Zoho Workdrive: Cloud-Speicherung & Zusammenarbeit

Zoho Workdrive: Cloud-Speicherung & Zusammenarbeit

Wer digital arbeitet, der hat seine Daten gerne wohlwollend gelagert. Kurzum: warm, trocken und sicher! Eine Cloud-Plattform mit genügend Speicherplatz für Ihre Dokumente ist Zoho Workdrive. Sie haben noch nie davon gehört? Dann wird es aber Zeit! Wir stellen Ihnen in diesem Blogbeitrag Zoho Workdrive vor und erzählen Ihnen, welche Funktionen mit der Anwendung auf Sie warten!

Was ist Zoho Workdrive?

Zoho Workdrive ist eine webbasierte Kollaborations- und Dateiverwaltungssoftware. Dort können Anwender Dateien speichern, teilen und zusammen darin arbeiten. Als zentrale Dateiverwaltung können Sie Ihre Dateien jederzeit effizient organisieren. Darüber hinaus ist Zoho Workdrive eine Plattform zur Onlinespeicherung/ -synchronisierung – und Teil des Zoho Kosmoses!

Zoho ist ein indisches Software-Unternehmen, welches sich die Digitalisierung aller Geschäftsbereiche eines Unternehmens auf die Fahne geschrieben hat. 1996 gegründet, bietet es mittlerweile mehr als 45 Anwendungen für Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Human Resources u.v.m. an. Mit Erfolg: aktuell nutzen mehr als 100 Millionen User in über 150 Ländern Zoho.

Was kostet Zoho Workdrive?

Das Tool ist in drei Preiskategorien erhältlich: Starter, Team und Business. Und es gibt eine kostenlose Testversion, mit der man sich ganz entspannt in die Anwendung einarbeiten kann.

Das Starter Paket ist für 3 € pro User pro Monat erhältlich. Die Edition können Sie ab 3 Usern nutzen und es stehen Ihnen 1 GB Limit für Datenuploads und ein Speicher von 1 TB pro Team zur Verfügung. Neben team folders, rollenbasierten Zugriffskontrollen, Freigabe-Möglichkeiten auf Unterordnerebene und der Zoho Office Suite offeriert Ihnen Zoho Workdrive eine Verschlüsselung im Ruhezustand, eine mobile App, Vorlagen und ein Admin-Dashboard.

In der Team-Edition, die 6 € pro User pro Monat berechnet, erhalten Sie ein 5 GB Limit für Datenuploads und sogar 3 TB Speicher pro Team. Neben allen Features des Starter Pakets erwarten Sie u.a. die Funktionen der passwortgeschützten Links, Einblicke in die Dateiaktivität und Zugriffsstatistiken sowie ein kundenspezifischen Branding der Applikation.

Für 5 € mehr im Monat können Sie in der Business-Edition auf 5 TB Speicher für Ihre Teams und ein 50 GB Limit für Datenuploads bauen. Zusätzlich zu den Funktionen der Team-Edition sind Auditpfade, eine Domainprüfung sowie eine Zwei Faktor Authentifizierung inkludiert.

Dateisynchronisierung und Kollaboration

Dateisynchronisierung und Kollaboration sind die beiden wichtigsten Aspekte in Zoho Workdrive und namensgebend in der Definition. Aus diesem Grund erhält die Anwendung als Cloud Content Collaboration von den Kunden durchschnittlich 9/10 Punkten. Die einfache Zusammenarbeit ist dabei der ausschlaggebende Punkt für die Zufriedenheit der User.

Zusammenarbeit über Teamordner

Eine effektive Zusammenarbeit fördert jeden Unternehmenserfolg – vor allem dann, wenn sich Teams oder Kollegen an verschiedenen Standorten befinden und remote arbeiten. In Zoho Workdrive lässt sich spielend leicht ein gemeinsamer Arbeitsbereich schaffen, in dem man ohne Einschränkungen arbeiten kann. Dafür lassen sich Team Folder für einzelne Projekte, Abteilungen oder Funktionen erstellen, zu dem man Teammitglieder hinzufügen kann.

Via Drag and Drop lassen sich Dokumente hochladen und dank der integrierten Online Office Suite Writer für die Textverarbeitung, lassen sich die auch in Echtzeit bearbeiten. Änderungen und Kommentaren können parallel dazu überprüft werden und sobald das Dokument final ist, lässt es sich mithilfe der externen Freigabefunktion auch mit externen Partnern oder Kunden teilen.

Wer nun das Warnsignal „Sicherheit“ vor seinem inneren Auge aufblitzen sieht, den können wir beruhigen: Zoho versteht seine Verantwortung und liefert Zoho Workdrive mit der Möglichkeit, strenge Passwort-Richtlinien festlegen zu können, die Zwei Faktor Authentifizierung zu aktivieren und die Zugriffe von bestimmten IP-Adressen einzuschränken.

Dateispiegelung via TrueSync

Wir haben eben die Dateisynchronisierung erwähnt – in Zoho Workdrive ist dafür TrueSync zuständig! TrueSync ist eine Weiterentwicklung herkömmlicher Synchronisationstools und zielt darauf ab, Speicherplatz auf lokalen Geräten effizient zu verwalten. Das Tool unterstützt die Cloud-Speicherung, den On-Demand-Zugriff, die automatische Synchronisierung und eine plattformübergreifende Unterstützung.

Weitere Features von Zoho Workdrive

Zoho wäre ja nicht Zoho, gäbe es da nicht noch viele weitere Features, mit denen Ihr Arbeitsalltag erleichtert wird. Wir haben Ihnen die wichtigsten davon kurz zusammengefasst!

Sofortige Benachrichtigungen

Mit Zoho Workdrive verpassen Sie im Workflow nichts mehr dank der Echtzeit-Benachrichtigungen, die Sie aktivieren können. Demnach erhalten Sie auf Wunsch Benachrichtigungen in der App, als Push oder als E-Mail, wann immer Freigaben erteilt, Zugriffe angefragt, Kommentare hochgeladen, eine Dateiversionierung angepasst oder Speicherlimits erreicht werden.

Datei-Organisation mit Labels und Vorlagen

Effizienz ist das Stichwort von Zoho Workdrive, wenn es um die Organisation Ihrer Dateien in den Team Ordnern geht. Dafür können Sie Datenvorlagen mit verschiedenen Feldern anlegen, um sie schlussendlich für alle Ordner zu standardisieren, in dem bestimmte Eigenschaften immer erfasst werden. Parallel dazu können Sie Ihre Dateien auch mit Labels aka benutzerdefinierten Tags versehen, um Sie nach bestimmten Kriterien kategorisieren zu können.

Speicherung von Entwürfen

Alle Änderungen in gemeinsamen Dateien können wie gesagt in Echtzeit von allen eingesehen werden. Sofern Sie jedoch noch etwas an Ihren Dokumenten feilen wollen, bevor Sie sie für die Zusammenarbeit sichtbar machen, können Sie diese im Entwurfsstatus in Ruhe bearbeiten.

Dateien direkt in der Cloud speichern

Einmal in der Cloud hochgeladen, können Sie nicht nur im Team auf die Datei zugreifen, sondern sie auch direkt dort bearbeiten – schließlich steht Ihnen in Zoho Workdrive mehr als genug Speicherplatz zur Verfügung!

Überwachung aller Teamaktivitäten

Für Admins und Teamleiter offeriert Zoho Workdrive die Möglichkeit, die Nutzung und Aktivitäten innerhalb des Kontos zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Datensicherheit und die Einhaltung von Richtlinien gewährleistet sind. Dafür können Datei-, Team Ordner- und User-Aktivitäten überwacht werden. Audit-Trails und Protokolle weisen über jede noch so kleine Ungereimtheit hin und bieten ein maximales Sicherheits-Netz.

Zentrale Verwaltung von Freigabelinks

Sie haben die zentrale Übersicht über alle von Ihnen erteilten Freigabelinks für Dokumente in Zoho Workdrive – und somit die Macht! Schließlich können Sie als Admin diese Freigaben jederzeit bearbeiten: von der Anpassung der Zugriffsrechte für Freigabelinks, dem Hinzufügen von Ablaufdaten oder der Integration eines Passwortschutzes. Wer kein Fan von Dashboards sein sollte, der kann sich alle Daten auch in einem Bericht im Tool herunterladen.

codafish – Ihr Zoho-Partner für alle digitalen Anwendungen

Alles an einem Platz und für alle zugänglich – was will man mehr? Zoho Workdrive bietet Ihnen wirklich unzählige Features, um Ihre Dateien zu organisieren und die Zusammenarbeit Ihres Teams zu optimieren. Sie sind schon überzeugt und wollen mehr wissen? Dann rufen Sie uns an! Als Zoho Partner und Zoho Workdrive-Nutzer beantworten wir Ihnen alle Fragen, geben Tipps und führen Sie in einer Demo durch die Anwendung. Buchen Sie heute noch online Ihr kostenloses Beratungsgespräch!