Zoho Forms

Leads, Leads, wir wollen Leads – und dafür brauchen wir gut funktionierende Kontaktformulare! Ein Tool, das alle Voraussetzungen für Online-Formulare erfüllt, ist Zoho Forms. Von der individuellen Erstellung von Formularen bis hin zur Konfiguration von Automatisierungen und Workflows – in diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen Zoho Forms detailliert vor. Also, let’s dive in!

Was ist Zoho Forms?

Zoho Forms ist eine Cloud-Anwendung zur einfachen Erstellung von digitalen Formularen per Drag and Drop – für eine effiziente Datenerfassung und Datenverwaltung. Zoho Forms ist ein Tool aus dem Zoho Kosmos: Zoho ist ein indisches Unternehmen, das Softwarelösungen für jeden Unternehmensbereich entwickelt. Seit 1996 am Markt, nutzen weltweit aktuell mehr als 90 Millionen User die Software, welche in über 180 Ländern aktiv ist. Besonders kleine und mittlere Unternehmen favorisieren Zoho, dessen wichtigste Produkte Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Projects und Zoho Workplace (ein ähnliches Tool wie Microsoft 365) sind, die in 11 Sprachen unterstützt werden. Und mit Erfolg: Durchschnittlich erhalten die Zoho-Anwendungen auf Bewertungsplattformen 4,5 von 5 Sternen.

Online Formulare für jeden Bedarf

Zugegeben, Online Formulare lassen sich längst im Handumdrehen über Content Management Systemen wie WordPress mit einem Plugin auf Ihrer Website integrieren. Wer aber mehr aus seinem Kontaktformular rausholen möchte, für den ist Zoho Forms genau richtig, denn es erfüllt alle Anforderungen für eine professionelle Leadgenerierung: Die Formulare sind hochgradig anpassbar, auf jedem Device responsive und unterstützen die Zuweisung von Aufgaben sowie Genehmigungsworkflows. Formulare erstellen? Das klappt mit Zoho Forms einfacher denn je dank des intuitiven visuellen Formular-Editors: Ihnen stehen unzählige Formularfelder bereit, aus denen Sie auswählen und Ihr Formular somit individuell konfigurieren können. Auch Formularintegrationen sind kein Problem: Verbinden Sie Ihre Online Formulare einfach schnell mit Google Apps, anderen CRMs oder Zoho-Anwendungen. Und das nicht nur am Desktop – Zoho Forms ist auch als App für iOS- und Android-Mobilgeräte verfügbar, sodass Sie entspannt unterwegs mit der Anwendung arbeiten können.

Was kostet Zoho Forms?

Zoho Forms ist in fünf Preispaketen erhältlich: kostenlos, Basic, Standard, Professional und Premium.

Im Puncto Preis-Leistungs-Verhältnis sind alle kostenlosen Versionen von Zoho, wie auch Zoho Forms, unschlagbar: Ohne die Notwendigkeit eines Abos können Sie die grundlegenden Funktionen für die Formular-Erstellung nutzen. Auch die Basis-Integrationen mit Zohos eigenen Tools stehen Ihnen zur Verfügung. Zwar ist die Anzahl an zu erstellbaren Formularen limitiert und es sind auch nur bis zu 500 Formular-Einsendungen pro Monat möglich, jedoch eignet sich das Paket bestens für Start Ups und für Unternehmen, die Zoho Forms testen möchten.

Der Basic-Tarif kostet Sie 10 € monatlich und offeriert Ihnen einen User, unbegrenzte Formulare und Berichte, 500 MB Speicher und die Möglichkeit von bis zu 10.000 Einsendungen pro Monat. Auch stehen Ihnen integrierte und benutzerdefinierte Designs und eine Dokumentenzusammenführung zur Verfügung.

Das Standard-Paket für 25 € pro Monat erweitert den Basic-Tarif um weitere 9 User, 15.000 Einsendungen mehr pro Monat und einem Speicher von 2 GB. Außerdem können Sie im Standard-Tarif Genehmigungen und Aufgaben konfigurieren.

Für 50 € pro Monat stehen Ihnen mit dem Professional Paket 25 User, bis zu 75.000 Einsendungen und ein Speicher von 5 GB zur Verfügung. Außerdem erweitert sich das Leistungspaket um die Zahlungsintegration.

Das Premium-Paket für 90 € im Monat bietet das komplette Programm: 100 User, unbegrenzte Formulare und Berichte, bis zu 150.000 Einsendungen monatlich, die Zahlungsintegration, einen Speicher von 10 GB, benutzerdefinierte Designs, die Dokumentenzusammenführung, Genehmigungen und Aufgaben und zusätzlich einen Datensatz-Audit.

Wie bei allen anderen Zoho Anwendungen können Sie immer erst einmal mit einem kleineren Paket starten – ein Upgrade in ein größeres Paket ist jederzeit mit nur wenigen Klicks möglich.

Funktionen von Zoho Forms

Zoho Forms is for everyone: Sie haben richtig gelesen – dank der Vielzahl von nützlichen Funktionen eignet sich die Software nicht nur ideal für KMUs, sondern auch für Marketing-Teams, Personalabteilungen und in der Forschung, denn sie bietet eine Reihe von Vorteilen.

Formular Builder

Ein Formular Builder ganz nach unserem Geschmack, inklusive einem Drag and Drop Builder – so arbeitet man mit Zoho Forms! Dank des einfachen Handlings ist Ihr Online Formular schnell und einfach erstellt. Mehr als 30 Feldtypen erwarten Sie im Portfolio sowie eine Option der Feldvalidierung, welches Antworten der Befragten während des Ausfüllens automatisch überprüft. Dabei müssen Sie sich nicht auf eine Seite beschränken: Zoho Forms erlaubt auch die Erstellung von mehrseitigen Formularen und offeriert eine Verzweigungslogik, bei denen die Befragten anhand Ihrer Antworten auf die richtige Frage oder Seite verweisen werden.

Bestätigung und Benachrichtigungen

Mit Zoho Forms bleiben Sie auf Wunsch mit Ihren Befragten in Kontakt: Leiten Sie sie zum Beispiel nach Einreichen eines Eintrags auf eine Website oder ein anderes Formular weiter oder schicken Sie Ihnen Updates per E-Mail oder SMS. Dabei können Sie auch mit Microsoft Teams zusammenarbeiten, um Updates über Teams-Kanäle zu senden oder Formulardaten für andere Mitarbeiter zu teilen.

Formular teilen

Senden Sie Ihr Online Formular hinaus in die Welt: Ob als Link oder als Integration auf Websites oder in E Mail Kampagnen von Mailchimp und Zoho Campaigns dank der einfach Einbettungsoptionen.

Daten und Analyse

Haben Sie Ihre Leads einmal gewonnen, so können Sie die Daten problemlos in Zoho Forms einsehen und analysieren: Exportieren Sie Berichte, führen Sie Formularantworten für benutzerdefinierte Dokumente zusammen, downloaden Sie detaillierte Analyseberichte oder verfolgen Sie mittels UTM-Tracking Ihre Leads mithilfe von Google Analytics oder Facebook Pixel.

Anpassung und Rebranding

Getreu dem Motto ‚Ich mach mir mein Formular, wie es mir gefällt‘ lässt sich Ihr Online Formular ganz nach Ihrem Branding mit Ihren CI-Farben und Ihrem Logo anpassen. Oder Sie laden ganz einfach Ihre benutzerdefinierten Designs und CSS hoch und inkludieren darin auch Ihre benutzerdefinierte Domain. Ob nun individuell oder aus den Vorlagen: Alle Formulare in Zoho Forms passen sich automatisch an verschiedene Bildschirmtypen und Browser an.

Automatisierung

Genehmigungsworkflow, Datenweiterleitung, Aufgabenzuweisung, E-Mail-Workflow: In Zoho Forms läuft alles automatisiert! Richten Sie z.B. Workflows ein, um E-Mails automatisch zu versenden, wenn eine Formulareinreichung eine Bedingung erfüllt oder senden Sie Ihre Formulardaten automatisch an Ihre bevorzugten Apps. Auch können Sie Ihrem Team bei Erhalt der ausgefüllten Formulare entsprechende Aufgaben zuweisen.

Zahlungen

Ein Geschenk für Ihre Buchhaltung macht Zoho Forms in Form von Formularen mit Zahlungsgateways – inklusive Berechnungsfeldern. Ebenfalls lassen sich auch Rechnungen und Zahlungen aus Formulareinreichungen im Handumdrehen erstellen.

Mobile Formulare

Zoho Forms und Ihr Smartphone – das passt einfach zusammen: Arbeiten Sie unterwegs online oder offline, nehmen Sie Bilder auf und laden Sie diese in Ihr Formular hoch, scannen Sie QR-Codes und Barcodes, sammeln Sie Unterschriften oder erfassen Sie mit dem Geostandort Koordinaten, sodass das Adressfeld in Ihrem Online-Formular automatisch ausgefüllt wird.

Sicherheit und Datenschutz

Sobald man über die Themen personenbezogene Daten und Online-Erfassung spricht, muss man sich vor allem mit IT-Sicherheit auseinandersetzen. Heutzutage sind wir immer größeren Bedrohungen durch Cyberangriffe und Datenlecks ausgesetzt, weshalb der Schutz der technischen Verarbeitung von Informationen durch IT-Sicherheit immer wichtiger wird. Dabei gilt es, nicht nur relevante Daten und Informationen von Unternehmen, sondern vor allem auch personenbezogene Daten zu schützen. Für letzteres steht die DSGVO ein, die für jedes in der EU tätige Unternehmen verpflichtend ist und dessen Datenschutzbestimmungen durch Maßnahmen gemäß Artikel 6 der DSGVO zwingend beachtet werden müssen.

Deshalb sind Kontaktformulare datenschutzrechtlich sensibel

Bei Kontaktformularen werden zumeist sensible personenbezogene Daten abgefragt, weshalb oft Datenschutzfragen aufkommen. Bei der Datenerfassung und -verarbeitung von Kontaktdaten gilt das Prinzip der Datenminimierung. Dieses Prinzip definiert, welche Daten minimal abgefragt werden müssen, um das Anliegen des Kontaktsuchenden zu bearbeiten. Dabei sollte man sich auf ein Feld für die Nachricht, die E-Mail-Adresse, den Namen und die Telefonnummer beschränken.

Ist Zoho Forms DSGVO-konform?

Zoho hat nicht nur ein Auge auf die Digitalisierung von Unternehmensbereichen, sondern vor allem auch auf den Datenschutz. Dafür hat Zoho seine Datenschutzrichtlinien angepasst, um die Datensicherheit weltweit zu gewährleisten. Um vertrauliche Informationen zu schützen, arbeitet Zoho Forms daher mit Verschlüsselungen, der Integration eines reCAPTCHAs und zertifiziert die Datensicherheit durch SSL.

Für wen gilt die DSGVO nicht?

Diese Frage lässt sich einfach beantworten: Die DSGVO gilt ausnahmslos für alle Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, und bringt so einige Rechte und Pflichten mit sich. Website-Betreiber sind beispielsweise dazu verpflichtet, neben einem Impressum und einer Datenschutzerklärung auch einen Cookie-Hinweis einzubauen. Auch für das Anmeldeformular des Newsletters muss ein Double-Opt-In hinterlegt werden, bei dem die Nutzer zweimalig aktiv dem Erhalt des Newsletters zustimmen müssen. Alle Unternehmen müssen somit für einen DSGVO-konformen Internetauftritt sorgen und intern datenschutzrechtlich korrekte Abläufe für Mitarbeiter sicherstellen. Es empfiehlt sich, dabei am besten mit einem Datenschutzbeauftragten zusammenzuarbeiten.

Fazit

Haben wir zu viel versprochen? Wir denken nicht – nie war es einfacher, Online Formulare unter Einhaltung der DSGVO zu erstellen, als mit Zoho Forms! Sie können alles Mögliche anpassen, designen, abfragen und somit spielend leicht neue Leads gewinnen.

Sie haben noch Fragen oder möchten mehr zu Zoho Forms erfahren? Dann melden Sie sich gerne! Als offizieller Zoho-Partner stellen wir Ihnen das Tool vor und erledigen die To Dos bei der Implementierung für Sie. Buchen Sie sich jetzt online Ihren Termin für ein kostenloses Beratungsgespräch!

codafish – Ihr Zoho-Partner für alle digitalen Anwendungen

Wir sind am Ende unseres Überblicks zu Zoho Forms angelangt, und Sie haben nun alle wichtigen Details, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Ob es darum geht, die Formularerstellung zu optimieren, Workflows zu automatisieren oder die DSGVO-Konformität sicherzustellen – Zoho Forms bietet die Funktionen, die Sie benötigen. Wenn Sie bereit sind, Ihren Lead-Generierungsprozess zu verbessern und professionelle Unterstützung suchen, sind wir hier, um zu helfen! Als zertifizierter Zoho-Partner begleiten wir Sie bei der Einrichtung, bieten maßgeschneiderte Lösungen und übernehmen die Implementierung. Wir schulen Ihr Team für eine reibungslose Umstellung und stehen Ihnen auch nach dem Go-Live weiterhin zur Seite, um Ihren Erfolg mit Zoho Forms zu maximieren.