Integration von ChatGPT in Zoho – so geht’s!

Integration von ChatGPT in Zoho – so geht’s!

Wenn wir von DEM Helferlein reden, was uns seit diesem Jahr den Arbeitsalltag erleichtert und versüßt, dann reden wir – na klar – über ChatGPT, dem Tool, was uns mit künstlicher Intelligenz beim Verfassen von Texten und Recherche unter die Arme greift. Das allein ist schon faszinierend genug, jedoch geht Zoho noch einen Schritt weiter. Wir erklären Ihnen hier in wenigen Schritten, wie Sie ChatGPT in Zoho Writer, Zoho Notebook und Zoho Cliq integrieren können.

KI und IT verschmelzen miteinander

Digitales arbeiten mit einer Vielzahl von Modulen, die perfekt auf einer Plattform ineinandergreifen: Dieses Ziel hat sich Zoho mit der Entwicklung seiner Applikationen auf die Fahne geschrieben. Und damit natürlich nicht genug. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung durch Updates, neue Funktionen und Verbesserungen ist ein Standard der Software. Darum ist es nur logisch, dass auch Zoho die neuen technischen Gimmicks auf dem Markt in diesem Prozess integriert. Wenn wir uns 2023 anschauen, dann ist klar, welches Tool hierbei nicht fehlen darf: ChatGPT. Der KI-Chatbot ist ein Alleskönner und auch ein Alleswisser, der das Verfassen von Angebotstexten, Mailings u.v.m. zu einem Kinderspiel macht. Zeit sparen? Check. Expertisé erweitern? Check. Stressreduktion? Check! Was lange wie Musik in den Ohren klang, ist dank ChatGPT nun umsetzbar. Das Tool lässt sich problemlos im Browser parallel zu Ihren Programmen öffnen. Doch wie wäre es, wenn sich fleißiges Copy and Paste auch von Ihrer To Do streichen lassen könnte? Genau diesen Gedanken verfolgt auch Zoho und hat eine Schnittstelle geschaffen, bei der sich ChatGPT in sein Writing- und Kommunikationsmodule integrieren lässt.

ChatGPT zockt an Zoho Writer, Notebook und Cliq an​

Writer, Notebook, Cliq – wir dürfen vorstellen: Die technische Dreifaltigkeit, wenn es darum geht Ihre Gedanken zu Aufgaben und Präsentationen festzuhalten und mit dem Team oder externen Kunden zu kommunizieren. Genau in diesen Anwendungen können Sie als Nutzer den Input von ChatGPT gebrauchen und optimal nutzen. Eine präzise Formulierung hier, eine Zusammenfassung dort – hier kann das kleine Schreib-Helferlein Berge versetzen. Aber genug über die Vorzüge erzählt (denn die kennen Sie ja schon länger!) und ran ans Eingemachte: Lassen Sie uns Zoho mit dem KI-Giganten verbinden!

So verbinden Sie Zoho Writer mit ChatGPT​

Allen voran kann ich Sie beruhigen: Sie müssen keinen Master in Informatik besitzen, um diesen Schritt durchzuführen. Dank der Benutzeroberfläche von Zoho Writer lässt sich ChatGPT in Handumdrehen integrieren. Also einen Schritt nach dem anderen:

• Loggen Sie sich bei Ihrem ChatGPT Account ein. Öffnen Sie dann parallel Ihren Zoho Writer und klicken Sie auf den Abschnitt Erweiterungen. Dort ist die ChatGPT Assistent-Erweiterung aufgelistet, die Sie bitte auswählen.

• Geben Sie folgenden Link in Ihren Browser ein: https://plattform.openai.com/account/api-keys. Sie werden automatisch auf Ihren ChatGPT Account geleitet, wo Ihr persönlicher API- Key aufgelistet ist. Kopieren Sie genau diesen API-Schlüssel und geben Sie Ihn bei der ChatGPT-Erweiterung in Ihrem Zoho Writer ein.

• Nachdem Sie den Schlüssel eingegeben haben, klicken Sie auf ZUGRIFF. Schon ist das Tool mit Ihrem Zoho Writer verbunden.

So, das wäre geschafft! Jetzt können Sie gemeinsam mit ChatGPT loslegen: Erzeugen Sie verschiedene Arten von Texten, Artikeln, Keyword-Listen und mehr, fügen Sie die Texte zusammen, formulieren Sie sie neu oder fügen Sie Ihnen Interpunktion zu. Wie Shakespeare schon einst schrieb – „the world is your oyster“ – toben Sie sich aus!

Wie wende ich die ChatGPT Erweiterung in Zoho Writer an?

Um ChatGPT zu nutzen, lassen Sie die Erweiterung in Ihrem Zoho Writer geöffnet. Über das Dropdown-Menü können Sie anwählen, was für eine Textart Sie generieren möchten. Geben Sie dann die Anfrage ein und ChatGPT legt wie gewohnt los. Wenn Ihnen der Vorschlag zusagt, klicken Sie einfach auf „hinzufügen“ und der Absatz wird Ihrem Textdokument hinzugefügt.

Integration ChatGPT mit Zoho Notebook – so geht’s

Um Ihr digitales Notizbuch aka Zoho Notebook mit dem KI-Tool zu verbinden, benötigen Sie die Browsererweiterung Web Clipper. Die Applikation lässt sich ganz einfach über die Website installieren. Sollten Sie Google Chrome nutzen, empfiehlt sich die Installation von Notebook Web Clipper aus dem Chrome Web Store. Firefox-User können sich Notebook Web Clipper von Firefox Extensions installieren. Die Erweiterung Ihres Browsers um Web Clipper ermöglicht Ihnen nicht nur die Speicherung von Screenshots oder von Websites als Lesezeichen, sondern lässt Sie Daten und Gespräche von ChatGPT in Ihren Notizen sichern.

Die ChatGPT-Erweiterung auf Zoho Notebook richtig nutzen​

Schmeißen Sie ChatGPT in Ihrem Browser an und erstellen Sie Ihre Texte mit dem KI-Tool. Klicken Sie anschließend unten rechts auf das Zoho Notebook-Symbol. Die Erweiterung öffnet automatisch eine neue Notiz, in die das gesamte Gespräch kopiert wird.

Sie können Ihren Text bearbeiten oder mit Kommentaren versehen. Wenn er so für Sie passt, vergeben Sie noch einen Titel und klicken Sie auf Fertig.

Wählen Sie anschließend das entsprechende Notebook aus, in dem die Notiz gespeichert werden soll und drücken Sie auf Speichern.

Bot up your life: ChatGPT in Zoho Cliq installieren – eine Anleitung

Jeder kennt es: Nach einem langen Tag oder einer noch längeren Woche, hapert es manchmal an der Formulierungs-Front und man schafft es manchmal nicht, Aufgaben, Feedbacks etc. auf den Punkt zu bringen. Genau deshalb öffnet Zoho Cliq seine Tore für ChatGPT, damit Sie die Applikation integrieren können – und das sogar auf zweierlei Wegen:

1. Als Erweiterung. Dies ist die schnelle Option, bei dem jeder User seinen eigenen API- Schlüssel aus seinem ChatGPT-Account eingeben muss.

2. Als Bot in Form einer manuellen Erstellung. Das Hinzufügen auf dieser Art ist komplex, bietet jedoch den Vorteil, dass Sie den ChatGPT-Bot zu Gruppenchats hinzufügen können. Inwieweit dies für Sie effizient und notwendig ist, müssen Sie selbst entscheiden.

Variante 1: Installation der ChatGPT-Erweiterung

• Öffnen Sie Ihren Zoho Cliq Account und klicken Sie im oberen Menü auf das Erweiterungssymbol.

• Suchen Sie nach ChatGPT in der Suchleiste, öffnen Sie die Erweiterung und installieren Sie sie per Mausklick.

• Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und klicken Sie nochmals auf Installieren.
• Wählen Sie in der Installationsmaske den Haken bei der automatischen Update-Box an und klicken Sie auch hier auf Installieren.
• Sobald die Installation abgeschlossen ist, meldet sich ChatGPT mit einer Nachricht bei Ihnen. Klicken Sie in der Nachricht auf den Get Started Button.
• ChatGPT bittet Sie daraufhin nach verschiedenen Berechtigungen. Lesen Sie sich diese aufmerksam durch und gewähren Sie diese dem Tool.

• Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen von ChatGPT.
• Nachdem Sie ChatGPT nun bei sich installiert haben, können Sie im Chat unter „Konfigurieren“ auswählen, ob Sie die Erweiterung für die gesamte Organisation konfigurieren wollen oder ob jeder einzelne User sie individuell konfigurieren muss. Sofern Sie sich für letztes entscheiden, muss jeder User den gesamten Installationsprozess durchlaufen. Wenn Sie die Erweiterung für die gesamte Organisation konfigurieren wollen, so steigt jeder User erst ab Schritt 5 des Prozesses ein.
• Zum Konfigurieren geben Sie in der Maske das Wort Bearer und Ihren ChatGPT-API-Schlüssel ein und klicken Sie auf Speichern. Damit ist die Installation abgeschlossen und Sie können loslegen!

Variante 2: Installation von ChatGPT als Zoho Cliq Bot

Wenn Sie ChatGPT als Bot in Gruppenchats installieren möchten, müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie hier tiefer in die Programmierung eingreifen müssen. Wir empfehlen Ihnen hierbei dringend, dies mit einem ITler in Ihrem Hause oder einem IT-Dienstleister vorzunehmen. Zunächst müssen Sie unter Ihren Zoho Cliq Account-Einstellungen unter „Bots und Werkzeuge“ auf „Bot erstellen“ klicken. Anschließend vergeben Sie dem zu erstellenden Bot einen Namen, z.B. ChatGPT, und konfigurieren die Zugriffsoptionen des Bots in den entsprechenden Kanälen. Um jetzt die korrekte Funktion zu implementieren, müssen Sie den Standardcode löschen, um den Code für die ChatGPT Implementierung einzufügen. Ist dies geschafft, muss im Code in der Tokenzeile bearer anstelle der X- Zeichen der ChatGPT API-Schlüssel eingegeben werden. Somit wäre der generelle Bot fertig. Um diesen einem entsprechenden Kanal hinzuzufügen, müssen Sie in der Controller-Einstellung des Bots ebenfalls den Standardcode löschen, einen spezifischen Code einfügen und den entsprechenden API- Schlüssel eingeben.

With a little help from your developer

Standardcodes, Erweiterungen, Tokens – gerade die Bot-Problematik erfordert ein etwas komplexeres Verständnis für die Informatik. Sie möchten sich den Arbeitsalltag durch die Integrationen erleichtern, wissen aber nicht wie oder wollen sich nicht mit der technischen Komponente erfassen? Dann sprechen Sie uns gerne an: Wir von codafish beraten Sie gerne, übernehmen das komplette Set Up aller Zoho Anwendungen und kümmern uns um die Integrationen: Vom Hinzufügen der Erweiterungen bis hin zur Eingabe und der individuellen Programmierung der Codes für Ihren Zoho Cliq Bot.

Last but not least: Ein Wort der Achtung

Hören Sie das? Da hinten, in der Ecke, weit weggedrängt bei der Aussicht auf Arbeiten mit ChatGPT, grölt jemand ganz laut – und es ist leider kein Einwand, den wir für immer ignorieren können. Wir reden von der DSGVO. Als IT-Unternehmen kommen wir nicht umher, Sie darauf hinweisen zu müssen, dass die Arbeit mit ChatGPT nicht DSGVO-konform ist. Achten Sie also zwingend darauf, bei der Eingabe Ihrer Arbeitsanweisung keine sensiblen Daten zu verwenden. Arbeiten Sie plain und fügen Sie etwaige sensible Daten später in Ihrem DSGVO-geschütztem Bereich ein. Denn wir müssen immer dran denken: Happy DSGVO, happy work life!