Die 4 größten Probleme beim Projektmanagement und wie Sie sie mit Zoho Projects lösen können

Die 4 größten Probleme beim Projektmanagement und wie Sie sie mit Zoho Projects lösen können

Planung, Zeit, Kommunikation: Diese Faktoren erschweren so manche Projektarbeit. Wir reden über die größten Probleme, bereiten Sie auf diese vor und zeigen Ihnen, wie Sie sie mithilfe vons vermeiden können!

Mach es zu deinem Projekt – oder zu deinem Schmerz!

Es soll eine neue Software intern integriert werden oder ein Auftrag von einem Kunden abgearbeitet werden? Da würde manch bekannter Baumarkt jetzt schreien „Mach es zu deinem Projekt“ – natürlich mit der entsprechenden unterschwelligen Euphorie.

Thankfully, there’s help in the form of technology. A software solution that acts like a superhero with a cape — Zoho Projects. Let’s walk through the biggest project management challenges together so you can be mentally prepared, and see how Zoho Projects comes to the rescue.

Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.

Was der österreichische Komponist Joseph Anton Bruckner so romantisch beschreibt, lässt sich auch über die Musik auf das Projektmanagement übertragen. Der Grund ist ganz einfach: Das Konstrukt rund um ein Projekt umfasst dessen Planung, Organisation, Überwachung und Steuerung, um ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis effizient zu erreichen.

Wie Sie das schaffen? Mit einer Struktur! Als Projektleitung sind auch Sie der Dirigent eines Orchesters an Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen und den individuellen Wünschen des Kunden, müssen jeden Handgriff im Blick haben und alle Beteiligten zufriedenstellen.

Das alles schaffen Sie nur mit einer digitalen Lösung. Auf dem Markt gibt es dafür eine Vielzahl an Anbietern und Anwendungen, die Ihnen unter die Arme greift.

Lernen Sie Zoho Projects kennen

Zoho Projects ist die Antwort auf das Projektmanagement im 21. Jahrhundert: Digital, cloudbasiert und voll automatisierbar. Ja, Sie haben richtig gelesen – da, wo Ihnen eventuell Deadlines hintenüberfallen, ist Zoho Projects für Sie zur Stelle und unterstützt Sie mit seinen Funktionen in allen Projektphasen, im Controlling und verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick – ob an Ihrem festen Arbeitsplatz oder von unterwegs auf Ihrem Smartphone.

Hört sich zu schön an, um wahr zu sein? Ist es auch – vor allem, weil Zoho Projects aus den Fehlern, die alle Projektleitungen vor Ihnen schon gemacht haben, lernt und etwaigen Problemen direkt den Wind aus den Segeln nimmt. Aber genug geschwärmt, jetzt lassen Sie uns ans Eingemachte gehen und über die Elefanten im Projektmanagement-Raum reden!

Top 1 Problem: Unzureichende Projektplanung

Sie erinnern sich an die Worte von Joseph Anton Bruckner? Dieses Fundament, von dem er spricht, ist und bleibt Ihre Projektplanung. Nachdem Sie die Wünsche und Ziele Ihrer Abteilungen oder Kunden zusammengetragen haben, gilt es, diese in einem detaillierten Projektplan anhand der verschiedenen Schritte zusammenzufassen.

Without a plan, you’ll rarely end up with a satisfactory — or even a finished — result.

That’s where Zoho Projects comes in. Its intuitive board lets you organize every task with all relevant details: priorities, deadlines, and assigned team members. Even better, you can visualize each task’s status and track progress through customized stages — keeping everything structured, transparent, and under control.

Problem #2: Collapsing Timelines

Sie erinnern sich an die Worte von Joseph Anton Bruckner? Dieses Fundament, von dem er spricht, ist und bleibt Ihre Projektplanung. Nachdem Sie die Wünsche und Ziele Ihrer Abteilungen oder Kunden zusammengetragen haben, gilt es, diese in einem detaillierten Projektplan anhand der verschiedenen Schritte zusammenzufassen.

Zoho Projects hat hierfür ein digitales Board geschaffen. In diesem können Sie fein säuberlich Ihre Aufgaben samt notwendigen Informationen, Prioritäten und natürlich den verantwortlichen Mitarbeiter eintragen.

If someone dares to ignore a deadline, escalation rules can be configured for each project. You can define actions, escalation levels, and notifications for every scenario. When a deadline is approaching, Zoho Projects automatically alerts team members via push notification or email.

Und das Beste daran? Du kannst den gesamten Fortschritt jederzeit in der Gantt-Ansicht verfolgen.

Top 3 Problem: Schlechte Kommunikation

Wie weit sind wir?
Ich habe dir Feedback gegeben – warum hast du es nicht umgesetzt?
Diese Information habe ich nie erhalten!

Kommt dir das bekannt vor? Schlechte Kommunikation ist die Axt, die selbst den schönsten und beststrukturierten Projektplan zu Fall bringen kann.

Wenn ein Teammitglied nicht weiß, was das andere tut, bricht die Zusammenarbeit schnell auseinander.

That’s why you need a centralized communication channel — and Zoho Projects has the perfect solution. Under every task, team members can comment, upload files, and mention others directly. Notifications via email or push ensure that no message goes unseen.

Wenn ein Teammitglied nicht weiß, was das andere macht, fällt die Zusammenarbeit schnell auseinander.

Top 4 Problem: Übergreifende Zusammenarbeit

Verschiedene Abteilungen, externe Beteiligte und Kunden – alle arbeiten am selben Projekt. Das klingt nach vorprogrammiertem Chaos.

Verschiedene Abteilungen, externe Stakeholder und Kunden – alle arbeiten am selben Projekt. Klingt nach Chaos, das nur darauf wartet, auszubrechen.

Blueprints ermöglichen es dir, standardisierte Workflows und Prozesse zu erstellen, die genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Eine Aufgabe darf erst in die nächste Phase übergehen, wenn sie freigegeben wurde? Dein Blueprint sorgt dafür. Eine Checkliste muss abgeschlossen sein, bevor eine Aufgabe als erledigt markiert werden kann? Dein Blueprint setzt das durch.

Du legst die Regeln fest – Zoho Projects sorgt dafür, dass sie in allen Teams konsequent eingehalten werden.

Und damit hört die Transparenz noch nicht auf. Lade deine Kunden ein, den Projektfortschritt direkt zu verfolgen! Über die Benutzerberechtigungen kannst du ihnen gezielten Zugriff auf bestimmte Aufgaben oder ganze Projekte gewähren – und selbst entscheiden, ob sie nur lesen oder auch kommentieren und Dateien hochladen dürfen.

Du bleibst der Dirigent!

Projektarbeit in 2023 – in Zusammenarbeit mit codafish

Durchdigitalisiert und übersichtlich – hach, so lieben wir Projektmanagement! Und diese endet nicht nur in einer Anwendung: Zoho Projects lässt sich problemlos mit den Zoho Kommunikationstools Connect und Cliq verbinden und in weitere SaaS Apps wie Microsoft Teams integrieren

Als Zoho Premium Partner unterstützt dich Codafish bei der Gestaltung des idealen Setups – von der ersten Beratung und Projektplanung bis hin zur individuellen Konfiguration und Integration. Gemeinsam entwickeln wir automatisierte Workflows, maßgeschneiderte Blueprints und Erweiterungen, die dein Projektmanagement wirklich digital machen.

Ready to simplify your projects?
Get in touch with us — we’ll make sure Zoho Projects becomes your team’s new superpower.

codafish – Ihr Zoho-Partner für alle digitalen Anwendungen

Also, haben Sie sich entschieden, vollständig auf Zoho One zu setzen, oder beginnen Sie lieber mit Zoho CRM als solidem ersten Schritt? Ganz gleich, welchen Weg Sie wählen – entscheidend ist, dass Ihre digitale Transformation mit den Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt.

Noch unsicher, welche Option am besten zu Ihnen passt? Als zertifizierte Zoho Premium Partner unterstützt Sie codafish dabei, die richtige Lösung zu evaluieren, zu planen und umzusetzen – ganz gleich, ob es sich um die vollständige Suite oder das zentrale CRM-System handelt.