4 problemas comunes en la gestión de proyectos y cómo solucionarlos con Zoho Projects

Planificación, tiempo, comunicación: estos son los factores que complican el trabajo de muchos proyectos. Hablamos de los problemas más comunes en la gestión de proyectos y te mostramos cómo evitarlos con la ayuda del software Zoho Projects.

¿Proyecto o dolor de cabeza?

¿Tenemos que implementar un nuevo software en la empresa o procesar un pedido de un cliente? Muchos tutoriales de DIY te motivarían con el lema «Manos a la obra», por supuesto con la correspondiente euforia de que todo es más sencillo de lo que parece. Pero todos los que alguna vez hemos iniciado un proyecto con mucha ilusión o incluso nos hemos lanzado sin pensar lo sabemos: No siempre es fácil. En el transcurso de un proyecto van surgiendo imprevistos que pueden llegar a hacer que no se cumplan los objetivos fijados, aplazar fases enteras del proyecto ¡O directamente llevarnos a la desesperación! Menos mal que existe ayuda en forma de programas de gestión de proyectos. Un software puede protegernos de la frustración. En sentido figurado: Una aplicación con una especie de capa de superhéroe: Zoho Projects. Juntos, recorremos el camino a lo largo de los mayores obstáculos de la gestión de proyectos para que puedas prepararte mentalmente y te contamos cómo te salva Zoho Projects.

«Para construir torres altas, hay que dedicar mucho tiempo a los cimientos».

Lo que el compositor austriaco Joseph Anton Bruckner describe de forma tan poética también puede aplicarse a la gestión de proyectos. ¿Cuál es la similitud? La construcción en torno a un proyecto incluye su planificación, organización, seguimiento y control para alcanzar eficazmente un determinado objetivo o resultado. ¿Cómo se consigue esto? Con una estructura clara y bien definida. Como gerente de proyecto, somos también los directores de una orquesta de empleados de distintos departamentos y de los deseos individuales del cliente. Debemos vigilar cada movimiento y mantener satisfechos y motivados a todos los implicados. Todo esto sólo se puede hacer con la ayuda de herramientas de gestión digitales. Existe una amplia gama de herramientas de gestión en el mercado y aplicaciones de software ayudan a los equipos en esta tarea. Una herramienta que destaca en este campo es Zoho. Zoho sabe lo que necesitas antes de que lo hayas pensado por ti mismo.

Conoce el software de gestión de proyectos Zoho Projects.

Zoho Projects responde a las necesidades de la gestión de proyectos del siglo XXI: Un software digital, basado en la nube y con procesos totalmente automatizables. Sí, has leído bien – Zoho Projects está siempre pendiente del cumplimiento de plazos de las fases del proyecto y tiene funciones para todas las fases del proyecto, facilita el control y le proporciona una visión global del proyecto – ya sea desde la oficina o desde un smartphone en forma de aplicación móvil. ¿Suena demasiado bueno para ser verdad? Realmente lo es – sobre todo porque Zoho Projects aprende de los errores que todos los gestores de proyectos han cometido alguna vez y toma la iniciativa ante cualquier contratiempo que pueda surgir. Pero al grano, te contamos los problemas más comunes en el campo de la gestión de proyectos y cómo solucionarlos con Zoho Projects.

Problema n° 1: planificación inadecuada de los proyectos

¿Recuerdas las palabras de Joseph Anton Bruckner? Los cimientos de los que hablaba son y seguirán siendo la planificación de los proyectos. Una vez sabemos los requisitos y objetivos de los departamentos implicados o clientes, se trata de resumirlos en un plan de proyecto detallado indicando los distintos pasos a seguir. Pero, ¿Cuál es el primer paso? ¿Qué tiene más prioridad? ¿Cuáles son las tareas, quiénes son mis responsables? Como gestor del proyecto, tienes que repasar tú mismo este variopinto catálogo de preguntas y crear un plan basado en las respuestas obtenidas. Sin esta información -auque suene duro decirlo- no deberíamos ni siquiera empezar. Lanzarse a un proyecto al azar, rara vez termina con un resultado satisfactorio o con un resultado siquiera. Zoho Projects ha creado una interfaz en forma de tablero digital para como solución. Es aquí donde se introducen de forma ordenada las tareas del proyecto junto con la información y comentarios, las prioridades y, por supuesto, el miembro del equipo responsable. Y lo que resulta mucho más útil, se puede crear un organigrama para los diferentes estados de las tareas, según el cual todo el mundo puede dividir sus tareas pendientes en fases de progreso.

Problema n° 2: me olvidé

Vale, ya hemos dado el primer paso, todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, pero ¿cuándo? Los plazos son un factor igualmente importante en la planificación del proyecto. No es raro que algunas tareas queden en el olvido si no se asignan correctamente las fechas de finalización, sobre todo si el proyecto se desarrolla en paralelo con las tareas del día a día de la empresa. Las tareas pendientes se olvidan rápidamente aquí y allá. Puede que esto no resulte tan catastrófico para un empleado individual, pero puede despistar más como jefe de proyecto si este problema ocurre muy a menudo. Por lo tanto, nunca hay que olvidar este mantra: ¡Todo el equipo debe cumplir la programación! Aunque pueda sonar utópico es la disciplina suprema de Zoho Projects. Aquí es donde entran las funciones únicas de Zoho Projects: ¡Aquí nadie escapa de los plazos programados y sus notificaciones! Basta con establecer una fecha de inicio y fin al crear las tareas. Además del nivel de prioridad, las tareas urgentes se identifican inmediatamente. Aquel miembro del equipo que consiga ignorar hábilmente el plazo de entrega de una tarea se verá afectado por las reglas de escalado. Estas reglas de escalado se pueden configurar individualmente para cada proyecto. Para cada escenario, pueden diseñarse los pasos a seguir según el nivel de escalado y crearse funciones de notificación. ¿Se acerca una fecha límite? Zoho Projects informa automáticamente a todos los miembros del proyecto a través de una notificación push o por correo electrónico. Como ya hemos mencionado – a partir de ahora, nadie puede perderse nada. ¿Y lo mejor? Se puede hacer un seguimiento del progreso de las tareas en diagramas de Gantt en cualquier momento.

Problema n°3: mala comunicación

«¿Cuál es la situación aquí?» «Te di feedback sobre esto, ¿por qué no lo incluiste?». «Nunca recibí esa información»: son frases que suenan una y otra vez en el proceso de la gestión de proyectos. La mala comunicación es una losa que puede echar abajo tu plan de proyecto, por muy estructurado que esté. Si un miembro del equipo no sabe lo que está haciendo el otro, es difícil aunar esfuerzos y alcanzar los objetivos marcados. La primera regla es crear un canal de comunicación único para que la información no se pierda en una multitud de canales. Zoho Projects ha creado la combinación perfecta para esto: En cada tarea los responsables pueden darse actualizaciones y subir documentos así como añadir comentarios. Los implicados en la tarea pueden dirigirse unos a otros en los comentarios para no perder el hilo gracias a la función de notificación automática por correo y a la ventana emergente en la pantalla de Zoho Projects. De esta manera, no sólo las personas responsables de las tareas, sino también el gestor del proyecto puede realizar un seguimiento de la comunicación en cualquier momento y estar bien informado de todo lo que pasa en tiempo real – esto resulta muy útil en caso de ausencias por enfermedad o un cambio de personal en el área de responsabilidad con el fin de estar siempre al día.

Problema n°4: cooperación transversal

Diferentes departamentos trabajando en una misma tarea o la necesidad de que el cliente deba participar en el proceso. Bienvenidos al siguiente obstáculo de la gestión de proyectos: La gestión de múltiples orquestas. Zoho Projects, evita a los gestores de proyectos a empezar a ir en círculos. Una vez establecida la estructura, Zoho se encarga del trabajo gracias a un término mágico: Blueprints. Este flujo de trabajo se configurar individualmente por adelantado y garantizar procesos estandarizados. ¿Una tarea sólo debe pasar a la siguiente fase cuando alguien haya terminado su parte? ¡Configúralo en el Blueprint! ¿Tenemos una lista de comprobación de requisitos antes de que la tarea pueda definirse como finalizada? ¡Díselo al Blueprint! Es la propia empresa la que define los parámetros necesarios y se asegura así de que todo el personal del proyecto trabaja de acuerdo con las mismas normas y, sobre todo, con transparencia. Hablando de transparencia… hay algo más.Transparencia también para los clientes, por supuesto. Los aburridos y minuciosos informes de proyecto son cosa del pasado. Invita a tus contactos a seguir el proyecto. Con la función de Zoho Projects de administración de usuarios se puede conceder a personas externas acceso a subtareas individuales, tareas o proyectos completos, y configurar el rol del cliente. Tú decides si tus clientes sólo pueden leer o escribir comentarios y cargar datos. El jefe de proyecto seguirá siendo el director de la orquesta.

Gestión de proyectos en 2023 – codafish está a tu lado

Digitalizada hasta el más mínimo detalle: ¡así nos gusta la gestión de proyectos en codafish! Y esto no tiene por qué significar el uso de una sola aplicación: Zoho Projects puede conectarse fácilmente con las herramientas de comunicación Zoho Connect y Zoho Cliq e integrarse con otras aplicaciones SaaS como Microsoft Teams. ¡Cómo lo lees! Zoho Projects abre posibilidades inimaginables con multitud de funciones. ¿Necesitas ayuda para sentar las bases de los proyectos de tu empresa? Ponte en contacto con nosotros. En codafish asesoramos sobre todos los aspectos de gestión de proyectos, creamos un plan de proyecto completo para tu empresa y configuramos Zoho Projects de acuerdo a las necesidades individuales de cada cliente. Te contamos como elaborar la estructura, flujos de trabajo y automatizaciones y programar otras funciones en colaboración en equipo con Zoho. ¡Aprende como conseguir la gestión de proyectos óptima que tu empresa necesita!