Ich packe meinen Koffer für meine Dienstreise und nehme mit – Zoho Expense

Ich packe meinen Koffer für meine Dienstreise und nehme mit – Zoho Expense

Koordinieren, Ausgaben explizit notieren, auf seine Erstattung warten, weil alles in der Prüfung hängt. So manches Mal entpuppen sich Dienstreisen als zehrendes und langwieriges Unterfangen. Aber – ein Hoch auf die Digitalisierung, Rettung naht! Wir erzählen Ihnen alles über die Funktionen von Zoho Expense, der Software für die Optimierung Ihrer Geschäftsreisen. Spoiler Alert: Danach packen Sie definitiv mit mehr Euphorie Ihre Sachen für den nächsten Business Trip!

Nun mal Butter bei die Fische

Schmeißen Sie mal Ihr Denkerkäppchen an und fragen Sie sich, wann Sie das letzte Mal bei der Ankündigung einer Geschäftsreise vor Freude in die Luft gesprungen sind. Und wir meinen nicht die Aussicht auf einen kleinen bis großen Ausflug aus dem Büro heraus und dem Entdecken unbekannter Länder. Dass dies jedem schon ein Lächeln auf das Gesicht zaubert, kennen wir alle. Aber man plädiert ja so schön „Für mehr Realität im Internet“, also sagen wir es einfach, wie es ist: Das ganze Drumherum, das kann manchmal ganz schön lästig sein. Die Vorbereitung und Kostenvergleiche. Den Ordner, den man einpackt, um alle Belege akribisch aufzubewahren, um möglichen Ärger mit der Buchhaltung zu vermeiden. Und natürlich die etwas längere Wartezeit auf die Kostenrückerstattung, denn auch die Meister der Schatzkammer müssen erstmal Ihre Akten eruieren (und haben auch noch andere Dinge zu tun). Ja, das hemmt einem doch so jede Vorfreude. Aber was wäre denn diese Digitalisierung, wenn sie im Jahre 2024 nicht auch dafür endlich die passende Lösung bereithält. Und die lautet auf den zauberhaften Namen Zoho Expense.

Zoho Expense, die (nicht mehr so geheime) Waffe für die Reisen- und Ausgabenverwaltung

Was wäre denn auch Zoho, wenn Sie bei der Programmierung ihrer Software nicht auch an die Mitarbeiter und vor allem an die Vertriebler im Außendienst denken würde Mit der Anwendung Zoho Expense hat das Unternehmen eine Software für die Reisen- und Ausgabeverwaltung kreiert, die Ihnen alle Aspekte rund um die Geschäftsreise durch digitalisiert. Dadurch vereinfacht es nicht nur dem Mitarbeiter, sondern auch der Buchhaltung und dem Controlling die Arbeit. Aber das kann natürlich jeder sagen. Deshalb schauen wir uns das ganze System mal genauer an. Lassen Sie uns gemeinsam auf Dienstreise gehen.

Der Weg ist das Ziel – aber dieser muss erstmal gefunden werden

Es ist Montagmorgen, Sie kommen mit einem Kaffee in der Hand im Büro an und erfahren direkt die wichtigsten News der Woche: Packen Sie Ihre Koffer, vergessen Sie Ihren Reisepass nicht, es geht auf ein Abenteuer! Denn genau das kann es werden, weil Ihnen garantiert lediglich zwei Basics mit an die Hand gegeben werden: Die Destination und der Zeitraum. Joa, dann setzen Sie sich mal ran, das Internet ist ja für die Recherche dauerhaft für Sie da. Neben Ihnen weiß auch jemand anderes, wie viel Energie und Zeit, also wie viele wertvolle Ressource, dafür aufgewendet werden müssen: Zoho Expense. Die Software kennt Ihre Anforderungen noch mehr als Sie selbst. Bestmögliche Routen, humane Preise – so darf die Reise geplant werden! Und dabei können Sie sich die zehn bis fünfzehn Portale sparen: Im Dashboard von Zoho Expense können Sie bequem nach Flügen, Zügen und Unterkünften suchen und diese auch direkt buchen. Die Informationen verweilen auf Ihrer persönlichen Oberfläche und sind jederzeit einsehbar. Den guten Onkel Drucker anschmeißen, um alle Unterlagen und Tickets zu drucken und mitzuschleppen? Das können Sie getrost aus Ihrem Handgepäck streichen, denn alles, was Sie benötigen, ist Ihr mobiles Endgerät.

Belege aufbewahren oder: wenn Sie selbst zur Buchhaltung werden

So, der Koffer ist gepackt, die Lieben verabschiedet, der Flug hinter sich gebracht. Kurzum: Sie sind an Ihrem Ziel angekommen! Aber ab da geht’s meistens erst richtig los mit der Verzettelung. Denn neben Ihren ganzen Terminen, Gesprächen und dem ein oder anderen Networking ist eines lebenswichtig: Die Belege! Die Stimme der Kollegen aus der Buchhaltung nistet sich in Ihrem Ohr ein und für einen kurzen Zeitraum werden Sie selbst Teil des Teams. Bloß alles aufbewahren, was meine Unkosten belegen kann! Hier ein Kaffee mit dem Kunden, dort ein Lunch mit dem Dienstleister und abends die Taxifahrt zurück ins Hotel. Je länger Sie unterwegs sind, desto anstrengender wird es, den Überblick zu behalten – denn dabei hilft die Buchhaltungs-Kollegin nicht! (Aber wir sind hier ja auch nicht bei Harry Potter). Also wie klingt es, einfach Ihr Smartphone herauszuholen, Zoho Expense zu öffnen, den Beleg einzuscannen und Ihren Aufenthalt zu genießen? Wie Musik in den Ohren? Ja, das haben wir uns doch fast gedacht – und Zohoauch! Dank der App können Sie überall auf der Welt unterwegs sein, Hauptsache Sie haben Netz und eine Internetverbindung (oder alternativ W-LAN später im Hotelzimmer) – mehr braucht es nicht, um alles aufzunehmen, für das Sie in Vorkasse gehen. Zoho Expense speichert diese Belege und erfasst Sie. Aber nicht nur das: Die Software schafft es, automatisch Firmen- und Kreditkarten abzugleichen und die Ausgaben auf die richtige Liste zu setzen.

Home, sweet home – aber vorher müssen Sie noch etwas erledigen

Sie haben es geschafft. Es mag bestimmt schön, aber auch anstrengend gewesen sein. Aber Sie sind heil wieder zu Hause angekommen. Puh, erstmal durchatmen, Koffer wieder auspacken, Wäsche waschen und entspannen. Immerhin bis zum nächsten Montag, denn da steht er an, der Büro-Gang nach Canossa, in die Höhle der Erklärungsbedarf-Löwen: Der Buchhaltung. Die Stimme von den Kollegen hat sich schließlich schon längst aus dem Ohr verabschiedet und die Realität hat Sie gefangen. Gemeinsam müssen Ihre Ausgaben und die dazugehörigen Belege betrachtet und erklärt werden. Haben Sie dies überstanden, beginnt meist das lange Warten, denn die Freigabenprozesse für Ihre Ausgabenliste können sich auch mal ziehen. Das klingt schon nach einer stressigen Horrorgeschichte, oder? Naja, so hat es sich wahrlich damals zugetragen, aber zum Glück gibt es heutzutage andere Lösungen (und raten Sie mal, was für eine!): Denn natürlich scannt Zoho Expense Ihre Belege nicht nur, um allein Spaß damit zu haben! Den teilt sich die Anwendung mit Zohos Buchhaltungssoftware Books. Diese lässt sich spielend leicht mit Expense verbinden und übermittelt Ihre Belege, Tickets und Ausgaben automatisch an die Buchhaltung. Damit erleichtert es Ihnen nicht nur den Job des Erklärbären, sondern den Zahlmeistern eine Menge Stunden an Arbeit.

Zoho Expense im Zusammenspiel mit Zoho Books

Buchhaltung trifft auf Reisen- und Ausgabenverwaltung: Der Beginn einer ganz großen bürokratischen Liebesgeschichte! Und die hat es in sich, denn Zoho Expense und Zoho Books kennen einander sehr gut und wissen ganz genau, was der jeweils andere benötigt. Unterstützung erfahren die beiden dabei unter anderem durch den KI-basierten Betrugserkennungs-Engine von Zoho Expense, der Geschäftsausgaben überwachen kann. Die dazugehörigen speziellen Länderversionen sorgen überdies dafür, dass alle Ausgabe gemäß der standardmäßig lokalen Compliance- und Kilometersätze berechnet werden. Googlen, wie es sich mit Steuersätzen in den USA verhält? Oder Italien? Schnee von gestern! Mit den automatisierten Integrationen und Funktionen von Zoho Expense kann jede Buchhaltung alle Ausgaben überprüfen und die notwendigen Berichte ziehen. Apropos – hier schlägt jedes Kontrollherz höher, denn es stehen über 25 Arten von Analyseberichten für jeden Bedarf zur Verfügung. Ob Ausgaben, Karten, Reisen, Kosten und Erstattung: Kehren Sie erstmal wieder ins Büro zurück, kann Ihnen die Buchhaltung bereits alle Informationen zu Ihrer kompletten Reiseplanung zur Verfügung stellen. Und wollen Sie noch das Beste daran erfahren? Dank der Verbindung von Zoho Expense und Zoho Books ist es für Ihre Kollegen ein leichteres, Ihnen Ihre Reisekosten aufzulisten und per Direktüberweisung zurückzuerstatten.

Überzeugt? Dann beraten Sie diejenigen, die von Dienstreisen ein Lied singen können

„codafish – Ihre internationale Web-Agentur“ Klingt schon spannend dieser Slogan, oder? Aber tingeln Sie mal durch ganz Europa für Mitarbeiter-Meetings und Kundentermine. Wie oben erläutert, macht es selbstverständlich auch Spaß (und wir sind ehrlich, wir haben uns genau das ja auch so ausgesucht). Aber genau deshalb wissen wir genau, was mit Dienstreisen einhergeht. Madrid – Hamburg – Fuerteventura – Berlin – Madrid – Fuerteventura: Allein bei den ersten drei Stationen häufen sich die Reiseplanung und Tickets. Aus diesem Grund war Zoho Expense einer der ersten Tools, die wir dankbar angenommen und für interne Zwecke eingesetzt haben. Deshalb sprechen Sie uns gerne an: Wir wissen genau, wie wir Zoho Expense für Sie aufsetzen und nach Ihren Anforderungen sowie Wünschen konfigurieren müssen, um es passgenau mit Ihrer Buchhaltungs-Software zu verbinden und Ihnen eine Menge an wertvollen Ressourcen einsparen, sodass Ihre Mitarbeiter bei dem Wort Dienstreise keine Stress-Kopfschmerzen mehr erleiden. Außer natürlich beim Koffer packen – da müssen wir vorherein klarstellen, dabei helfen wir Ihnen nicht! Für alles andere melden Sie sich jederzeit gerne!