Die 4 größten Probleme beim Projektmanagement und wie Sie sie mit Zoho Projects lösen können

Planung, Zeit, Kommunikation: Diese Faktoren erschweren so manche Projektarbeit. Wir reden über die größten Probleme, bereiten Sie auf diese vor und zeigen Ihnen, wie Sie sie mithilfe von Zoho Projects vermeiden können!

Mach es zu deinem Projekt – oder zu deinem Schmerz!

Es soll eine neue Software intern integriert werden oder ein Auftrag von einem Kunden abgearbeitet werden? Da würde manch bekannter Baumarkt jetzt schreien „Mach es zu deinem Projekt“ – natürlich mit der entsprechenden unterschwelligen Euphorie. Aber alle, die schon mal in ein Projekt hineingezogen wurden oder sich gar mutig draufgestürzt haben, wissen: Es ist nicht immer einfach. Viele kleine und große Hindernisse können im Projektverlauf den Weg zum Ziel ganz schön stören. Oder ganze Projektphasen verschieben. Oder einen zur Verzweiflung treiben. Aber Gott sei Dank gibt es Hilfe in Form von technischer Unterstützung. Eine Software, die Sie vor Frust schützen kann. Bildlich gesprochen: Eine Anwendung mit einer Art Superhelden-Cape – Zoho Projects. Wir gehen gemeinsam den Weg entlang der größten Projektmanagement-Hindernisse, damit Sie sich seelisch darauf vorbereiten können und erzählen Ihnen, wie Zoho Projects Sie rettet.

„Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.“

Was der österreichische Komponist Joseph Anton Bruckner so romantisch beschreibt, lässt sich auch über die Musik auf das Projektmanagement übertragen. Der Grund ist ganz einfach: Das Konstrukt rund um ein Projekt umfasst dessen Planung, Organisation, Überwachung und Steuerung, um ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis effizient zu erreichen. Wie Sie das schaffen? Mit einer Struktur! Als Projektleitung sind auch Sie der Dirigent eines Orchesters an Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen und den individuellen Wünschen des Kunden, müssen jeden Handgriff im Blick haben und alle Beteiligten zufriedenstellen. Das alles schaffen Sie nur mit einer digitalen Lösung. Auf dem Markt gibt es dafür eine Vielzahl an Anbietern und Anwendungen, die Ihnen unter die Arme greift.
Wer hierbei heraussticht, ist Zoho. Denn Zoho weiß, was Sie brauchen, bevor Sie es selbst tun.

Lernen Sie Zoho Projects kennen

Zoho Projects ist die Antwort auf das Projektmanagement im 21. Jahrhundert: Digital, cloudbasiert und voll automatisierbar. Ja, Sie haben richtig gelesen – da, wo Ihnen eventuell Deadlines hintenüberfallen, ist Zoho Projects für Sie zur Stelle und unterstützt Sie mit seinen Funktionen in allen Projektphasen, im Controlling und verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick – ob an Ihrem festen Arbeitsplatz oder von unterwegs auf Ihrem Smartphone. Hört sich zu schön an, um wahr zu sein? Ist es auch – vor allem, weil Zoho Projects aus den Fehlern, die alle Projektleitungen vor Ihnen schon gemacht haben, lernt und etwaigen Problemen direkt den Wind aus den Segeln nimmt. Aber genug geschwärmt, jetzt lassen Sie uns ans Eingemachte gehen und über die Elefanten im Projektmanagement-Raum reden!

Top 1 Problem: Unzureichende Projektplanung

Sie erinnern sich an die Worte von Joseph Anton Bruckner? Dieses Fundament, von dem er spricht, ist und bleibt Ihre Projektplanung. Nachdem Sie die Wünsche und Ziele Ihrer Abteilungen oder Kunden zusammengetragen haben, gilt es, diese in einem detaillierten Projektplan anhand der verschiedenen Schritte zusammenzufassen. Aber welchen Schritt gehen Sie zuerst? Was ergibt am meisten Sinn? Wie lauten die Aufgaben, wer sind meine Verantwortlichen? Diesen bunten Fragenkatalog müssen Sie für sich selbst durchgehen und anhand dieser einen Plan erstellen. Ohne diesen brauchen Sie – um es hart zu formulieren – gar nicht erst anfangen. Denn wer sich planlos in sein Projekt stürzt, landet selten bei einem befriedigenden oder gar überhaupt einem Ergebnis. Zoho Projects hat hierfür ein digitales Board geschaffen. In diesem können Sie fein säuberlich Ihre Aufgaben samt notwendigen Informationen, Prioritäten und natürlich den verantwortlichen Mitarbeiter eintragen. Noch wichtiger: Sie können ein Organigramm für die verschiedenen Status der Aufgaben erstellen, gemäß dieser jeder seine To Dos in Fortschritt-Phasen einteilen kann.

Top 2 Problem: Abrauchender Zeitplan

Okay, die Basics stehen, alle wissen, was zu tun ist – nur zu wann? Sie merken – Deadlines sind ein ebenso wichtiger Faktor im Fundament. Nicht selten gehen Aufgaben ohne die richtige Vergabe von Enddaten unter, vor allem, wenn das Projekt parallel zum daily business ausgearbeitet werden muss. Schnell wird mal hier und da ein To Do vergessen. Für den einzelnen Mitarbeiter mag dies keine Katastrophe sein, jedoch wirft es Sie als Projektleitung mehr aus der Bahn, sollte dieses Problem öfter geschehen. Vergessen Sie daher nie das Mantra: Alle halten sich an den Zeitplan! Was utopisch klingen mag, ist die Königsdisziplin von Zoho Projects. Denn eines müssen Sie wissen: Den hinterlegten Deadlines und dessen Benachrichtigungen kann sich hier niemand entziehen! Legen Sie einfach bei der Erstellung der Aufgaben ein Start- und Enddatum fest. Gepaart mit der Prioritätsstufe, lassen sich dringliche To Dos sofort erkennen. Wer die Deadline dennoch gekonnt ignorieren sollte, den treffen die Eskalationsregeln, die Sie für Ihr Projekt individuell konfigurieren können. Für jedes Szenario lassen sich pro Stufe Anweisungen konzipieren und eine Variation von Benachrichtigungsfunktionen erstellen. Eine Deadline ist in Sicht? Dann informiert Zoho Projects automatisch alle Projektmitarbeiter via Push Benachrichtigung oder Mail. Wie schon gesagt – ab jetzt kann niemand mehr etwas verpassen. Und das Beste daran? Sie können den Fortschritt aller Aufgaben in einer Gantt-Ansicht zu jeder Zeit beobachten.

Top 3 Problem: Schlechte Kommunikation

„Wie ist hier Stand?“ „Dazu habe ich dir doch Feedback gegeben, wieso hast du dieses nicht eingebaut?“ „Diese Info habe ich nie erhalten“ – das sind Sätze, die im Projektmanagement-Bingo immer wieder fallen werden. Schlechte Kommunikation ist die Axt, die ebenfalls Ihren noch so strukturierten Projektplan zu Fall bringen kann. Wenn der eine Mitarbeiter nicht weiß, was der andere tut, ist es schwer, an einem Strang zu ziehen und Ihre Ziele zu erreichen. Erste Regel dabei: Einen Kommunikationskanal zu schaffen, damit Informationen nicht auf einer Vielzahl von Wegen versanden. Zoho Projects hat dafür die perfekte Symbiose geschaffen: Unter jeder Aufgabe, die Sie für Ihr Projekt erstellen und verteilen, können sich die Verantwortlichen in der integrierten Kommentarfunktion Updates geben und Dokumente hochladen. Mitarbeiter können einander in einem Kommentar markieren, welcher dank der automatischen Benachrichtigungsfunktion per Mail sowie der Push-Benachrichtigung in der Zoho Projects Maske nicht übersehen werden kann. Somit können nicht nur die Verantwortlichen, sondern auch Sie als Projektleitung jederzeit den Kommunikationsverlauf nachvollziehen und sind jederzeit bestens informiert – ein Fakt, der bei krankheitsbedingten Ausfällen oder einem Personalwechsel im Verantwortungsbereich hilfreich sein kann, um Ihr Projekt kontinuierlich voranzubringen.

Top 4 Problem: Übergreifende Zusammenarbeit

Verschiedene Abteilungen, die an einer Aufgabe arbeiten und Kunden, die in den Abnahmeprozess involviert werden wollen oder müssen. Willkommen zur nächsten Projektmanagement-Hürde: Das Dirigieren über mehrere Orchester hinweg. Mit Zoho Projects müssen Sie jedoch nicht damit beginnen, sich im Kreis zu drehen. Geben Sie den Struktur-Ton an und Zoho übernimmt die Arbeit mit einem einzigen Zauberbegriff: Blueprints. Diese Baupläne können Sie vorab individuell nach Ihren Wünschen aufsetzen und somit standardisierte Arbeitsabläufe und -prozesse sicherzustellen. Eine Aufgabe soll erst dann in den nächsten Fortschrittsprozess übergeben, wenn Sie diese freigegeben haben? Sagen Sie es Ihrem Blueprint! Es muss eine Checkliste an gewissen Anforderungen erfüllt werden, ehe die Aufgabe als abgeschlossen definiert werden kann? Sagen Sie es Ihrem Blueprint! Sie selbst legen die notwendigen Parameter fest und können somit gewährleisten, dass alle Projektmitarbeitende anhand derselben Standards und vor allem transparent miteinander arbeiten. Apropos Transparenz… da war doch noch was. Genau – diese gilt natürlich auch für Ihre Kunden! Vergessen Sie langwierige, minutiöse Projektberichte für jeden Arbeitsschritt und laden Sie Ihre Ansprechpartner ein, Ihrem Projekt zu folgen. Über die Nutzerverwaltung können Sie externen Personen Zugriffe zu einzelnen Unteraufgaben, Aufgaben oder ganzen Projekten gewähren und die Kunden-Rolle gemäß den Berechtigungen

Projektarbeit in 2023 – in Zusammenarbeit mit codafish

Durchdigitalisiert und übersichtlich – hach, so lieben wir Projektmanagement! Und diese endet nicht nur in einer Anwendung: Zoho Projects lässt sich problemlos mit den Zoho Kommunikationstools Connect und Cliq verbinden und in weitere SaaS Apps wie Microsoft Teams integrieren. Wie Sie lesen, eröffnet Zoho Projects ungeahnte Möglichkeiten und eine Vielzahl an Funktionen. Sie benötigen dazu einen partner-in-crime? Dann kontaktieren Sie uns! Wir von codafish beraten Sie rund um das Projektmanagement, erstellen mit Ihnen auf Wunsch einen umfassenden Projektplan und konfigurieren Ihnen Zoho Projects ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Wir haben die Antworten auf die Fragen zu Struktur, arbeitserleichternden Blueprints und programmieren weitere Funktionen in Zusammenarbeit mit Zoho für Ihr optimales Projektmanagement!