Zoho Sign – La herramienta para tus firmas digitales

Zoho Sign – La herramienta para tus firmas digitales

Para la mayoría de las empresas, una carpeta de firmas sigue siendo una parte esencial del proceso de toma de decisiones finales: los documentos y contratos se imprimen y se colocan en una carpeta para su aprobación por la dirección. ¿Sostenibilidad? Brilla por su ausencia en este flujo de trabajo. Al fin y al cabo, los documentos recibidos digitalmente se imprimen una vez, solo para ser escaneados nuevamente y enviados por correo electrónico. En el siglo XXI, solo hay una respuesta para esta ineficiencia: ¡DIGITALIZACIÓN! Y una herramienta poderosa para esta transformación es Zoho Sign. Descubre cómo funciona en esta publicación de blog; te garantizamos que después de leerla estarás listo para deshacerte de tu carpeta de firmas y actualizarte a la tecnología más avanzada.

¿Qué es Zoho Sign?

Gestión documental sin complicaciones: ¡esa es la promesa de Zoho Sign! Este software te permite firmar documentos digitalmente, ofreciendo una solución segura y legalmente válida para firmas electrónicas. Con Zoho Sign, no solo puedes firmar documentos de manera digital, sino también gestionarlos sin esfuerzo, lo que se traduce en un valioso ahorro de tiempo para ti y tu equipo.

Zoho Sign forma parte del ecosistema de Zoho. Fundada en India en 1996, Zoho Corporation se ha propuesto digitalizar todas las áreas empresariales, y con gran éxito. Hoy en día, la empresa ofrece más de 45 aplicaciones para ventas, marketing, recursos humanos, contabilidad y más, con más de 100 millones de usuarios en todo el mundo.

¿Por qué deberías usar Zoho Sign?

Zoho Sign es una de las soluciones líderes en firma digital, simplificando la firma, envío y gestión de documentos. No solo te ayuda a operar de manera más sostenible, sino que también reduce costos y mejora la productividad.

Si te preocupa la seguridad, puedes estar tranquilo: Zoho Sign garantiza una protección de datos integral mediante encriptación. Además, cumple con normas internacionales como eIDAS (UE), ESIGN Act (EE. UU.) y UETA, así como con la autenticación en dos factores (2FA) y sellos de tiempo basados en blockchain para evitar manipulaciones.

Puedes personalizar completamente la aplicación y crear plantillas con tu propio logotipo. Otra característica práctica es la posibilidad de recopilar firmas de múltiples destinatarios al mismo tiempo. Gracias a las auditorías detalladas, se pueden rastrear los cambios en el proceso de firma, tanto internos como externos.

Principales funcionalidades de Zoho Sign

Zoho Sign hace mucho más que simplemente activar firmas digitales: te ahorra una gran cantidad de trabajo. Gracias a las notificaciones, alertas y recordatorios para documentos pendientes de firma, se garantiza un flujo de trabajo digital y automatizado. Los documentos también pueden traducirse automáticamente a varios idiomas y enviarse como plantillas personalizadas. ¿Trabajas con múltiples sistemas? Zoho Sign permite importar documentos de aplicaciones externas de manera sencilla. Y al revés: Zoho Sign se integra perfectamente con numerosas aplicaciones externas, como Google Drive y Gmail.

Para el registro y análisis, las auditorías permiten rastrear cambios. Además, se pueden generar informes personalizados sobre actividades y transacciones directamente en la plataforma.

No necesitas estar atado a tu escritorio para acceder a todas estas funciones: con la aplicación móvil de Zoho Sign, puedes enviar, firmar y gestionar documentos en cualquier lugar.

¿Cuánto cuesta Zoho Sign?

Zoho Sign está disponible en tres planes de precios: Standard, Professional y Enterprise, además de una versión gratuita.
Con el paquete gratuito, puedes firmar hasta 5 documentos al mes con un solo usuario. Además de flujos de firma, un código de autenticación para firmantes vía correo electrónico y firma con tokens USB para DSC, también incluye notificaciones, gestión de documentos y carpetas, importación y exportación de documentos y la aplicación móvil.

El plan Standard, con un costo de 12 € al mes por usuario, amplía el paquete de servicios a 20 documentos adicionales por mes, configuración de alias de correo electrónico para la empresa, integraciones adicionales con aplicaciones de Zoho e integraciones básicas con aplicaciones de terceros como Microsoft 365.

Por 20 € al mes por usuario, el plan Professional permite procesar un número ilimitado de documentos. Además, incluye el uso compartido de plantillas, creación de informes, integración con Zoho Form y acceso a soporte multilingüe.

El plan Enterprise, por 28 € por usuario al mes, incluye todas las funciones del plan Professional, además de capacidades adicionales como aprobación de documentos, firma personal, firma y envío masivo, sello de tiempo basado en blockchain, interfaz API y mucho más.

¿Qué es una firma digital?

Las firmas digitales pueden compararse con huellas dactilares electrónicas: vinculan de manera segura a un firmante con un documento. El formato estándar, Infraestructura de Clave Pública (PKI), se utiliza para garantizar el máximo nivel de seguridad.

PKI requiere el uso de un algoritmo matemático para generar claves largas: una clave es pública, mientras que la otra es privada. Cuando un usuario firma digitalmente un documento, la firma se crea con la clave privada del firmante, que permanece secreta. El algoritmo genera datos del documento y los cifra, creando la firma digital. Esta firma recibe un sello de tiempo. Como resultado, cualquier cambio posterior invalida automáticamente el documento.

¿Para qué se utilizan las firmas digitales?

Las firmas digitales se utilizan principalmente para contratos y documentos legalmente vinculantes, como acuerdos de compra, formularios fiscales y aprobaciones. También son muy utilizadas en el sector financiero y bancario para transacciones en línea. En el sector sanitario, se usan para historiales clínicos electrónicos, recetas y consentimientos médicos.

¿Es Zoho Sign compatible con GDPR?

Zoho cumple con el GDPR desde su diseño, con un fuerte enfoque en la protección de datos. Además de servidores en la UE, Zoho Sign ofrece cifrado de extremo a extremo y cumple con los estándares europeos eIDAS y UETA.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Zoho Sign es parte de Zoho CRM?

Zoho Sign está integrado con Zoho CRM, pero funciona como una herramienta independiente dentro del ecosistema de Zoho. Se puede utilizar directamente en Zoho CRM para firmar electrónicamente contratos, presupuestos y otros documentos.

¿Cómo funciona SignRequest?

SignRequest es un software basado en la nube para firmas electrónicas que permite a los usuarios firmar, enviar y gestionar documentos digitales de manera legalmente válida. Para usarlo, solo tienes que subir tu documento a la aplicación, agregar los destinatarios y colocar los campos de firma necesarios. Luego, envía el documento para que el destinatario firme electrónicamente. Una vez firmado, puedes guardarlo, descargarlo o reenviarlo según sea necesario.

¿Zoho Sign ofrece una API?

Sí, Zoho Sign proporciona una API que permite a los desarrolladores integrar firmas electrónicas en aplicaciones, sitios web o flujos de trabajo.

codafish – Su socio Zoho para todas las aplicaciones digitales

¿Dónde está tu carpeta de firmas ahora? ¡Esperamos que en la papelera o en un museo! Como puedes ver, las firmas digitales se han convertido en el estándar, y Zoho Sign es una herramienta que te ofrece todo lo necesario para firmar documentos de forma digital y segura.

Nos encanta esta herramienta y la usamos para todos nuestros documentos comerciales. Si tienes alguna pregunta, ¡contáctanos! Te guiaremos en todas las funciones de Zoho Sign en una sesión de demostración y podemos configurar la aplicación para ti si lo deseas.