Zoho vs. Google Workspace

Zoho vs. Google Workspace

¿Estás buscando digitalizar tu empresa y aumentar la productividad? ¡Gran idea! La era digital ofrece varias formas de implementarlo rápida y fácilmente. Si empiezas a investigar, lo primero que encontrarás será Google Workspace, anteriormente conocido como G Suite; hallarás innumerables sitios web que hablan de esta herramienta. En esta publicación del blog, te lo simplificamos: descubre todas las características de Google Workspace junto con otra alternativa atractiva: ¡Zoho!

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace se define como una «colección de herramientas de productividad basadas en la nube». Anteriormente, Google presentó Workspace como Google Apps for Work, lo que describe perfectamente lo que la aplicación puede hacer por los usuarios: Google Workspace ofrece todas las funciones que necesitas para tu negocio diario, desde correo electrónico hasta aplicaciones para presentaciones, reuniones y procesamiento de textos. ¿La mejor parte? Puedes acceder a las herramientas en cualquier momento a través de tu navegador. Esto significa que todos los documentos, citas, etc., pueden compartirse con otros usuarios y colaborar en los archivos. Google ofrece varios planes de suscripción, lo que te permite pagar solo por las herramientas que realmente necesitas.

 

¿Quién puede beneficiarse de Google Workspace?

Al observar la amplia gama de aplicaciones de Google, uno podría preguntarse: ¿quién no se beneficiaría de ello? Todas las empresas pueden aprovechar las herramientas de Google, ya que permiten un trabajo eficiente entre departamentos, especialmente, a distancia. Atrás quedaron los días en los que los documentos y presentaciones solo podían almacenarse en un archivo específico en la red de la empresa. Con Google Workspace, te adentrarás en el trabajo digital, especialmente porque puedes compartir y colaborar con colegas y otros departamentos de manera rápida.

 

¿Cuántos usuarios pueden agregarse a Google Workspace?

El número de usuarios que puedes activar en Google Workspace depende del plan de suscripción que elijas. Para los autónomos, existen planes asequibles disponibles para un solo usuario. El plan Business Standard, por ejemplo, permite hasta 300 usuarios. Si necesitas más usuarios, se recomienda el plan Enterprise, que permite agregar un número ilimitado de usuarios a Google Workspace.

 

Aplicaciones integradas en Google Workspace Google

Workspace ofrece más de 20 aplicaciones con las que puedes llevar a cabo una amplia variedad de tareas. El lema «Herramientas empresariales para todas las necesidades» es una elección acertada de Google. Hemos analizado las herramientas más esenciales para ti, así que echemos un vistazo a una breve introducción.

 

Google Mail (Gmail)

Probablemente la aplicación más conocida sea Gmail, que seguramente ya utilizas en el ámbito personal. Si creas una cuenta de Google o YouTube, o una cuenta en tu smartphone Android para descargar aplicaciones de la Play Store, inevitablemente tendrás que crear una cuenta de Gmail. Sin embargo, Gmail no solo es ideal para el uso personal, sino que también es especialmente útil para el trabajo y ofrece una amplia gama de funciones.
Sobre todo, es muy intuitivo, por lo que no debes preocuparte por ninguna confusión entre tus empleados al usarlo. Otra característica clave en la que Google pone gran énfasis es la seguridad. Todos los mensajes están encriptados con una solución líder en la industria y se garantiza una protección completa contra el phishing: Google escanea todos los correos electrónicos y alerta a los usuarios sobre contenido sospechoso. Además, puedes elegir el modo confidencial para los correos electrónicos, lo que te permite establecer una fecha de vencimiento y requerir un código de seguridad por SMS para leer el mensaje. En este modo, también puedes desactivar opciones como el reenvío, la copia, la descarga y la impresión.

Google Meet

Las videollamadas hicieron posible que siguiéramos trabajando durante la pandemia. Actualmente, nadie quiere prescindir de esta opción, especialmente en días de teletrabajo, cuando se trabaja desde casa o para la comunicación con clientes que no están en la misma ciudad.
La respuesta de Google a esta necesidad es Google Meet. Esta herramienta te permite realizar videoconferencias o llamadas con participantes en cualquier parte del mundo, ya sea a través del navegador o de la aplicación móvil. Google ofrece las funciones habituales, como compartir pantalla y documentos. Una gran ventaja de Google Meet es que los participantes no necesitan una cuenta de Google: pueden unirse a la reunión inmediatamente mediante un enlace de invitación sin necesidad de descargar software. Pero no solo puedes programar reuniones. Google también ofrece la posibilidad de realizar transmisiones en vivo con hasta 10,000 participantes. Además, cuenta con una función de subtítulos en vivo gracias a la tecnología de reconocimiento de voz de Google, disponible en varios idiomas.

 

Google Chat

Si prefieres los chats de equipo y necesitas una comunicación escrita rápida (y seamos sinceros, ¡esto es algo que se necesita todo el tiempo!), entonces Google Chat es la solución. Después de todo, sabemos que un chat grupal dentro del equipo, así como con otros departamentos, puede resolver rápidamente preguntas o problemas de coordinación.
Y aunque se trata de una aplicación empresarial, no tienes que renunciar a la diversión que ofrecen otras apps como WhatsApp: también puedes usar emojis y GIFs en Google Chat (Consejo: siempre es una gran manera de alegrar tu jornada laboral).
Lo mejor de esta aplicación es que no tienes que pagar nada extra, ya que Google Chat está incluido de forma gratuita en Workspace y se puede integrar fácilmente con aplicaciones como Gmail, Drive, Meet y muchas más. Además, la IA también ayuda con la escritura inteligente, la autocorrección y la síntesis del contenido del chat. También hay secciones para mensajes y anuncios que la dirección puede utilizar para comunicarse rápida y fácilmente con el personal.

 

Google Calendar

Google lo sabe: ¡el trabajo estructurado es imposible sin un calendario! Por eso, la aplicación Google Calendar, por supuesto, también forma parte de Google Workspace. Google Calendar funciona de la manera habitual: puedes programar tus citas, establecer eventos recurrentes (diarios, semanales, mensuales o anuales) e incluso añadir bloques de tiempo. Google Calendar también te recordará las citas con notificaciones por correo electrónico y notificaciones push, y puedes compartir tu calendario con colegas que necesiten consultar tu disponibilidad.
No solo puedes programar citas, sino que también puedes agregar tareas con una fecha límite, incluyendo recordatorios. El Asistente de Google activado por voz puede ayudarte con esto, configurando tus citas mediante comandos de voz.

 

Google Drive

Google Drive es el espacio de almacenamiento digital para todos tus documentos. Este servicio de alojamiento de archivos proporciona a los usuarios una nube donde pueden almacenar presentaciones, hojas de cálculo, imágenes y mucho más. Pero eso no es todo: también puedes editar los archivos directamente en la nube, con cada cambio guardado automáticamente. Además, puedes otorgar permisos a otros usuarios para editar documentos, lo que facilita la colaboración.
Como ocurre con todas las aplicaciones de Google, Google Drive se puede acceder desde cualquier dispositivo, y los archivos se pueden organizar fácilmente utilizando una estructura de carpetas, una función de búsqueda y códigos de colores. La función de guardado automático garantiza que nunca pierdas tus cambios, y con el historial de versiones, puedes volver a versiones anteriores de un archivo cuando sea necesario. Además, el registro de actividad te permite ver quién ha visto, editado o comentado un archivo.

 

Google Docs

Google Docs hace tiempo que puede hacer todo lo que Microsoft Office hace, ¡y todo en la nube! Ya sea para informes, actas de reuniones o contratos con firma electrónica, Google Docs ofrece una amplia gama de funciones para un flujo de trabajo eficiente, permitiéndote editar documentos comunes de Microsoft Word y archivos PDF.
Sin embargo, Google Docs no solo simplifica la edición, sino también la creación de documentos. Los usuarios tienen acceso a una variedad de plantillas y bloques de construcción, lo que facilita la creación rápida de documentos profesionales. También se incluyen funciones clásicas como el conteo de palabras, una herramienta de investigación integrada para citas y fuentes, y una función de traducción.

 

Google Sheets

Una herramienta dedicada exclusivamente a la creación de hojas de cálculo: ¡hará que el corazón de muchos gerentes de proyectos y contadores lata más rápido! Ya sea que crees tus propias hojas de cálculo o utilices plantillas, Google Sheets te permite diseñar planes visuales y resúmenes con facilidad.
El asistente de IA, por supuesto, forma parte del paquete y analiza rápidamente todos los datos integrados para identificar patrones. Como resultado, todos los datos pueden visualizarse fácilmente en gráficos y tablas y guardarse en formatos como PDF, Excel, CSV o HTML. Además, puedes importar varios formatos de archivo de manera rápida y sencilla.

 

Google Forms

Las empresas dependen de la información y las opiniones de sus clientes. ¡Y qué mejor manera de recopilarlas que con formularios y encuestas en línea! Google Forms te permite crear estos formularios según tus preferencias y necesidades. Puedes elegir libremente colores, imágenes y fuentes para que coincidan con tu identidad corporativa. Puedes seleccionar entre varios tipos de preguntas y el diseño se puede ajustar fácilmente mediante la función de arrastrar y soltar.
Puedes ver las respuestas en gráficos en cualquier momento gracias a las actualizaciones en tiempo real. Para garantizar la precisión de las respuestas, puedes establecer reglas de validación con la IA, como asegurarte de que los correos electrónicos tengan el formato correcto.

 

Google Presentaciones

La presentación lo es todo, y una buena herramienta para visualizar tu contenido es esencial. Google Slides, también conocido como Google Presentaciones, te ayuda a crear y editar presentaciones. El paquete completo incluye una variedad de plantillas y herramientas de edición.
La integración de imágenes, gráficos, videos de YouTube y documentos de Google Drive, así como efectos de animación para texto, objetos y transiciones, son características esenciales de Google Slides. Sin embargo, no solo ayuda en la preparación de la presentación, sino también durante la misma. Se pueden agregar notas para el presentador, configurar un temporizador y, gracias a las actualizaciones en vivo, las tablas o documentos vinculados se actualizan automáticamente.

 

Otros programas

Aquí solo hemos analizado algunas herramientas con más detalle (de lo contrario, ¡esta publicación del blog se convertiría en un libro enorme!), pero hay muchos otros programas disponibles dentro de Google Workspace. Por ejemplo, Google Sites permite crear sitios web sin conocimientos de programación. Google Tasks te ayuda a gestionar listas de tareas y pendientes, mientras que Google Currents ofrece una red social interna completa para tu empresa. También vale la pena mencionar Google Voice para la telefonía basada en la nube y Google BigQuery, una potente plataforma de análisis de datos.

 

Precios de Google Workspace

La buena noticia primero: con Google Workspace, no tienes que dar un salto de fe. Puedes probar todas las herramientas de forma gratuita durante 14 días. Después de eso, puedes seleccionar el plan y las herramientas que mejor se adapten a tus necesidades. Pagas por usuario, por mes, y puedes actualizar tu plan en cualquier momento si es necesario. Sin embargo, vale la pena señalar que cuanto más flexible quieras que sea tu plan, más tendrás que pagar.

 

¿Cuánto cuesta Google Workspace?

Actualmente, puedes elegir entre cuatro paquetes. El plan Business Starter tiene un precio de 5,75 € al mes e incluye 30 GB de almacenamiento, direcciones de correo electrónico personalizadas para empresas, un asistente de IA y funciones de seguridad y administración, entre otras características.
El plan Business Standard cuesta 11,50 € al mes y amplía estas características con una función de firma de correo electrónico, plantillas de correo y páginas de reserva para la programación de citas. Además, proporciona 2 TB de almacenamiento.
El plan Business Plus incrementa el almacenamiento en 3 TB adicionales y añade funciones avanzadas de seguridad y administración, con un precio de 17,25 € al mes.
El precio del plan Enterprise Edition está disponible bajo solicitud. Además de 5 TB de almacenamiento, esta edición también ofrece soporte extendido.

 

¿Se puede cancelar Google Workspace mensualmente?

Google Workspace ofrece tanto contratos anuales como una opción de plan flexible. Mientras que esta última es un poco más costosa que el contrato anual, permite cancelaciones mensuales.

 

¿Qué es Zoho Workplace?

Pasemos a la contraparte de Google Workspace: Zoho Workplace, un conjunto de aplicaciones para la colaboración y comunicación en equipo. Zoho es uno de los principales proveedores de software empresarial, fundado en India en 1996, y ofrece más de 45 aplicaciones empresariales.

 

¿Cuáles son los beneficios de Zoho Workplace?

Zoho Workplace ofrece una amplia gama de funciones que pueden mejorar la eficiencia en el trabajo. La aplicación es completamente basada en la nube, compatible con dispositivos móviles y proporciona un panel de administración centralizado para los usuarios. Todos los datos se almacenan en un solo lugar, y Zoho consolida muchas funciones empresariales en un solo paquete.
Además de diversas opciones de integración, asignaciones de roles personalizadas y automatización de procesos, Zoho Workplace proporciona todo lo necesario para una colaboración efectiva: principalmente, un cliente de correo electrónico, una herramienta de intranet y un chat interno. Para la creación y edición de documentos, presentaciones y hojas de cálculo, está disponible la Zoho Office Suite, que incluye Zoho Writer, Zoho Show y Zoho Sheet. En términos de gestión documental, Zoho ofrece una herramienta integral de almacenamiento en la nube. Zoho Workplace también incluye software para reuniones y formación en línea con herramientas especializadas.

 

¿Cuánto cuesta Zoho Workplace?

Zoho Workplace está disponible en las ediciones Standard y Professional, y ofrece una prueba gratuita.
El plan Standard, con un precio de 2,70 € por usuario al mes, incluye 30 GB de almacenamiento de correo electrónico por usuario y 100 GB de almacenamiento en Workdrive por equipo. También proporciona acceso a las aplicaciones Zoho Mail, Zoho Workdrive, Zoho Office Suite, Zoho Cliq, Zoho Meeting y Zoho Vault.
La Edición Professional cuesta 5,40 € al mes. El almacenamiento de correo electrónico por usuario aumenta a 100 GB y el almacenamiento en Workdrive por equipo es de 1 TB. Además de las funciones estándar, este paquete también incluye Zoho Connect y características adicionales para Zoho Meeting, Zoho Cliq y Zoho Mail.

 

Integración con otros productos de Zoho

Zoho Workplace forma parte del ecosistema de Zoho. Como tal, se integra sin esfuerzo con otros productos de Zoho, como Zoho CRM, Zoho Marketing Automation, Zoho Books y muchos más. La interacción fluida entre Zoho Workplace y otros productos de Zoho es un aspecto diferenciador clave que distingue a Zoho de otras suites de productos.
El ecosistema completo de Zoho trabaja en conjunto de manera eficiente, ofreciendo a las empresas una plataforma integrada para sus procesos de negocio. Una característica destacada es la gestión centralizada de usuarios, que permite administrar todos los productos de Zoho desde una única interfaz. Por ejemplo, los correos electrónicos en Zoho Mail pueden vincularse automáticamente a los contactos en Zoho CRM, asegurando que todos los correos relacionados con un contacto sean fácilmente accesibles.
Como puedes ver, la integración con otros productos de Zoho ofrece ahorro de tiempo, eficiencia en costos y flexibilidad, ya que las empresas pueden añadir fácilmente herramientas adicionales de Zoho según sus necesidades.

 

Zoho Workplace y Google Workspace en comparación directa

Está claro lo que representan ambas aplicaciones de software. Sin embargo, al analizarlas más de cerca, surgen diferencias notables.
En primer lugar, en términos de reconocimiento de marca. Mientras que Google Workspace es ampliamente conocido, Zoho Workplace aún está trabajando para alcanzar el mismo nivel de fama, a pesar de que la empresa ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años. Para los usuarios, este estatus de «emergente» ofrece una ventaja destacable, especialmente en lo que respecta al coste: Zoho Workplace tiene precios significativamente más bajos en comparación con Google Workspace.
En cuanto a las aplicaciones principales, Zoho ofrece su Zoho Office Suite, que funciona como una sólida alternativa a las herramientas de Google. Sin embargo, Zoho Sheet no es tan potente como Google Sheets en comparación.
Aunque muchas aplicaciones son similares, Zoho combina funciones valiosas en algunas áreas en lugar de ofrecer múltiples aplicaciones separadas. Un ejemplo es Zoho Cliq, que permite chat, telefonía y videoconferencias en una sola aplicación. Google, en cambio, ha creado dos herramientas distintas para este propósito: Google Chat y Google Meet.
Si bien Google garantiza seguridad en todas sus aplicaciones, Zoho supera a la empresa con su fuerte enfoque en la protección de datos y el cumplimiento del RGPD, siguiendo políticas estrictas y ofreciendo funciones integradas en todas sus aplicaciones.

 

¿Qué paquete de software es mejor?

En definitiva, a pesar de las similitudes, no se puede afirmar de manera concluyente cuál de los dos es mejor, pero sí se puede hacer una recomendación.
Las empresas con conciencia de costos, que necesitan una plataforma integrada con aplicaciones empresariales completas y que generalmente pertenecen al segmento de pequeñas y medianas empresas, probablemente encontrarán en Zoho Workplace la opción adecuada.
Google Workspace, por otro lado, es más adecuado para empresas que priorizan la colaboración y la facilidad de uso y prefieren confiar en herramientas familiares.

 

Conclusión

Es cierto que la elección entre ambas herramientas no es fácil. Hay muchas funciones similares que cubren todas las necesidades. Al final, la decisión depende de las necesidades específicas de tu negocio y de tu forma de trabajar.
Nuestro consejo: pruébalas, familiarízate con su funcionamiento y evalúa cómo se integran en tu rutina diaria. Permite que tu equipo pruebe las aplicaciones y compartan opiniones antes de tomar una decisión final.
Si tienes alguna pregunta sobre Zoho Workplace o te gustaría ver una demo detallada, ¡no dudes en llamarnos! Como partner de Zoho, podemos guiarte a través de sus funciones y ofrecerte una visión completa de la aplicación.

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