Digitales Arbeiten mit dem Zoho Workplace

Digitales Arbeiten mit dem Zoho Workplace

Hier Mails verschicken, sich dort einwählen für den Call, die Applikation für das Anfertigen von Auswertungen herunterladen – Ihre Auswahl an Programmen kann im Worst Case genauso lang sein wie Ihre To Do Liste im Büro oder im Home Office. Wäre da doch eine gute Fee, die alles zusammenführt und dank derer Sie effizient arbeiten können. Bibbedi-Babbedi-Bu, Wunsch erfüllt: Lernen Sie in diesem Artikel alles über den Zoho Workplace kennen – und vor allem lieben!

Zoho Workplace

Verzettelungen im digitalen Zeitalter

Hach man könnte meinen, jetzt, wo das Internet sich durchgesetzt hat, könnte doch alles so einfach sein. Man sitzt vor dem Computer, die KI übernimmt langsam wichtige Bereiche (außer die des Kaffee kochens – Frechheit!) und die Aufgaben sollten sich doch noch schneller erledigen als je zuvor. Denn eines ist sicher: Die Digitalisierung hat in den letzten 30 Jahren eine rasante Entwicklung erlebt. Manche von Ihnen erinnern sich an das erste Mobiltelefon in der Größe einer Kommode oder an die furchtbare Piep-Symphonie, wenn man sich ins Internet eingewählt hat (was jäh ein Ende nahm, wenn man dabei gedankenversuchen den Hörer des Telefons abgehoben hat). Ja, das alles ist schon eine ganze Ecke her und heutzutage wird man schon belächelt, wenn man sich noch handschriftliche Notizen oder gar To Do Listen schreibt. Aber was soll man auch machen, wenn man fast für jeden Arbeitsschritt eine andere Software nutzen muss? Natürlich kann man die Intention dahinter verstehen: Für jeden Fachbereich gibt es spezielle Programme mit dem entsprechenden Wettbewerb dahinter, wobei Faktoren wie Kosten und Nutzen eine Rolle spielen. Nicht selten verzettelt man sich als Arbeitgeber dann in einem Potpourri aus Programmen, um Kosten zu sparen und/oder den maximalen Output an Funktionen zu gewährleisten. Alles schön und gut – aber wenn es um den täglichen Arbeitsbereich geht, sagen wir: Schluss damit! Wer damit lauthals einstimmt, ist Zoho. Die Software räumt Ihren Workplace auf, indem es für (fast) alle Tools des täglichen Gebrauchs eine digitale Lösung bietet und diese miteinander verbindet. Sie schütteln wahrscheinlich gerade ungläubig den Kopf? Wir rücken ihn wieder gerade und zeigen ihnen, dass dies möglich ist.

 

Was hat Workplace damit zu tun?

So, mit diesem Ohrwurm (sehen Sie es als Extra-Leistung unsererseits!) definieren wir erstmal für uns, was dieser Workplace überhaupt ist. Der Name klingt ziemlich fancy und unfassbar up-to-date, zurückzuführen lässt es sich aber ganz stumpf auf die Basis jeder Erwerbstätigkeit: den Arbeitsbereich. Ein Schreiner benötigt sein Holz und seine Werkzeuge, ein Künstler seine Leinwand und Farben. Und wir Bürohengste benötigen E-Mail, Telefonie und Programme zum Erstellen von Schreibdokumenten und hübschen Excel-Tabellen sowie ein Plätzchen für Notizen. Eine Software, die das versteht, ist Zoho.

Kommen Sie mit uns auf Zoho-Entdeckungsreise!

Mit mehr als 40 Modulen offeriert es eine Komplettlösung für die Digitalisierung aller Geschäftsbereiche. Von der Buchhaltung über Marketing bis hin zu Sales verbindet Zoho alle elementaren Arbeitsbereiche in einem cloudbasierten Betriebssystem. So auch den daily Workplace. Sie haben dem Kunden eine Mail zu seinem Angebot geschickt? Dann finden Sie diese dank Zoho auch entsprechend in der Kundenkartei in Zoho CRM. Sie müssen den Lieferschein oder die Rechnung zu dem entsprechenden Angebot versenden? Dafür sorgt das Buchhaltungs-Modul Zoho Books. Sie sehen, hier geht alles Hand in Hand. Und nicht nur in Bezug auf den Verkauf und der einhergehenden Bürokratie – auch in Ihrem Workplace schließt sich dank der Zoho Office Suitemitsamt seiner intelligenten Anwendungen der Kreis in Ihrem Arbeitsalltag. Aber genug geschwafelt – wir erzählen Ihnen, mit welchen Modulen Ihr Workplace so richtig Spaß machen kann.

 

Zoho-Mail für dich

Wenn Sie eines im Office brauchen, dann ist es ein vernünftiges Mailprogramm, die Basis der internen und externen Kommunikation! Getreu dem Motto „Wer schreibt, der bleibt“ ist es für Absprachen, Verhandlung u.v.m essenziell, diese schriftlich verewigt zu haben. Hierbei gilt natürlich: Safety first! Dies hat sich Zoho Mail als wichtigsten Punkt auf die Fahne geschrieben und stellt Ihnen mit seinen Rechenzentren ein lückenloses Sicherheitsnetz und eine Überwachung zur Verfügung. In Kombination mit der Verschlüsselung Ihrer Daten offeriert Zoho Mail ein sicheres E-Mail-Hosting, welches Sie am festen Arbeitsplatz oder unterwegs in der mobilen Version schützt. Falls Sie dies in IT-Ekstase versetzt und Sie aus Versehen mal eine Mail löschen, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, denn dank der e-Discovery bewahrt Zoho Ihre Mails für Ihren Wunschzeitraum auf und lässt Sie diese jederzeit abrufen. Auch wenn Sie unterwegs sind – denn die Software versteht mehr als jedes andere Programm die Wichtigkeit von mobiler Arbeit und hat dementsprechend auch eine App für Ihr Smartphone im Gepäck. Kennen Sie schon, sagen Sie sich jetzt und ärgern sich mal wieder über die leeren Versprechungen, dass das Ihre Funktionen nicht einschränkt? Wir möchten an dieser Stelle versichern: Zoho überzeugt dank der angepassten mobilen Mail App. Und zeigt dabei gleich auch eine neue Art, E-Mails zu versenden! Die Zukunft des Mailings heißt Streams, verleiht dem leicht angestaubten Image der E-Mail einen Hauch von Social Media und beendet die Geschichte von ellenlangen Mailverläufen. Mit Zoho Mail können Sie Ihre Teamkollegen markieren, Kommentare schreiben du Dateien teilen. Und wenn Sie des Tippens mal müde sind, switchen Sie doch einfach in die verbale Kommunikation – natürlich hat Zoho da auch etwas für Sie!

 

Cliq me, Baby and meet me later

Man stelle sich vor, es ist Donnerstagnachmittag, 16 Uhr, das Wochenende ist zum Greifen nah. Seit Montag haben Sie schon gefühlt um die 500 Mails geschrieben, allein 200 schon mit einem bestimmten Kunden, da sich sein Projekt in der Anfangsphase befindet. Und da ist sie, die 201. Mail, vollgepackt mit Fragen, eine umständlicher formuliert als die andere. Jetzt reicht‘s! Die Grenzen der schriftlichen Kommunikation sind eindeutig überschritten, hier muss mal alles durchgesprochen werden, um voranzukommen. Also einmal den Hörer in Zoho Cliq anwählen: Das Kommunikationstool ermöglicht es Ihnen, intern wie extern auf kürzestem Wege zu chatten, telefonieren oder einen Videocall zu starten (denn manchmal hilft es gerade bei schwierigen Themen, seinen Ansprechpartner einmal zu sehen, um die Wogen wieder zu glätten). Ob Sie nun wenige Meter oder tausende Kilometer entfernt an Ihren Rechnern oder Smartphones sitzen, ist Zoho Cliq dabei egal, denn es sorgt in Kombination mit mobilen Daten oder W-Lan für eine Erreichbarkeit rund um den Globus. Sie wollen besagtem Kunden im Videocall den Status Quo Ihres Projektes zeigen? Teilen Sie einfach den Bildschirm oder senden Sie die Dateien, während Sie Fragen beantworten und weitere Informationen geben. Sie brauchen dafür die Unterstützung eines Kollegen? Kein Problem – mit Mausklick holen Sie ihn dazu. Parallel dazu haben Sie noch eine Frage an die IT? Dann schreiben Sie den Kollegen im Chat, um gleich zwei Themen mit einer Klappe zu erwischen. Wie Sie lesen können, schickt Sie Zoho Cliq direkt ins Kommunikationsparadies! Und das Beste daran: In Kombination mit Zoho Meeting können Sie auch direkt in der Oberfläche Follow Up Termine oder Teambesprechungen koordinieren und versenden.

 

Kein Office ohne die Zoho Office Suite

Erinnern Sie sich noch an das oben genannte Motto „Wer schreibt der bleibt“? Das zieht sich im Büro natürlich durch. Schließlich muss das im Meeting Besprochene ja irgendwo vermerkt werden und Konzepte niedergeschrieben und Kalkulationen sowie Projektpläne aufgestellt werden. Man denke daran, wie mühselig das damals mit einer Schreibmaschine oder gar Feder und Tinte gewesen sein muss! Solche Exemplare stehen mittlerweile zum Glück in Museen oder in Geschichtsbüchern niedergeschrieben. Heutzutage ziehen Sie sich einfach die Zoho Office Suite zu Rate. Mit den Applikationen Writer, Sheets, Show und Notebook werden Ihnen Werkzeuge gereicht, die Sie online sowie offline nutzen können. Schreiben Sie Ihre Gedanken und Pläne in einem Dokument bei Zoho Writer runter, lassen es ruhen, kontrollieren und formatieren Sie es. Ein Kollege soll noch einmal drauf schauen und der Chef muss es final absegnen? Dann nutzen Sie die umfangreichen Feedback-, Änderungsnachverfolgungs- und Freigabe-Tools, die Ihnen in Zoho Writer zur Verfügung stehen. Sie können einen Text auch gemeinsam mit dem Team in einem Dokument verfassen und nach Freigabe direkt über das Modul auf Ihren WordPress Seiten online stellen. Nicht gerade weniger kreativ, aber vor allem analytischer, können Sie mit Zoho Sheets werden. Dokumentieren Sie Projekt- oder Unternehmenszahlen, kalkulieren Sie Forecasts, werten Sie Kosten aus und bilden Sie diese in Grafiken ab oder skizzieren Sie Projektpläne mit Zeitleisten für Ihre Kunden. Wie bei allen anderen Zoho Applikationen können Sie auch hier Ihre Teammitglieder einladen und gemeinsam an Ihrem Sheet feilen. Die Grafiken, Zahlen und Konzepte sollen in einer Präsentation zusammengefasst werden? Say no more – Zoho Show hat dafür die Lösung. Sie können dafür die knapp 100 professionellen Vorlagen, die das Modul mitbringt, nutzen oder Ihre Präsentation gemäß des Corporate Designs Ihrer Firma oder der des Kunden individualisieren und mit Effekten, Fotos und Coloring ansprechend gestalten. Das Feedback, was Sie dazu im Termin erhalten, können Sie parallel dazu in Zoho Notebook, Ihrem digitalen und allzeit bereiten Notizblock, notieren und später eins zu eins der Präsentation hinzufügen.

WIR SIND FÜR SIE DA!

Wir von codafish> < > sind Ihr Partner für Zoho!

Als autorisierte Zoho-Agentur unterstützen wir Sie gerne dabei, die vielfältigen Möglichkeiten von Zoho und anderen Zoho-Apps zu erkunden und für Ihr Unternehmen zu nutzen! Möchten Sie sich unverbindlich informieren?

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Fragen Sie die Zoho-Kenner

Was dieses Zoho alles kann – das mag sich schon alles etwas übertrieben positiv anhören. Deshalb sagen wir: Fragen Sie einfach uns! Als zertifizierter Zoho Partner nutzen wir bei codafish bereits seit vielen Jahren den Zoho Workplace, um mit unseren Kollegen in Deutschland, Spanien und der Schweiz zusammenzuarbeiten sowie mit ihnen und unseren internationalen Kunden zu kommunizieren. Schreiben Sie uns gerne an und wir zeigen Ihnen in einem Beratungstermin die Funktionalitäten der einzelnen Module und setzen Ihnen einen Test Run auf, damit Sie sich selbst davon überzeugen können. Wenn Sie das sind, setzen wir alles individuell nach Ihrem Bedarf gerne auf!

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