Zoho vs. Google Workspace

Zoho vs. Google Workspace

Sie wollen Ihr Unternehmen digitalisieren und die Produktivität steigern? Immer eine gute Idee! Und das digitale Zeitalter offeriert Ihnen verschiedene Möglichkeiten, dies schnell und einfach umzusetzen. Wenn Sie sich in die Recherche stürzen, werden Sie allen voran auf Google Workspace, früher bekannt als G Suite, treffen – im World Wide Web werden Sie unzählige Websites zu dem Tool finden. Wir kürzen das Ganze für Sie in diesem Blogbeitrag ab: Erfahren Sie hier alles über die Features von Google Workspace und auch über eine weitere attraktive Alternative: Zoho!

Was ist Google Workspace?

Die Definition von Google Workspace wird als „Sammlung von cloudbasierten Produktivitätstools“ beschrieben. Google führte Workspace früher als Google Apps for Work ein, was ziemlich genau das beschreibt, was die Anwendung für die User tun kann: Google Workspace bietet alle Features an, die Sie für Ihren Business Alltag benötigen – von E-Mail über Anwendungen für Präsentationen, Meetings und Textverarbeitung. Das Beste daran? Sie können jederzeit über den Browser auf die Tools zugreifen. Demnach lassen sich alle Dokumente, Termine etc. mit anderen Usern teilen und sie können in Dateien zusammenarbeiten. Google offeriert dafür verschiedene Abonnementpläne, sodass Sie auch nur die Tools kaufen müssen, die Sie auch wirklich brauchen.

Für wen lohnt sich Google Workspace?

Ein Blick in das breite Angebot an Google Anwendungen lässt einen eher zu der Frage führen: Für wen lohnt es sich nicht? Jedes Unternehmen kann von den Google Tools profitieren, denn es macht das Arbeiten effizient, abteilungsübergreifend und vor allem remote möglich: Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente und Präsentationen nur auf Ablage XY im Firmen-Netzwerk abgelegt werden konnten. Mit Google Workspace lernen Sie das digitale Arbeiten kennen und lieben, vor allem, da Sie sich mit anderen Kollegen und Abteilungen auf dem schnellsten Wege austauschen können.

Wie viele Nutzer sind bei Google Workspace möglich?

Die Anzahl der User, die Sie in Google Workspace aktivieren können, hängt vom entsprechend gebuchten Abo ab. Für Selbstständige gibt es z.B. kleine Tarife auch für nur einen Nutzer, beim Business Standard Tarif sind sogar bis zu 300 User möglich. Sollten Sie tatsächlich mehr Nutzer benötigen, ist das Enterprise Abo, mit dem Sie eine unbegrenzte Anzahl an Usern zu Ihrem Google Workspace hinzufügen können, empfehlenswert.
Integrierte Anwendungen in Google Workspace
Mehr als 20 Anwendungen finden Sie im Google Workspace – mit denen kann man schon so Allerhand anfangen! Der Slogan „Business Tools für alle Anforderungen“ ist dafür von Google schon sehr treffend gewählt worden. Wir haben für Sie die prägnantesten Tools einmal unter die Lupe genommen – also auf in eine kleine Kennenlernrunde!

Google Mail (Gmail)

Die wohl bekannteste Anwendung ist Google Mail, die man schon bereits aus dem privaten Alltag kennt. Wer sich ein Google oder YouTube Konto oder ein Konto auf dem Android-Smartphone anlegt, um Apps über den Playstore herunterzuladen, der muss sich zwangsweise einen Gmail-Account kreieren. Doch nicht nur privat, sondern vor allem für die Arbeit lässt sich Gmail optimal nutzen und bietet vielerlei Features.
Allen voran ist es benutzerfreundlich – Sie müssen also keine Bedenken haben, dass bei Ihren Mitarbeitern Unklarheiten bei der Benutzung auftreten. Ein weiteres wichtiges Feature, auf das Google besonders großen Wert legt, ist die Sicherheit. Demnach werden alle Nachrichten mit einer branchenführenden Lösung verschlüsselt und ein umfangreicher Phishing-Schutz gewährleistet: Google scannt dabei alle Mails und informiert User über verdächtige Inhalte. Darüber hinaus ist es möglich, bei seinen E-Mails den Modus vertraulich zu wählen. Hierbei lassen sich ein Ablaufdatum für E-Mails festlegen und die Regel einstellen, dass Empfänger einen SMS-Sicherheitscode eingeben müssen, um die Mail zu lesen. In diesem Modus ist es Ihnen auch möglich, die Optionen Weiterleiten, Kopieren, Herunterladen und Drucken zu deaktivieren. Aber nicht nur die Sicherheit Ihrer Mails, sondern auch Ihrer personenbezogenen Daten wird gewahrt: So verspricht Google, Gmail-Inhalte niemals für die Personalisierung von Werbung zu nutzen.
Neben den Sicherheits-Features unterstützen die Organisations-Funktionen von Google Mail ein strukturiertes Arbeiten: Mails lassen sich in Ordnern organisieren und Rundmails zu einem Thema inhaltlich von Google zusammenfassen, sodass Sie alle wichtigen Details aus den Mailverläufen im Überblick haben. Und natürlich ist unser guter Freund KI auch zur Stelle und formuliert Ihnen per Knopfdruck Entwürfe und Antworten.

Google Meet

Videocalls haben uns ein Arbeiten zu Corona-Zeiten mitunter möglich gemacht. Und auch heute kann und will niemand auf die Option verzichten, gerade an Home Office Tagen, bei der Remote Arbeit oder für die Kommunikation mit Kunden, die ihren Sitz nicht in der gleichen Stadt haben.
Googles Antwort darauf ist Google Meet. Mit dem Tool lassen sich Videokonferenzen oder Anrufe mit Teilnehmern überall auf der Welt durchführen, ob im Browser oder in der mobilen App. Dabei offeriert Google die gängigen Features wie das Teilen von Bildschirmen und Dokumenten. Ein großer Vorteil von Google Meet ist die Tatsache, dass Teilnehmer kein Google Konto benötigen: Über einen Einladungslink können Sie sich sofort in das Meeting einwählen, ohne die Software herunterzuladen. Doch es sind nur nicht Meetings, die Sie planen können. Google offeriert auch die Möglichkeit, Live-Streams mit bis zu 10.000 Teilnehmern durchzuführen. Dafür gibt es auch die Funktion der Live-Untertitelung dank der Google-Spracherkennungstechnologie, die in mehreren Sprachen verfügbar ist.

Google Chat

Wenn Sie eher Team Chat sind und einen schnellen schriftlichen Austausch wünschen (und seien wir ehrlich, diesen braucht man wirklich rund um die Uhr!), dann ist Google Chat zur Stelle. Schließlich wissen wir, dass ein Gruppenchat innerhalb des Teams sowie mit anderen Abteilungen schnell Abhilfe bei Fragen oder Abstimmungen schafft.
Und obwohl es sich hierbei um eine Business-Applikation handelt, muss man auf Spaß, den man unter anderem bei WhatsApp hat, nicht verzichten: auch bei Google Chat lassen sich Emojis und GIFs nutzen (Pro Tipp: Hilft immer, um den Arbeitsalltag zu versüßen).
Das Beste an der Anwendung ist jedoch, dass Sie dafür nichts extra zahlen müssen, da Google Chat kostenlos im Workspace enthalten ist und sich einfach in Anwendungen wie Gmail, Drive, Meet und vielen weiteren einbinden lässt. Die KI hilft auf Wunsch auch immer, wenn es um intelligentes Schreiben, Autokorrektur oder Zusammenfassungen von Chat-Inhalten geht. Ebenfalls gibt es Bereiche für Mitteilungen und Ankündigungen, die die Führungsebene nutzen und damit Mitarbeiter schnell und einfach erreichen kann.

Google Calendar

Google weiß: kein strukturiertes Arbeiten ohne einen Kalender! Deshalb ist dieser mit der Anwendung Google Calendar selbstverständlich auch ein Teil von Google Workspace. Google Calendar funktioniert ganz handelsüblich: Sie können Ihre Termine planen, wiederkehrende Ereignisse (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) einstellen und auch eine Zeitblockierung einfügen. Google Calendar erinnert Sie natürlich auch an Termine mit E-Mail- und Push-Benachrichtigungen und Sie können Ihren Kalender für Kollegen freigeben, die Ihre Verfügbarkeit prüfen möchten.
Aber nicht nur Termine lassen sich eintragen, sondern auch Aufgaben mit einer Deadline inklusive einer Erinnerung. Dabei kann Ihnen der sprachbasierte Google Assistant helfen, der Ihre Termine via Sprachanweisungen einstellt.

Google Drive

Google Drive ist die digitale Lagerhalle für all Ihre Dokumente. Der Filehosting-Dienst stellt allen Usern eine Cloud zur Verfügung, in der Präsentationen, Tabellen, Bilder u.v.m. gespeichert werden können. Und nicht nur das – Sie können die Dateien in der Cloud auch bearbeiten und jeder Schritt wird dabei automatisch gespeichert. Zusätzlich können Sie alle Dokumente auch Usern für die Bearbeitung mithilfe von entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung stellen.
Wie bei allen Google Anwendungen lässt es sich von allen Devices auf Google Drive zugreifen und die Dateien lassen sich dank einer Ordnerstruktur, der Suchfunktion und einer Farbcodierung spielend leicht strukturieren. Die automatische Speicherung hilft Ihnen dabei, dass Anpassungen nicht verloren gehen – dank der Versionsspeicherung können Sie bei Bedarf auch auf frühere Versionen einer Datei zugreifen. Und das Aktivitätsprotokoll ermöglicht es Ihnen, zu verfolgen, wer eine Datei angesehen, bearbeitet oder kommentiert hat.

Google Docs

Was Microsoft Office kann, kann Google Docs schon lange – und das alles in einer Cloud! Ob für Berichte, Besprechungsnotizen oder Verträge mit E-Signatur: Google Docs offeriert einen breiten Pool an Funktionen für einen effizienten Workflow, denn gängige Microsoft Word-Dokumente und PDF-Dateien lassen sich hier bearbeiten.
Doch nicht nur die Bearbeitung, sondern auch die Erstellung von Dokumenten vereinfacht Google Docs. Demnach können User auf eine Vielzahl von Vorlagen und Bausteinen zurückgreifen, um schnell ein professionelles Dokument zu erstellen. Klassische Funktionen wie Word Count, einem integrierten Recherche-Tool für Zitate und Quellen und eine Übersetzungsfunktion sind zusätzlich gegeben.

Google Tabellen

Ein Tool nur für das Erstellen von Tabellen – da schlagen die Herzen so mancher Projektmanager und Buchhalter höher! Ob nun eigene Tabellen oder die Erstellung mithilfe von Vorlagen – mit Google Tabellen gelingt es Ihnen, Planungen und Übersichten visuell zu gestalten.
Mommas little helper, die KI, ist natürlich mit von der Partie und schafft es, alle eingebunden Daten schnell zu analysieren und Muster zu erkennen. Demnach lassen sich alle Daten hübsch in Diagrammen und Daten visualisieren und als PDF, Excel, CSV oder HTML speichern. Ebenfalls können Sie verschiedene Dateiformate schnell und einfach importieren.

Google Forms

Unternehmen leben von den Informationen und Meinungen Ihrer Kunden. Und wie holt man diese besser ein als mit Onlineformularen und Umfragen! Google Forms stellt Ihnen diese Formulare ganz nach Ihrem Geschmack und Bedarf zusammen. Dabei sind Farben, Bilder und Fonts gemäß dem Corporate Design frei wählbar. Inhaltlich lassen sich die unterschiedlichen Fragetypen auswählen und die Anordnung via Drap and Drop anpassen.
Die Antworten können Sie sich dank der Echtzeit-Aktualisierung in Diagrammen zu jeder Zeit ansehen. Um zu vermeiden, dass die Antworten fehlerhaft sind, können Sie gemeinsam mit der KI Validierungsregeln festlegen, wie z.B. die richtige Formatierung der E-Mail-Adresse.

Google Präsentationen

Präsentation ist alles – und ein gutes Tool für die Visualisierung Ihrer Inhalte essenziell. Google Präsentationen, auch Google Slides genannt, hilft Ihnen bei der Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen: Das gesamte Package kommt mit einer Palette an Vorlagen und verschiedenen Bearbeitungswerkzeugen.
Die Integration von Bildern, Grafiken, Videos aus YouTube, Dokumenten von Google Drive sowie von Animationseffekten für Text und Objekte und Übergängen sind auch für Google Präsentationen obligatorisch. Doch es hilft nicht nur bei der Vorbereitung eines Vortrags, sondern auch währenddessen: Demnach lassen sich Sprechernotizen einfügen, ein Timer einstellen und dank Live-Updates werden verknüpfte Tabellen oder Dokumente automatisch aktualisiert.

Weitere Programme

Wir haben hier bewusst nur einige Tools genauer unter die Lupe genommen (sonst wäre dieser Blogbeitrag auch ein dicker Wälzer geworden!) – Sie können sich bei Google Workspace jedoch auch auf eine Vielzahl anderer Programme freuen: Google Sites z.B. ermöglicht die Erstellung von Webseiten ohne Programmierkenntnisse. Mit Google Tasks lassen sich Aufgaben-Listen und To Dos verwalten, während Google Currents ein komplettes unternehmensinternes soziales Netzwerk offeriert. Erwähnenswert sind auch Google Voice für eine cloud-basierte Telefonie und Google BigQuery, eine Datenanalyseplattform.

Preisgestaltung von Google Workspace

Die guten Nachrichten zuerst: Sie müssen bei Google Workspace nicht die Katze im Sack kaufen, sondern können alle Tools 14 Tage lang kostenlos testen. Danach können Sie sich genau für den Tarif und die Tools entscheiden, die Sie brauchen. Dabei zahlen Sie immer pro User pro Monat und können Ihren Tarif bei Bedarf jederzeit upgraden. Aber es ist auch zu sagen: je flexibler Sie Ihren Tarif wünschen, desto tiefer müssen Sie in die Tasche greifen.

Was kostet Google Workspace?

Aktuell können Sie zwischen vier Paketen wählen. Der Business Starter für 5,75 € pro Monat offeriert Ihnen u.a. einen 30 GB Speicherplatz, individuelle geschäftliche Mailadressen, einen KI-Assistenten und Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen.
Der Business Standard Tarif für 11,50 € pro Monat erweitert diese Leistungen um eine E-Mail-Signierfunktion, Email-Layouts und Reservierungsseiten für Terminbuchungen. Außerdem steht Ihnen ein 2 TB Speicherplatz zur Verfügung.
Im Business Plus Paket erweitert sich der Speicherplatz um weitere 3 TB sowie auch um weitere Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen für einen Preis von 17,25 € pro Monat.
Den Preis für die Enterprise Edition erhalten Sie nur auf Anfrage. Neben 5 TB Speicherplatz stehen Ihnen in dieser Edition auch ein erweiterter Support zur Verfügung.
Ist Google Workspace monatlich kündbar?
Google Workspace offeriert Jahresverträge und eine flexible Tarifoption. Letzteres ist zwar etwas teurer als der Jahresvertrag, aber damit ist es möglich, Google Workspace monatlich zu kündigen.

Was ist Zoho Workspace?

Kommen wir zum Pendant von Google Workspace: Zoho Workplace, eine App-Suite zur Zusammenarbeit und Kommunikation im Team. Zoho ist eines der führenden Anbieter von Unternehmenssoftware, welcher 1996 in Indien gegründet wurde und mehr als 45 Business Anwendungen bietet.

Welchen Nutzen hat Zoho Workplace?

Zoho Workplace bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Ihre Arbeit effizient gestalten kann. Die Anwendung ist komplett cloud-basiert, mobil verwendbar und offeriert ein zentrales Adminpanel für die User. Alle Daten liegen zentral an einem Ort und Zoho vereint viele Unternehmensbereiche in einem Bundle. Neben vielen Integrationsmöglichkeiten, einer individuellen Rollenvergabe und der Automatisierung von Prozessen liefert Zoho Workplace alles für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit: Allen voran einen E-Mail-Client, ein Intranet-Tool und ein internes Chat-Tool. Für das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Präsentationen und Tabellen steht Ihnen die Zoho Office Suite mit Zoho Writer, Zoho Show und Zoho Sheet zur Verfügung. Im Puncto Dokumentenverwaltung offeriert Zoho ein umfangreiches Cloud-Speicher-Tool. Ebenfalls in Zoho Workplace enthalten ist eine Online-Meetings & Trainingssoftware mit dezidierten Tools.

Was kostet Zoho Workplace?

Zoho Workplace ist in der Standard und Professional Edition erhältlich und bietet eine kostenlose Testversion an. Der Standard Tarif für 2,70 € pro User pro Monat inkludiert neben einem 30 GB großen E-Mail-Speicherplatz pro User und einem 100 GB Workdrive Speicher pro Team die Applikationen Zoho Mail, Zoho Workdrive, die Zoho Office Suite, Zoho Cliq, Zoho Meeting und Zoho Vault.
In der Professional Edition liegt der Kostenpunkt bei 5,40 € pro Monat. Der E-Mail-Speicherplatz pro User erhöht sich hierbei auf 100 GB und der Workdrive Speicher pro Team liegt bei 1 TB. Zusätzlich zu den Standard-Features inkludiert das Paket auch Zoho Connect und weitere Features bei Zoho Meeting, Zoho Cliq und Zoho Mail.

Zusammenspiel mit anderen Zoho-Produkten

Zoho Workplace ist ein Produkt aus dem Zoho Kosmos. Folglich lässt es sich spielend leicht in andere Zoho-Produkte wie Zoho CRM, Zoho Marketing Automation, Zoho Books u.v.m. integrieren. Das Zusammenspiel von Zoho Workplace mit anderen Zoho-Produkten ist hervorragend und ein starker USP, der Zoho von anderen Produktsuites abhebt. Das umfassende Zoho-Ökosystem arbeitet bei den Anwendungen nahtlos zusammen und bietet Unternehmen eine integrierte Plattform für ihre Geschäftsprozesse. Nennenswert ist u.a. auch die zentrale Benutzerverwaltung, mit der alle Zoho Produkte über dieselbe Benutzeroberfläche verwaltet werden können. So können z.B. E-Mails in Zoho Mail automatisch mit Kontakten in Zoho CRM verknüpft werden, sodass alle Mails zu einem Kontakt automatisch abrufbar sind.
Wie man sieht, bietet das Zusammenspiel mit anderen Zoho-Produkten eine Zeitersparnis, eine Kosteneffizienz und eine Flexibilität, da Unternehmen jederzeit nach Bedarf weitere Zoho Tools hinzufügen können.
Zoho Workplace und Google Workspace im direkten Vergleich
Wofür beide Software-Anwendungen stehen, ist klar. Doch wenn man genauer hinschaut, zeigen sich doch hier und da deutliche Unterschiede auf.
Allen voran im Bekanntheitsgrad. Während Google Workspace bekannt ist wie ein bunter Hund, eifert Zoho Workplace diesem Ruf noch etwas nach, obwohl das Unternehmen in den letzten Jahren einen immensen Zuwachs verzeichnen konnte. Für die Nutzer hat dieser Nachwuchs-Status vor allem im Geldbeutel einen Vorteil: Zoho Workplace ruft dementsprechend wesentlich günstigere Preise als Google Workspace auf.
In den Kernanwendungen wartet Zoho mit seiner Zoho Office Suite auf, was eine gute Alternative zu Googles Tools aufzeigt. Einzig Zoho Sheet ist jedoch im Vergleich nicht so leistungsstark wie Google Sheets.
Obwohl sich viele Anwendungen gleichen, verbindet Zoho an mancher Stelle wertvolle Funktionen anstatt dafür mehrere Applikationen anzubieten. Ein Beispiel ist Zoho Cliq, welches die Möglichkeit des Chats, der Telefonie und der Videokonferenzen aus einer Anwendung heraus ermöglicht. Google hingegen hat dafür mit Google Chat und Google Meet zwei verschiedene Tools geschaffen.
Und obwohl Google Sicherheit in allen Anwendungen verspricht, überholt Zoho das Unternehmen mit seinem sehr starken Fokus auf Datenschutz und DSGVO-Konformität gemäß strenger implementierter Richtlinien und unterstützenden Features, die in allen Zoho Anwendungen Berücksichtigung finden.

Welches Software-Paket ist besser?

Summa sumarum kann man trotz der Gemeinsamkeiten zwar nicht direkt sagen, welches Software besser ist, jedoch eine Empfehlung aussprechen.
Preisbewusste Unternehmen, die eine integrierte Plattform mit umfangreichen Business Anwendungen benötigen, und sich eher im kleinen und mittelständischen Segment einordnen, würden eher mit Zoho Workplace die richtige Wahl treffen.
Google Workspace hingegen spricht am besten Unternehmen an, die Kollaboration und Benutzerfreundlichkeit priorisieren und eher auf bekannte Tools vertrauen.

Fazit

Zugegeben: Die Wahl zwischen beiden Tools ist ziemlich schwer. Es gibt eine Masse an sich ähnelnden Funktionen, die Ihnen alles offerieren, was Sie benötigen. Das Zündlein an der Waage sind schlussendlich Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ihre bevorzugte Arbeitsweise. Deshalb unser Tipp: Testen Sie sich rein, kriegen Sie ein Gefühl für das Handling und die Integration der Tools in den Arbeitsalltag. Lassen Sie auch Ihr Team die Anwendungen testen und tauschen Sie sich aus, bevor Sie die richtige Entscheidung treffen.
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