Zoho Workdrive: Almacenamiento y colaboración en la nube

 Zoho Workdrive: Almacenamiento y colaboración en la nube 

Si trabajas digitalmente, quieres que tus datos estén almacenados de forma segura. En pocas palabras: cálidos, secos y protegidos. Zoho Workdrive es una plataforma en la nube con amplio espacio de almacenamiento para tus documentos. ¿Aún no has oído hablar de ella? ¡Ya es hora! En esta publicación del blog, te presentamos Zoho Workdrive y te contamos las funciones que ofrece esta aplicación.

¿Qué es Zoho Workdrive?

Zoho Workdrive es un software basado en la web para la colaboración y la gestión de archivos. Permite a los usuarios almacenar, compartir y colaborar en documentos. Como sistema central de gestión de archivos, puedes organizar tus documentos de manera eficiente en cualquier momento. Además, Zoho Workdrive es una plataforma de almacenamiento en línea y sincronización, y forma parte del ecosistema de Zoho.

Zoho es una empresa de software india dedicada a la digitalización de todas las áreas del negocio de una empresa. Fundada en 1996, ofrece más de 45 aplicaciones para ventas, marketing, contabilidad, recursos humanos y más. Con éxito: más de 100 millones de usuarios en más de 150 países utilizan actualmente Zoho.

¿Cuánto cuesta Zoho Workdrive?

La herramienta está disponible en tres niveles de precios: Starter, Team y Business. Además, hay una versión de prueba gratuita que te permite explorar la aplicación a tu propio ritmo.

El paquete Starter cuesta 3 € por usuario al mes. Esta edición puede ser utilizada por un mínimo de 3 usuarios y ofrece un límite de 1 GB para cargas de datos, así como 1 TB de almacenamiento por equipo. Además de carpetas de equipo, controles de acceso basados en roles, opciones de compartición a nivel de subcarpeta y la suite Zoho Office, también incluye cifrado en reposo, una aplicación móvil, plantillas y un panel de administración.

La edición Team cuesta 6 € por usuario al mes e incluye un límite de 5 GB para cargas de datos y 3 TB de almacenamiento por equipo. Además de todas las características del paquete Starter, también ofrece enlaces protegidos con contraseña, información sobre actividad de archivos y estadísticas de acceso, así como la posibilidad de personalizar la marca de la aplicación.

Por 11 € por usuario al mes, la versión Business ofrece 5 TB de almacenamiento para los equipos y un límite de 50 GB para cargas de datos. Además de las características de la versión Team, incorpora auditorías, verificación de dominio y autenticación de dos factores.

Sincronización de archivos y colaboración

La sincronización de archivos y la colaboración son dos aspectos clave de Zoho Workdrive, y definen la aplicación. Por ello, esta herramienta de colaboración en la nube recibe una valoración promedio de 9/10 por parte de los clientes. La facilidad de colaboración es el factor clave que impulsa la satisfacción de los usuarios.

Colaboración a través de carpetas de equipo  

La colaboración eficaz impulsa el éxito de cualquier empresa, especialmente cuando los equipos o colegas trabajan de manera remota. Zoho Workdrive facilita la creación de un espacio de trabajo compartido sin limitaciones. Las carpetas de equipo pueden crearse para proyectos específicos, departamentos o funciones, y los miembros del equipo pueden agregarse a ellas.

Los documentos pueden subirse mediante arrastrar y soltar, y gracias a la suite Zoho Office integrada, pueden editarse en tiempo real. Los cambios y comentarios pueden revisarse simultáneamente, y una vez finalizado el documento, puede compartirse con socios externos o clientes mediante la función de compartición externa.

Si te preocupa la seguridad, Zoho ofrece la posibilidad de establecer políticas estrictas de contraseña, habilitar la autenticación de dos factores y restringir el acceso desde direcciones IP específicas.

Sincronización de archivos con TrueSync

TrueSync en Zoho Workdrive mejora la sincronización de archivos asegurando que solo los archivos necesarios se descarguen en los dispositivos locales, ahorrando espacio de almacenamiento. Permite un acceso sin interrupciones a todos los archivos almacenados en la nube, sincronizándolos automáticamente cuando sea necesario.

Otras funcionalidades de Zoho Workdrive 

Zoho no sería Zoho si no ofreciera muchas más funciones para facilitar tu trabajo diario. Aquí te resumimos las más importantes.

Notificaciones en tiempo real

Con Zoho Workdrive, no te perderás nada en tu flujo de trabajo gracias a las notificaciones en tiempo real que puedes habilitar. Puedes recibir notificaciones dentro de la aplicación, como notificaciones push o por correo electrónico cuando se concedan aprobaciones, se solicite acceso, se suban comentarios, se actualicen versiones de archivos o se alcancen límites de almacenamiento.

Organización de archivos con etiquetas y plantillas

La eficiencia es clave en Zoho Workdrive cuando se trata de organizar tus archivos en carpetas de equipo. Puedes crear plantillas de datos con varios campos para estandarizarlos en todas las carpetas y asegurarte de que ciertas propiedades siempre queden registradas. Además, puedes asignar etiquetas o etiquetas personalizadas a tus archivos para categorizarlos según criterios específicos.

Guardado de borradores

Como ya se mencionó, todos los cambios en los archivos compartidos pueden ser vistos por todos en tiempo real. Sin embargo, si deseas afinar tus documentos antes de hacerlos visibles para la colaboración, puedes editarlos en modo borrador a tu propio ritmo.

Guarda archivos directamente en la nube

Una vez subidos a la nube, no solo puedes acceder a los archivos como equipo, sino también editarlos directamente allí, ya que Zoho Workdrive te proporciona más que suficiente espacio de almacenamiento.

Supervisión de todas las actividades del equipo

Para administradores y líderes de equipo, Zoho Workdrive ofrece la posibilidad de monitorear el uso y la actividad dentro de la cuenta para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de políticas. Las actividades de archivos, carpetas de equipo y usuarios pueden rastrearse, con auditorías y registros que resaltan cualquier discrepancia, proporcionando un nivel máximo de seguridad.

Gestión centralizada de enlaces de compartición

Con Zoho Workdrive, tienes una vista centralizada de todos los enlaces de compartición que has creado para documentos, lo que te otorga el control total. Como administrador, puedes modificar estos enlaces en cualquier momento, ajustando permisos de acceso, estableciendo fechas de expiración o agregando protección con contraseña. Si prefieres no usar paneles de control, puedes descargar fácilmente todos los datos relevantes en un informe dentro de la herramienta.

codafish – Su socio Zoho para todas las aplicaciones digitales

Todo en un solo lugar y accesible para todos – ¿qué más se puede pedir? Zoho Workdrive ofrece innumerables funciones para organizar archivos y mejorar la colaboración en equipo. ¿Ya estás convencido y quieres saber más? ¡Llámanos! Como socios de Zoho y usuarios de Zoho Workdrive, estaremos encantados de responder a todas tus preguntas, ofrecerte consejos y mostrarte la aplicación en una demostración. ¡Reserva tu consulta gratuita en línea hoy mismo!