Zoho Books: Die perfekte Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen

Zoho Books: Die perfekte Buchhaltungslösung für Ihr Unternehmen

Es ist eine der verhasstesten Aufgaben in der Selbstständigkeit: die Buchhaltung erledigen. Belege einscannen, Rechnungen schreiben, Verbindlichkeiten und Forderungen verwalten, die Umsatzsteuer berechnen – die Liste ist endlos. Aber ein Hoch auf die Digitalisierung, die uns eine Menge großartiger Tools geschenkt hat – wie zum Beispiel Zoho Books. Richtig gelesen, Zoho bietet eine Anwendung für Ihre Buchhaltung, die Ihnen diese lästigen Arbeiten abnimmt. Lernen Sie die Buchhaltungssoftware kennen, von der Sie geträumt haben: In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen Zoho Books umfassend vor.

Was ist Zoho Books?

Zoho Books ist eine Online Buchhaltungssoftware. Was früher nur mit Zettel und Stift und viel Manpower zu bewältigen war, lässt sich heutzutage digital wunderbar effizient abbilden. Apropos Effizienz und Digitalisierung: Dafür steht Zoho, das Unternehmen hinter Zoho Books, mittlerweile seit mehr als zwei Jahrzehnten ein. Das 1996 gegründete Softwareunternehmen aus Indien hat sich darauf spezialisiert, mit der Zoho One Suite alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens umfassend zu digitalisieren. Mit Erfolg: Aktuell nutzen mehr als 100 Millionen User in über 180 Ländern Zoho.

Buchhaltungssoftware für KMU

Recherchieren Sie online zu Zoho Books, werden Sie häufig lesen, dass die Anwendung als perfekte KMU-Software gilt – und das aus gutem Grund! Vor allem überzeugt sie durch die intuitive Benutzeroberfläche, die eine einfache Bedienung ermöglicht, und durch die hervorragende Eignung zur Steuer-Vorbereitung. So können Sie umfassende Finanzberichte erstellen und den Überblick über Mehrwertsteuerbeträge behalten. Auch die Flexibilität und die Zeitersparnis werden in den höchsten Tönen gelobt: Dank der automatisierten Workflows lassen sich verschiedene Geschäftssituationen abbilden, und in Kombination mit zahlreichen Integrationen fördert Zoho Books die Kommunikation zwischen den Abteilungen. Dabei werden auch die Kunden nicht vernachlässigt: Die Software bietet ein Kundenportal, mit dem Sie Ihren Kunden nicht nur einen besseren Service, sondern auch eine effizientere Zusammenarbeit bieten können. Und das von überall: Da alle Daten in Zoho Books in der Cloud gespeichert werden, haben Sie und Ihr Team jederzeit Zugriff – auch von unterwegs.

Und es reicht zumeist auch nur ein Klick und Sie haben alle relevanten Zahlen in einem Überblick auf dem Dashboard, welches Sie individuell konfigurieren und Reports jederzeit herunterladen können.

Wie viel kostet Zoho Books?

Allen voran ist zu sagen: Die Kosten für Zoho Books sind klar und transparent. Die Accounting Software ist in fünf Preispaketen erhältlich.

Mit einem User plus einem Buchhalter können Sie das kostenlose Paket in Anspruch nehmen, eines der unschlagbaren USPs von Zoho. Sofern Sie die Software nur testen möchten oder Ihr Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt und Sie größere Investitionen noch nicht tätigen können, müssen Sie auch noch keinen Cent zahlen. In der kostenlosen Variante können Sie Rechnungen und Angebote erstellen, Ausgaben verwalten, Gutschriften und Rückerstattungen verwalten, das Kundenportal nutzen, Zahlungserinnerungen konfigurieren und Bankabstimmungen vornehmen. Ebenfalls lassen sich Korrekturrechnungen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen und die Mehrwertsteuer verwalten und ein DATEV Export durchführen.

Das Professional-Paket für 40 € pro Monat pro Unternehmen lässt bis zu 5 User plus einem Buchhalter im System zu und erweitert die kostenlose Variante um Funktionen wie die Mehr-Währungs-Rechnungsstellung, die Erstellung von Lieferantenrechnung sowie die Verfolgung von Aufwendungen, Bestellungen, Verkaufsaufträgen und dem Lager. Ebenso können Sie Mehrwertsteuerregeln konfigurieren und eine Projektabrechnung zur Überwachung der Projektrentabilität konfigurieren.

Im Premium-Paket für 50 € pro Monat können Sie mit bis zu 10 Usern plus einem Buchhalter arbeiten, bis zu 200 Berichte planen und bis zu 25.000 Rechnungen pro Jahr verwalten. Features wie ein Cashflow-Prognoseberichte, die Nutzung einer benutzerdefinierten Domain für Portale sowie die Festlegung von Validierungsregeln für Felder stehen Ihnen zur Verfügung.

Das Elite-Paket für 170 € pro Monat setzt noch weitere mächtige Funktionen, wie der Lagerverwaltung, der Rückverfolgung von Seriennummern, der Chargen- und Sendungsverfolgungen sowie die Integration von Shopify Stores, oben drauf.

15 User plus einem Buchhalter, bis zu 100.000 Rechnungen pro Jahr und weitreichende Features bietet Ihnen das Ultimate-Paket für 330 € pro Monat. Neben allen Funktionen des Elite-Pakets können Sie Echtzeitberichte und Analysen abrufen, die wichtigsten Finanzkennzahlen verfolgen, Zoho Books Daten zusammen mit anderen Daten analysieren und Berichte in Websites und Apps einbetten.

Ist Zoho in Deutschland verfügbar?

Seit 2021 ist Zoho mit einer Niederlassung in Düsseldorf auch in Deutschland vertreten und somit für den deutschsprachigen Raum verfügbar. In puncto Finanzen stellt Zoho seit 2023 seine deutschsprachige Finance Suite, besser bekannt als Zoho Finance, zur Verfügung. Diese umfasst Zoho Books für die Buchhaltung, Zoho Invoice für die Rechnungserstellung, Zoho Billing als Fakturierungssoftware, Zoho Expense für das Reise- und Spesenmanagement und Zoho Inventory für die Inventar- und Auftragsverwaltung. Alle Anwendungen lassen sich – gemäß der Philosophie von Zoho – miteinander verbinden, sodass alle Finanzbereiche Ihres Unternehmens problemlos zusammenarbeiten können.

Warum sollte man Zoho Books nutzen?

Die Frage müsste eher lauten: wieso sollte man es nicht tun? Denn generell lässt sich sagen, dass man im digitalen Zeitalter auf jeden Fall auch eine Online Buchhaltungssoftware nutzen sollte: Zum einen, um eine korrekte Buchführung sicherzustellen und jederzeit einen umfassenden Überblick zu haben, und zum anderen, um sein Team auch zu entlasten. Und die Features von Zoho Books sprechen dabei für sich: Es lässt sich effizient und vor allem einfach bedienen – nicht umsonst erhält die Software auf Bewertungsportalen bezüglich der Benutzerfreundlichkeit eine 10/10 Bewertung.

Darüber hinaus bietet Zoho umfassende Funktionen, die die Automatisierung der Buchhaltungsprozesse sicherstellen und ein vollständiges Kundenmanagement ermöglichen – ein Aspekt, den die Nutzer ebenfalls sehr schätzen.

DATEV-Export

Aktuell gibt es noch keine direkte DATEV-Verbindung aus Zoho Books, doch Sie haben die Möglichkeit, alle vom Steuerberater benötigten Daten aus Zoho Books nach DATEV zu exportieren.

Diese Daten werden als Buchungsstapel exportiert, der in DATEV die Buchhaltung widerspiegelt und direkt dort importiert werden kann. Ebenfalls werden die dazugehörigen Bilder für den Belegtransfer nach DATEV so exportiert, dass die Verknüpfungen zu den Buchungen erhalten bleiben. Dabei wird auch das korrekte Handling des DATEV-Steuerschlüssels sichergestellt und Ihre Daten werden durch ein Anwenderpasswort vollständig verschlüsselt.

Sicherer Schutz von Finanzdaten

Eine Frage, die man sich natürlich bei der Entscheidung für eine Online Buchhaltungssoftware stellt, ist, wie sicher die Daten dort behandelt werden. Schließlich sind es hochsensible Firmen- und Personendaten, die in einer Cloud gespeichert werden. Zoho Books hat dafür vorgesorgt und schützt Ihre Finanzdaten nicht nur doppelt, sondern gleich sechsfach.

Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung

Ohne Verschlüsselung geht bei Zoho nichts: Deshalb verwendet Zoho Books bei der Übertragung von Daten zwischen Server und Endgerät eine TLS 1.2.-Verschlüsselung, die ebenfalls vor Abhören schützt. Im Ruhezustand werden die Daten darüber hinaus mit einer AES-256-Bit-Verschlüsselung gesichert, die der gleichen Sicherheitsstufe verspricht, die auch Banken nutzen.

Doppelt gesicherter Zugriff

Den Zugriff für Ihre Daten können Sie über eine Zuweisung im System und über die Aktivierung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, kurz 2FA, sichern. In den Einstellungen von Zoho Books können Sie somit verschiedene Rollen mit spezifischen Berechtigungen definieren und entsprechenden Mitarbeitern zuweisen, sodass nur ein kleiner Personenkreis Zugang zu Ihren Finanzdaten erhält. Mit dem 2FA können Sie darüber hinaus eine zweite Sicherheitsbarriere für diese ausgewählten Mitarbeiter bei der Anmeldung ins System schaffen.

Zertifizierte Rechenzentren und Back Ups

Alle Server von Zoho befinden sich in hochsicheren, nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren mit Zugangskontrollen und 24/7-Überwachung sowie Notfallplänen. Zoho führt dort regelmäßig automatische Back Ups durch und hat im Falle eines Hardwareausfalls Disaster-Recovery-Protokolle implementiert, um Daten schnellstmöglich wiederherzustellen.

Die Features von Zoho Books

Wie bereits erwähnt, sind die Features von der Software Zoho Books vielfältig und bilden den gesamten Buchhaltungsprozess ab. Wir haben die Main Features einmal für Sie zusammengefasst – lassen Sie sich begeistern!

Rechnungserstellung

Rechnungsvorlagen lassen sich in Zoho Books mit eigenen Layout und eigenen Textelementen erstellen, sodass sie mit Ihrem Corporate Design übereinstimmen. Die Rechnung lässt sich im Interface spielend leicht mit nur wenigen Klicks über verschiedene Drop Down Menüs erstellen und sofort per Mail versenden oder als PDF speichern.

Sie können dabei auch Genehmigungen für Transaktionen aktivieren, sodass Sie die Invoices erst überprüft werden müssen, bevor sie im Konto angezeigt werden. Sofern Sie eine Bestellung abgeschlossen haben, können Sie aus dieser mit nur einem Klick eine Rechnung erstellen.

Kostenvoranschläge

Sie können mit Zoho Books nicht nur Rechnungen, sondern auch Angebote für Ihre Kunden erstellen. Diese haben dann im Kundenportal die Möglichkeit, Angebote zu akzeptieren oder abzulehnen. Sofern sie das Angebot akzeptieren, können Sie dieses im Handumdrehen in eine Rechnung umwandeln.

Sie können dabei jederzeit den Status Ihres Kostenvoranschlags abrufen – sollte ein Angebot noch ausstehen, können Sie automatische Erinnerungen versenden, um noch einmal nachzufassen.

Ausgaben im Blick

Die Erfassung, Verwaltung und Analyse von Ausgaben in Zoho Books bieten Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Finanzen: Ausgaben lassen sich erfassen und in vordefinierten oder benutzerdefinierten Kategorien einordnen. Ebenfalls werden Banktransaktionen automatisch importiert und über eine Verknüpfung mit Ihren Bankkonten synchronisiert. Belege lassen sich bequem hochladen und zu den entsprechenden Ausgaben zuordnen. Für bestimmte Projekte können Sie in Zoho Books auch Budgets festlegen und erhalten Benachrichtigungen, sofern Sie sich dem Limit des Budgets nähern oder es übersteigen.

Auch Ihre wiederkehrenden Ausgaben wie Miete und Software hat Zoho Books im Blick und sendet Ihnen automatisch die Zahlungstermine, sodass Sie fällige Rechnungen und Zahlungen nicht übersehen können.

Banking

Zoho Books unterstützt auch Ihre Finanzprozesse – mit seinen intuitiven Funktionen im Bereich Banking. So lassen sich Ihre Bank-Feeds mit Zoho Books synchronisieren, sodass eine manuelle Dateneingabe nicht mehr erforderlich ist. Banktransaktionen wie Geldeingänge und -ausgänge können eingesehen sowie Live-Bank-Feeds abgerufen und importiert werden. Doch das ist noch nicht alles: Sie können Bankkonten, Kreditkartenkonten und PayPal-Konten für Online Zahlungen in Zoho Books hinzufügen, abstimmen und bearbeiten.

codafish – Ihr Zoho-Partner für alle digitalen Anwendungen

Nicht nur als Zoho-Partner, sondern auch als Zoho-Kunde können wir Ihnen sagen: Wir sind von Zoho Books begeistert! Auch wir erleben täglich, wie einfach und intuitiv die Software zu bedienen ist und wie Workflows und Automatisierungen unseren Arbeitsalltag erleichtern. Doch nicht nur die reine Rechnungserstellung überzeugt, sondern auch der gesamte Verkaufsprozess – von Angebot über Auftrag, Rechnung, Abschlagszahlung bis hin zu wiederkehrenden Rechnungen. Ebenso ist der Kaufprozess hervorragend strukturiert: Von der Bestellung über die Lieferantenrechnung bis hin zu Aufwendungen ist alles bestens geregelt.

Möchten Sie mehr erfahren? Vereinbaren Sie gerne ein kostenloses Beratungsgespräch! Wir beantworten alle Ihre Fragen zu Zoho Books, geben Tipps und setzen die Software auf Wunsch komplett für Sie auf.