Zoho Invoice

Zoho Invoice

Ein eigenes Unternehmen zu haben oder als Freiberufler tätig zu sein – it’s all fun and games bis die monatliche Buchhaltung ansteht. Rechnungen schreiben, Rechnungseingänge überprüfen, das sind alles essenzielle Aufgaben, die aber auf keinen Fall Spaß machen. Lässt man dies im Stress mal schleifen, kann die Aufarbeitung anstrengend und vor allem fehleranfällig sein. Wenn Sie bei jedem dieser Aspekte innerlich genickt haben, dann sind Sie hier bei diesem Blogbeitrag genau richtig. Denn wir sind Gott sei Dank im digitalen Zeitalter angekommen, in dem Softwares genau diese To Dos für uns erledigen können – und das ganz automatisch! In der Gewichtsklasse der digitalen und vollautomatisierten Buchhaltungssoftware spielt Zoho Invoice ganz weit oben mit! Wir erzählen Ihnen hier alles über die Software, auf der Sie bei Ihrer Buchhaltung vertrauen können und die Ihnen wieder Lebenszeit zurückgibt.

Was ist Zoho Invoice?

Zoho Invoice ist eine Abrechnungs-Software für die Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen, Gutschriften und Rechnungen. Als Tool des Software-Giganten Zoho, der Komplettlösung für die Digitalisierung aller Geschäftsbereiche vom Vertrieb bis hin zur Buchhaltung, sorgt Zoho Invoice für saubere buchhalterische Prozesse.

Erstellen von Rechnungen – einfach und professionell

Der Name Invoice Software hält, was er verspricht: Mit Zoho Invoice lassen sich schnell und einfach professionelle Rechnungen erstellen – und das alles aus einem Programm heraus. Dabei besticht nicht nur die schnell erlernbare Oberfläche, sondern auch die Auswahl an Templates und Designs, die sich gemäß Ihres Corporate Designs anpassen lassen. Der USP von Zoho Invoice zeichnet sich überdies durch den automatisierten Versand von Rechnungen und auch Zahlungserinnerungen aus.

Was kostet Zoho Invoice?

Wir machen es kurz – nichts! Ja, Sie haben richtig gelesen: Zoho Invoice stellt Ihnen das Tool komplett kostenlos zur Verfügung, sodass Sie ohne eine limitierte Testversion direkt fangen können mit der Software zu arbeiten.

Weitere Funktionen und Features von Zoho Invoice

Sie ahnen es vielleicht: Zoho Invoice kann noch sehr viel mehr als Rechnungen versenden. Wäre dies der Fall, wäre dieser Blogartikel auch sehr kurz. Also lassen Sie uns mehr über die Funktionen und Features von der Invoice Software erzählen.

Allen voran ist Zoho Invoice eine zu 100% cloudbasierte Fakturierungslösung und mittlerweile in 17 Sprachen verfügbar – und erfreut sich nicht nur dank der hohen Benutzerfreundlichkeit, sondern auch des top Preis-Leistungs-Verhältnisses immer mehr Beliebtheit. Die Funktionsvielfalt von Zoho Invoice spricht bei dieser Entwicklung auch für sich.

Angebote erstellen

Eine kleine Traumblase müssen wir gleich platzen lassen: Vor dem Start mit Zoho Invoice müssen Sie schon ein wenig Arbeit hineinstecken. Aber dies wird nicht nur Ihrer Buchhaltungs-, sondern direkt Ihrer gesamten Unternehmensstruktur helfen! Schließlich ist Ordnung das A und O bei unternehmerischen Tätigkeiten. Sollten demnach Ihre Produkte und Dienstleistungen inklusive Preisen sowie Ihre Kundenkartei in Zoho Invoice eingepflegt sein, benötigen Sie für die Angebotserstellung nur wenige Klicks.

In der Angebots-Maske wählen Sie aus dem Drop Down die entsprechenden Produkte und Dienstleistungen sowie die Anzahl aus. Daraus wird automatisch die Gesamtsumme berechnet. Einen etwaigen Discount können Sie zusätzlich händisch eingeben. Nach der Auswahl Ihres Kunden oder Leads lässt sich das Angebot binnen weniger Sekunden erstellen, sodass Sie es anschließend ganz einfach per E Mail versendet können. Das Angebot wird entsprechend in der Kundenkarte in Zoho Invoice gespeichert, sodass Sie jederzeit wieder aufrufen können.

Zeiterfassung

Sie arbeiten mit Freelancern oder benötigen eine Zeiterfassung für einzelne Projekte von Kunden, die anschließend in Rechnung gestellt werden? Machen Sie sich gar nicht erst auf die Suche nach einem passenden Tool, denn Zoho Invoice liefert dieses schon mit!

Sie können im Tool einzelne Projekte erstellen und Aufgaben definieren sowie über zwei Arten die Zeiteinträge hinzufügen: Manuell oder über die Erfassung mit einem Timer. Dieser kann gestartet und gestoppt werden, um den genauen Zeitaufwand zu erfassen. Dieser Timer speichert dann den Aufwand automatisch als Zeiteintrag, der sich kategorisieren lässt: Sie können die Zeiterfassung z.B. nach abrechenbaren und nicht anrechenbaren Stunden bewerten.

Dank der Speicherung können Sie nicht nur Überstunden und geplante Budgets pro Kunden oder Projekt überwachen, sondern sich auch Berichte über die erfasste Zeit pro Aufgabe, Projekt oder Mitarbeiter herunterladen, die Sie bei der Überwachung des Fortschritts und der Effizienz unterstützen.

Und das natürlich auch bei der genauen Abrechnung von Zeitaufwänden für Ihre Rechnungsstellung. Egal ob nach Zeitaufwand oder pauschal – alle Abrechnungstypen der Online Zeiterfassung können über Zoho Invoice abgebildet werden.

Zahlungsabwicklung

Eine weitere Königsdisziplin von Zoho Invoice ist die Zahlungsabwicklung. Im Tool können Sie dafür problemlos Ihr bevorzugtes Zahlungsportal einrichten. Über 10 Portale, inklusive Lastschrift, Paypal und Kreditkarte, lassen sich implementieren. Damit können Sie kontinuierlich Zahlungseingänge prüfen und Zahlungserinnerungen einrichten sowie versenden. Der automatische Zahlungseinzug, der Einzug von Vorauszahlungen sowie die Verwaltung von Gutschriften und Rückerstattungen sind weitere Funktionen in puncto Zahlungsabwicklung, die Ihnen im Alltag mehr als helfen.

Berichterstattung und Analyse

Wie es sich für den Bereich Buchhaltung in jedem Unternehmen gehört, können aus Zoho Invoice selbstverständlich auch Berichterstattungen, Statistiken und Analysen gezogen werden. Mehr als 30 verschiedene Berichte, die Ihnen einen detaillierten Einblick verschaffen, lassen sich erstellen und sind immer von überall einsehbar – egal ob auf dem Desktop oder mobil in der App.

Das intelligent zusammengestellte Dashboard gibt Ihnen überdies eine Übersicht sowie Einblicke über die Umsätze, aus denen sich Geschäftsberichte erstellen lassen können. Und diese sind individuell anpassbar gemäß Ihrer geschäftlichen Anforderungen.

Welche Vorteile bietet Zoho Invoice?

Beeindruckende Funktionen, oder? Während Sie stumm zustimmen, gibt es auch Kritiker, die sagen, dass was Zoho Invoice kann, können andere Software schon lange. Aber wir sagen Ihnen: Da geht noch mehr, vor allem im Hinblick auf die Vorteile. Deswegen waren wir mal so frei und haben diese für Sie fix zusammengefasst.

Effiziente Rechnungsstellung

Von der schnellen Angebotserstellung haben wir Ihnen ja bereits berichtet. Aber über die umfangreiche Automatisierung haben wir noch nicht gesprochen. Sie können nämlich einstellen, dass automatisch eine Rechnung für das an den Kunden versendete Angebot erstellt wird, sobald dieser auf „annehmen“ klickt. Wem das zu schnell geht, der kann dieses Feature aber auch links liegen lassen und seine Rechnungen manuell erstellen: Dafür wählen Sie den Kunden via Drop Down aus der Datei oder legen ihn neu an. Dabei wird der Rechnung automatisch eine Invoice-Nummer vergeben, die Sie ebenfalls händisch anpassen können. Mit der Vergabe des Zahlungszieles sowie der Auswahl der entsprechenden Produkte ist die Rechnung schon fast fertig erstellt. Zusätzlich können Sie noch die Zahlungsbedingungen festlegen und schließlich die Invoice an den Kunden versenden. Diesem geben Sie mit dem Mailing parallel dazu die Möglichkeit, über den Button „Jetzt bezahlen“ Ihre Rechnung schnell und unkompliziert zu begleichen.

Automatisierung wiederkehrender Prozesse

Wie bereits erwähnt, lassen sich automatische Zahlungserinnerungen erstellen. Das erspart Ihnen einen immensen Zeitaufwand (und Nerven!). Ebenfalls möglich: Die Einrichtung von wiederkehrenden Rechnungen, die in einem von Ihnen gewählten Intervall automatisch an Ihre Kunden versendet wird. Daran anhängend sind durch die Speicherung von Kreditkartendetails auch automatische Zahlungseingänge sichergestellt. Sofern Sie als Unternehmen wiederkehrende Aufwendungen im Rahmen eines SLA-Vertrages z.B. anbieten, können Sie dafür sogenannte Wiederholungsprofile erstellen, aus denen sich automatische Rechnungen erstellen lassen.

Nahtlose Einbindung in Zoho Ökosystem

Zoho ist ein Software-Kosmos, in dem alle Applikationen reibungslos untereinander sowie vor allem miteinander funktionieren. Kurzum: Zoho Invoice lässt sich nahtlos mit anderen Zoho Tools verbinden. Sei es Zoho WorkDrive für die Speicherung von Dokumenten oder Zoho CRM, mit dem die Kundendaten für die Rechnungsstellung gezogen und alle Dokumente wie Angebote und Rechnungen in einer Kartei gespeichert werden können. Für eine reibungslose Abrechnung von Kundenprojekten lässt sich Zoho Invoice problemlos mit Zoho Projects, dem Modul für Projektmanagement, verbinden. In Kombination mit Zoho Sign können entsprechende wichtige Dokumente digital unterschrieben und schlussendlich gebündelt an Zoho Books, der Buchhaltungssoftware, übermittelt werden.

Kopplung an Drittanbieter-Software

Aber Zoho Invoice macht nicht nur vor dem eigenen Ökosystem halt, wenn es um die Verzahnung von Tools und Softwares geht. Aus diesem Grund offeriert die Invoice Software eine breite Palette an Möglichkeiten, Drittanbieter-Software zu koppeln.

Allen voran wird dadurch die Implementierung von Zahlungsportalen die Online Zahlungen über stripe, Paypal, Square, verifone, authorize.net, braintree und CSG Forte sichergestellt.

Entsprechende Dokumente können überdies nicht nur über Zoho WorkDrive, sondern auch über Dropbox, Box, Evernote, OneDrive und Google Drive gespeichert werden.

Apropos Google – nicht nur Drive, sondern Ihren gesamten Workspace können Sie mit Zoho Invoice koppeln und Google Kontakte importieren.

Ihr daily work tool war noch nicht dabei? Seien Sie beruhigt, die Auswahl ist wie gesagt zahlreich: Ihnen stehen neben z.B. Postal Methods, clockodo, slack und Microsoft 365 noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung.

Fazit

Und, was sagen Sie? Haben wir zu viel versprochen, könnte Ihr Traum von einer reibungslosen und entspannten Rechnungsstellung in Erfüllung gehen? Wir denken schon! Zoho Invoice zeigt, wie effizient man strukturell abgespeicherte Daten in Angebote und Rechnungen umwandelt und sich dank der Automatisierung der Arbeitsalltag erleichtert: Sie brauchen keine Angst mehr haben, dass Ihnen To Dos oder verpasste Zahlungseingänge von Kunden hintenüberfallen.

Glauben Sie uns – als Zoho Partner, der bereits seit vielen Jahren Zoho Invoice in Betrieb hat, können wir ein Lied über die Vorteile singen und Sie bestens beraten, sofern Sie weitere Fragen haben. Hat dieser Blogartikel Sie schon zu 100% überzeugt, können wir gemeinsam auch ans Eingemacht gehen! Buchen Sie heute noch Ihr kostenloses Beratungsgespräch und wir eruieren Ihren Status Quo, konzipieren einen Projektplan und kümmern uns von A bis Z um die Implementierung von Zoho Invoice in Ihrem Unternehmen – und unterstützten Sie als Zoho Support Team auch im Nachgang bezüglich Schulungen.

codafish – Your Zoho partner for all digital applications

So – what’s stopping you? Do you have any questions or are you ready to schedule this transition in and get started right away? If so, please reach out to us, and we’ll be delighted to provide you with guidance and support through every step of the process, leveraging our Zoho support to ensure a smooth implementation.