Freshdesk kann in der kostenlosen Version mit bis zu 10 Agenturen genutzt werden. Die Upgrades sind in 3 Preispakete unterteilt, die bei 18 € pro Monat beginnen.
Salesforce Service Cloud
Auf der Suche nach einem geeigneten Help Center werden Sie an diesem nicht vorbeikommen. Die Salesforce Service Cloud ist das Helpdesk-Angebot des CRM-Riesen Salesforce und bietet umfangreiche Optimierungsmöglichkeiten für den Kundenservice. Dank einer Lightning Service Console und einem Case Management bietet die Software Dashboards für alle Kundenprozesse. Zudem lassen sich komfortable Workflows gestalten und Automatisierungsoptionen mit der bekannten Einstein-KI umsetzen. Die Salesforce Service Cloud ist in vier Preispaketen mit einer Preisspanne von 25 € bis 330 € pro Monat erhältlich.
Oracle Service Cloud
Als wichtiger Bestandteil der Oracle Cloud Suite bietet die Oracle Service Cloud maßgeschneiderte Lösungen für Kundenservice, mitarbeiterunterstützten Service und Außendienst. Zu den Funktionen der Service Cloud gehören Digital-First-Service auf einer einzigen Plattform, Außendienst, Wissensmanagement, Service-Automatisierung, mitarbeiterunterstützter Service per Live-Chat und Fernüberwachung von vernetzten Anlagen.
HubSpot
Hubspot ist mit seinen verschiedenen Hubs eines der führenden Systeme im CRM-Kosmos. Der Hubspot Service Hub ist speziell für den Kundenservice entwickelt worden. Neben der Plattform mit Dashboards, Workflows, Benachrichtigungen und vielem mehr, ist vor allem das Ticket- und Case-Management auf die Bedürfnisse des Kundenservice zugeschnitten. Ticketerstellung und -beantwortung, integrierte Kommunikationskanäle und Monitoring sind nur eine kleine Auswahl der Funktionen.
Benutzerfreundlich
Userlike ist eine bewährte Live-Chat-Software für Websites und Messaging-Apps. Das Tool kann kostenlos mit bis zu einem Nutzer genutzt werden und besticht durch seine Chat- und Social-Media-Anbindung sowie seine KI-gestützten Automatisierungen – Userlike hilft bei der Kontaktaufnahme mit Website-Nutzern.
Fazit
Sie sehen, die Helpdesk-Welt liegt Ihnen zu Füßen! Viele Tools und Hilfen ermöglichen es Ihnen, einen optimalen Kundensupport in Ihrem Unternehmen einzurichten. Wichtig ist nur, dass Ihre Software die Grundlagen abdeckt und dass Ihr Team entsprechend geschult ist!
Wenn Zoho Desk Sie bereits mit den ersten Zeilen überzeugt hat, sind wir von codafish für Sie da! Wir beraten Sie kostenlos und zeigen Ihnen Anwendungsfälle, bei denen wir bereits Kunden bei der Implementierung von Zoho Desk helfen konnten. Gemeinsam mit Ihnen definieren wir Ihren Bedarf und kümmern uns um die Einrichtung und Implementierung Ihres Zoho Desk sowie um die anschließende Schulung Ihres Kundensupport-Teams
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