Zoho Books: El Software de contabilidad perfecto para tu negocio

Zoho Books: La solución contable perfecta para tu negocio

Es una de las tareas más temidas para los autónomos y empresarios: llevar la contabilidad. Escanear recibos, emitir facturas, gestionar cuentas por pagar y por cobrar, calcular el IVA… la lista parece interminable. Gracias a la digitalización, contamos con una gran variedad de herramientas increíbles, como Zoho Books. Así es, Zoho ofrece una aplicación para la contabilidad que se encarga de todo este tedioso trabajo por ti. Descubre el software contable con el que siempre has soñado. En esta publicación del blog, te ofrecemos una introducción completa a Zoho Books.

¿Qué es Zoho Books?

Zoho Books es un software de contabilidad online. Lo que antes requería papel, lápiz y mucho esfuerzo manual, ahora se puede gestionar de manera eficiente en formato digital. Hablando de eficiencia y digitalización, Zoho, la empresa detrás de Zoho Books, ha sido pionera en este campo durante más de dos décadas. Fundada en 1996, esta empresa india de software se ha especializado en digitalizar integralmente todas las áreas de un negocio con su suite Zoho One. Y ha sido un éxito: más de 90 millones de usuarios en más de 180 países confían actualmente en Zoho.

Software de contabilidad para pymes

Si buscas información sobre Zoho Books online, verás que a menudo se considera la solución perfecta para pymes, y con razón. La aplicación destaca principalmente por su interfaz intuitiva, que facilita su uso, y por sus excelentes capacidades para la preparación fiscal. Con Zoho Books, puedes generar informes financieros detallados y llevar un control preciso de los montos del IVA. La flexibilidad y el ahorro de tiempo también son altamente valorados: gracias a flujos de trabajo automatizados, se pueden optimizar diversos procesos empresariales y, en combinación con múltiples integraciones, Zoho Books mejora la comunicación entre departamentos. Además, los clientes también se benefician: el software incluye un portal para clientes, permitiéndote ofrecer no solo un mejor servicio, sino también una colaboración más eficiente. Y lo mejor de todo: puedes gestionar todo esto desde cualquier lugar. Como los datos de Zoho Books están almacenados en la nube, tú y tu equipo pueden acceder a ellos en cualquier momento, incluso estando de viaje.
En la mayoría de los casos, con un solo clic puedes obtener una visión general de todas las cifras relevantes en el panel de control, que puedes personalizar según tus necesidades y desde donde puedes descargar informes en cualquier momento.

¿Cuánto cuesta Zoho Books?

Lo primero que hay que destacar es que la estructura de precios de Zoho Books es clara y transparente. Este software de contabilidad está disponible en cinco planes de precios diferentes.
Si solo necesitas un usuario, puedes aprovechar el plan gratuito, una de las ventajas más destacadas de Zoho. Ya sea porque estás probando el software o porque tu negocio está en sus primeras etapas y aún no puedes hacer grandes inversiones, no tendrás que pagar ni un centavo. La versión gratuita te permite crear facturas y presupuestos, gestionar gastos, manejar notas de crédito y reembolsos, utilizar el portal de clientes, configurar recordatorios de pago y realizar conciliaciones bancarias. También puedes gestionar facturas rectificativas, estados de pérdidas y ganancias, IVA y realizar exportaciones a AEAT.
El paquete Professional, con un precio de 24 € al mes por organización, permite hasta 5 usuarios y agrega funciones adicionales al plan gratuito, como facturación en múltiples divisas, creación de facturas de proveedores y seguimiento de gastos, pedidos, órdenes de venta e inventario. Además, puedes configurar reglas de IVA y establecer contabilidad de proyectos para monitorear la rentabilidad de cada uno.
El paquete Premium, por 36 € al mes, te permite trabajar con hasta 10 usuarios, programar hasta 200 informes y gestionar hasta 25.000 facturas al año. También incluye informes de previsión de flujo de caja, uso de un dominio personalizado para los portales y la configuración de reglas de validación para los campos.
El paquete Elite, con un precio de 129 € al mes, añade funciones aún más avanzadas, como gestión de almacenes, seguimiento de números de serie, control por lotes y envíos, así como integración con tiendas Shopify.
Por último, el paquete Ultimate ofrece 15 usuarios, hasta 100.000 facturas al año y funciones avanzadas por 259 € al mes. Además de todas las características del paquete Elite, incluye informes y análisis en tiempo real, seguimiento de métricas financieras clave, análisis de datos de Zoho Books junto con otros datos y la posibilidad de incrustar informes en sitios web y aplicaciones.

¿Está disponible Zoho en España?

Sí, Zoho está disponible en España y en otros países de habla hispana. En el ámbito financiero, Zoho ha estado ofreciendo su Finance Suite en español, más conocida como Zoho Finance. Esta incluye: Zoho Books para la contabilidad, Zoho Invoice para la facturación, Zoho Billing como software de facturación, Zoho Expense para la gestión de viajes y gastos, Zoho Inventory para la gestión de inventario y pedidos. Siguiendo la filosofía de Zoho, todas estas aplicaciones pueden integrarse sin problemas, permitiendo que todas las áreas financieras de tu empresa trabajen en conjunto de manera eficiente.

¿Por qué deberías usar Zoho Books?

La pregunta más bien debería ser: ¿por qué no? En la era digital, utilizar un software de contabilidad en línea es, sin duda, la mejor opción. Por un lado, garantiza una gestión contable adecuada y te proporciona una visión general completa en todo momento. Por otro, ayuda a reducir la carga de trabajo de tu equipo. Las características de Zoho Books hablan por sí solas: es eficiente y, sobre todo, fácil de usar. No es casualidad que el software reciba constantemente una calificación de 10/10 en facilidad de uso en plataformas de reseñas.
Además, Zoho ofrece una amplia gama de funcionalidades que permiten automatizar procesos contables y gestionar clientes de manera integral, un aspecto que los usuarios valoran enormemente.

Exportación a la AEAT

Actualmente, Zoho Books no cuenta con una conexión directa con la AEAT, pero puedes exportar todos los datos necesarios para que tu asesor fiscal los presente ante la Agencia Tributaria sin problemas.
Los datos se exportan como un lote de asientos contables, reflejando la contabilidad en los formatos compatibles con la AEAT y permitiendo su importación directa en otros programas de gestión fiscal. Además, los documentos asociados se exportan de manera que los enlaces con los asientos contables se mantengan intactos.
Asimismo, se garantiza el manejo correcto de los códigos fiscales de la AEAT, y todos los datos se cifran completamente mediante una contraseña de usuario, asegurando la máxima protección.

Protección segura de los datos financieros

Al elegir un software de contabilidad en línea, una de las preguntas más importantes es qué tan segura es la gestión de los datos. Al fin y al cabo, se trata de información altamente sensible, tanto empresarial como personal, almacenada en la nube. Zoho Books ha abordado esta preocupación al proteger tus datos financieros no solo una o dos veces, sino hasta seis veces.

Cifrado en la transmisión y el almacenamiento

En Zoho, nada sucede sin cifrado. Zoho Books utiliza cifrado TLS 1.2 para la transferencia de datos entre el servidor y el dispositivo del usuario, protegiéndolos contra accesos no autorizados. Además, cuando los datos están en reposo, se aseguran con cifrado AES de 256 bits, el mismo nivel de seguridad utilizado por los bancos.

Acceso doblemente protegido

Puedes proteger el acceso a tus datos asignando roles dentro del sistema y activando la autenticación en dos pasos (2FA). En la configuración de Zoho Books, puedes definir diferentes roles con permisos específicos y asignarlos al personal, asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información financiera. Además, con la autenticación en dos pasos, se añade una capa adicional de seguridad para estos usuarios al iniciar sesión en el sistema.

Centros de datos certificados y copias de seguridad

Todos los servidores de Zoho están ubicados en centros de datos altamente seguros, certificados con ISO/IEC 27001, y cuentan con controles de acceso, monitoreo 24/7 y planes de contingencia. Zoho realiza copias de seguridad automáticas de manera regular y ha implementado protocolos de recuperación ante desastres, lo que garantiza que, en caso de un fallo de hardware, los datos puedan restaurarse lo más rápido posible.

Las funcionalidades de Zoho Books

Como mencionamos antes, Zoho Books ofrece una amplia gama de funcionalidades que cubren todo el proceso contable. Hemos resumido las características clave para ti: ¡prepárate para sorprenderte!

Facturación

En Zoho Books, puedes crear plantillas de factura personalizadas, adaptándolas a tu identidad corporativa con tu propio diseño y textos. Las facturas se pueden generar fácilmente en la interfaz con unos pocos clics, utilizando diversos menús desplegables. Luego, puedes enviarlas directamente por correo electrónico o guardarlas en formato PDF.
También puedes habilitar la aprobación de transacciones, lo que significa que las facturas deben ser revisadas antes de aparecer en la cuenta. Además, una vez que un pedido esté finalizado, puedes generar una factura con un solo clic.

Presupuestos

Con Zoho Books, no solo puedes generar facturas, sino también crear presupuestos para tus clientes. Estos pueden aceptar o rechazar los presupuestos directamente en el portal de clientes. Si aceptan el presupuesto, puedes convertirlo fácilmente en una factura sin necesidad de introducir los datos nuevamente.
Puedes consultar el estado de tus presupuestos en cualquier momento. Si aún están pendientes, Zoho Books permite enviar recordatorios automáticos para hacer un seguimiento.

Gastos bajo control

Registrar, gestionar y analizar gastos en Zoho Books te proporciona una visión completa de tus finanzas: los gastos pueden registrarse y clasificarse en categorías predefinidas o personalizadas. Las transacciones bancarias se importan automáticamente y se sincronizan con tus cuentas bancarias. Los recibos se pueden cargar fácilmente y vincular a los gastos correspondientes. También puedes establecer presupuestos para proyectos específicos en Zoho Books y recibir notificaciones si te acercas o superas el límite del presupuesto.

Zoho Books también realiza un seguimiento de tus gastos recurrentes, como el alquiler y las suscripciones de software, y te envía automáticamente recordatorios de vencimiento de pagos, asegurando que nunca pases por alto ninguna factura o pago próximo.

Banca

Zoho Books también mejora tus procesos financieros con sus funciones bancarias intuitivas. Te permite sincronizar los flujos de datos bancarios con Zoho Books, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente. Puedes visualizar transacciones bancarias, como fondos entrantes y salientes, y recuperar extractos bancarios en tiempo real para una importación fluida. Además, puedes añadir, conciliar y editar cuentas bancarias, cuentas de tarjeta de crédito y cuentas de PayPal para pagos en línea directamente en Zoho Books.

codafish – Su socio Zoho para todas las aplicaciones digitales

No solo como socios de Zoho, sino también como clientes de Zoho, podemos decirte que ¡estamos encantados con Zoho Books! Comprobamos de primera mano lo fácil e intuitivo que es usar el software y cómo los flujos de trabajo y la automatización simplifican nuestras tareas diarias. No solo nos impresiona la creación de facturas, sino también todo el proceso de ventas: desde los presupuestos hasta los pedidos, facturas, anticipos y facturas recurrentes. El proceso de compras también está estructurado de manera excelente: desde el pedido al proveedor hasta la factura de compra y los gastos, todo está perfectamente organizado.
¿Quieres saber más? ¡Agenda una consulta gratuita con nosotros! Responderemos todas tus preguntas sobre Zoho Books, te daremos consejos útiles y, si lo deseas, configuraremos el software.