Los 4 mayores problemas en la gestión de proyectos y cómo resolverlos con Zoho Projects

Los 4 mayores problemas en la gestión de proyectos y cómo resolverlos con Zoho Projects

Planificación, tiempo, comunicación: estos factores pueden complicar cualquier trabajo de proyecto. Hablemos de los principales desafíos, prepárate para ellos y descubre cómo evitarlos con la ayuda de Zoho Projects.

¡Hazlo tu proyecto… o tu dolor!

Pero cualquiera que haya estado involucrado en un proyecto (o se haya lanzado de cabeza a uno) sabe que no siempre es tan sencillo. Muchos pequeños y grandes obstáculos pueden interponerse en el camino hacia el objetivo, retrasar fases completas o, directamente, sacarte de quicio.

Por suerte, existe ayuda en forma de tecnología. Un software que puede protegerte del estrés y la frustración. Dicho gráficamente: una aplicación con capa de superhéroe — Zoho Projects.

Quienes quieran construir torres altas deben pasar mucho tiempo en los cimientos.

Lo que el compositor austriaco Joseph Anton Bruckner describió de forma tan poética se aplica perfectamente a la gestión de proyectos. ¿Por qué? Porque en un proyecto todo gira en torno a la estructura: planificar, organizar, supervisar y controlar cada aspecto para alcanzar un objetivo específico de manera eficiente.

Como jefe de proyecto, eres el director de una orquesta: coordinas a los miembros del equipo entre distintos departamentos, equilibras las expectativas de los clientes y mantienes cada movimiento en perfecta sincronía. Para tener éxito, necesitas estructura y una solución digital que mantenga todo conectado.

Entre las muchas herramientas disponibles, Zoho Projects destaca —porque Zoho entiende lo que necesitas incluso antes de que tú mismo te des cuenta.

Conoce Zoho Projects

Zoho Projects es la gestión de proyectos del siglo XXI: digital, basada en la nube y totalmente automatizada. Sí, lo has leído bien: cuando las fechas límite comienzan a escaparse, Zoho Projects entra en acción. Te acompaña en cada fase del proyecto, simplifica el control y te ofrece una visión completa, tanto si estás en tu escritorio como si trabajas desde cualquier lugar.

¿Suena demasiado bien para ser verdad? No lo es. Zoho Projects ha aprendido de los errores de innumerables jefes de proyecto antes que tú, neutralizando los problemas más comunes antes incluso de que aparezcan. ¡Veamos los grandes “elefantes” en la sala del project management!

Problema nº 1: una planificación de proyecto insuficiente

¿Recuerdas las palabras de Bruckner sobre los cimientos? Ese fundamento del que habla es, precisamente, tu planificación del proyecto.Después de recopilar los objetivos y requisitos de tus departamentos o clientes, debes transformarlos en un plan detallado con pasos concretos. Pero… ¿por dónde empezar? ¿Qué tiene más sentido? ¿Qué tareas hay y quién es responsable de cada una?

Sin un plan, rara vez obtendrás un resultado satisfactorio —o incluso un resultado finalizado.

Para ello, Zoho Projects ofrece un board digital donde puedes registrar todas las tareas con su información, prioridades y responsables. Y lo mejor: puedes crear un organigrama de estados de tareas que permite a cada miembro del equipo clasificar sus to-dos según el progreso.

Problema nº 2: un calendario que se derrumba

De acuerdo, las bases están listas, todos saben qué hacer… pero ¿para cuándo? Las deadlines son otro pilar fundamental.

Zoho Projects convierte la “gestión del tiempo” en todo un arte. Cada tarea puede tener una fecha de inicio y de finalización, así como un nivel de prioridad, lo que permite identificar de inmediato las tareas más urgentes.

Si alguien se atreve a ignorar una fecha límite, se pueden configurar reglas de escalado para cada proyecto. Puedes definir acciones, niveles de escalado y notificaciones para cada escenario. Cuando se acerca una fecha límite, Zoho Projects alerta automáticamente a los miembros del equipo mediante una notificación push o un correo electrónico.

¿Y lo mejor de todo? Puedes supervisar el progreso en cualquier momento a través de la vista del diagrama de Gantt.

Problema nº 3: mala comunicación

“¿En qué punto estamos?”
“Te di feedback, ¿por qué no lo aplicaste?”
“Esa información nunca me llegó.

Frases como estas son el bingo de la gestión de proyectos. Y la mala comunicación puede destruir incluso el plan mejor estructurado.

Si un miembro del equipo no sabe lo que está haciendo el otro, la colaboración se desmorona rápidamente.

Por eso necesitas un canal de comunicación centralizado — y Zoho Projects tiene la solución perfecta. En cada tarea, los miembros del equipo pueden comentar, subir archivos y mencionar directamente a otros. Las notificaciones por correo electrónico o push garantizan que ningún mensaje pase desapercibido.

Como jefe de proyecto, puedes seguir fácilmente todos los hilos de comunicación, manteniendo una visibilidad total — algo invaluable durante bajas médicas, transiciones o cambios en el equipo.

Problema nº 4: Colaboración entre departamentos

Varios departamentos trabajando en una misma tarea. Clientes que deben aprobar procesos. Bienvenido al siguiente reto del project management: dirigir varios “orquestas” a la vez.

Varios departamentos trabajando en una misma tarea. Clientes que deben aprobar procesos. Bienvenido al siguiente reto del project management: dirigir varios “orquestas” a la vez.

Los Blueprints te permiten crear flujos de trabajo y procesos estandarizados adaptados a tus necesidades. ¿Una tarea solo puede pasar a la siguiente fase una vez aprobada? Tu Blueprint se encarga de ello. ¿Es necesario completar una lista de verificación antes de marcar una tarea como finalizada? Tu Blueprint lo garantiza.

Tú defines las reglas — Zoho Projects se asegura de que se cumplan de forma coherente en todos los equipos.

Y la transparencia no termina ahí. ¡Invita a tus clientes a seguir directamente el progreso del proyecto! A través de los permisos de usuario, puedes otorgarles acceso controlado a tareas específicas o a proyectos completos, eligiendo si solo pueden visualizar, o también comentar y subir archivos.

¡Tú sigues siendo el director de la orquesta!

Gestión de proyectos en 2025 – en colaboración con codafish

Digital, estructurada y transparente — así es como nos gusta la gestión de proyectos. Y no se limita a una sola aplicación: Zoho Projects se integra fácilmente con otras herramientas de comunicación de Zoho como Connect y Cliq, así como con aplicaciones SaaS como Microsoft Teams.

Como Zoho Premium Partner, en codafish te acompañamos en todo el proceso: te asesoramos en la gestión de proyectos, elaboramos contigo un plan completo y configuramos Zoho Projects según tus necesidades específicas.

Ponte en contacto con nosotros — nos aseguraremos de que Zoho Projects se convierta en el nuevo superpoder de tu equipo.